HR Officer

HR Officer

Ben jij een administratief talent met hart voor HR, oog voor detail en een servicegerichte aanpak? Als HR Officer ontzorg jij niet één, maar twee teams binnen HR Centraal op Universiteit Leiden! Dankzij jouw gestructureerde aanpak loopt alles op rolletjes. Word jij onze nieuwe collega?

Dit ga je doen
Als HR Officer ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van trainingen, workshops en het werving- en selectieproces. Je ondersteunt daarbij de collega adviseurs die de inhoudelijke kant verzorgen. De gegevens verwerk je nauwkeurig in SuccesFactors, het systeem dat Universiteit Leiden hanteert. Je helpt klanten en collega’s en werkt samen in twee teams, HR Leiderschap & Ontwikkeling (L&O) en HR Beleid. Je bent 32 tot 40 uur per week, verdeeld over vier of vijf dagen, werkzaam in onze teams.

Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn operationeel en ‘hands on’ te noemen:

• Je verzorgt de administratieve ondersteuning rondom opleidingen en trainingen, inclusief onder meer planning, communicatie met deelnemers, leveranciers en trainers, locatiebeheer en facturatie;
• Je verzorgt rapportages en ondersteunt bij het opstellen van doelgroep analyses ten behoeve van recruitment en evaluaties van het leeraanbod. Zo help je ons continu verbeteren;
• Je beheert en optimaliseert het recruitment- en opleidingssysteem, signaleert kansen voor efficiënter gebruik en draagt bij aan continue verbetering;
• Je ondersteunt het recruitmentproces door vacatures te plaatsen, contact te onderhouden met externe partijen, facturatie te verzorgen en systeemgebruik voor onze collega’s te faciliteren;
• Je beheert de HR-mailbox waar vragen en verzoeken rondom het vacatureproces vanuit de hele organisatie binnenkomen. Jij weet hierbij snel te schakelen, overzicht te houden en oplossingsgericht te handelen;
• Je neemt van tijd tot tijd officemanagementtaken op je, bijvoorbeeld voor de leidinggevende van het team HR L&O en de loopbaanadviseurs.

Hoe jouw werkdag eruit kan zien?
Je begint je werkdag met een kop koffie en het checken van je mailbox. Je beantwoordt een aantal vragen van collega’s, verwerkt een nieuwe vacature en stemt met een collega de planning van een workshop af. Daarna werk je de checklists bij en loop je langs een collega om kort te overleggen. Rond lunchtijd haal je met een paar collega’s een broodje en maken jullie samen een rondje door de stad. In de middag help je een medewerker op weg in het talentensysteem, regel je de facturatie van een jobboard en werk je aan een overzichtelijke rapportage voor het team. Je houdt van aanpakken en je sluit de dag af met een voldaan gevoel – weer een hoop geregeld.

Hier ga je werken
Je werkt voor twee van de vier teams binnen HR Centraal, onderdeel van het Bestuursbureau van de Universiteit Leiden. Met zo’n 35 collega’s werken we aan thema’s als leiderschap, ontwikkeling, loopbaanbeleid en werving & selectie.

Het team HR Beleid bestaat uit 9 collega’s. Jij werkt hier vooral samen met de collega's die zich bezighouden met recruitment vraagstukken. Het team Leiderschap & Ontwikkeling telt 11 collega’s met ieder hun eigen expertise. Wat ons bindt? Een collegiale sfeer waarin hard gewerkt wordt, maar ook veel wordt gelachen. We staan altijd voor elkaar klaar en er is volop ruimte om van elkaar te leren.
Je werkt in het hart van Leiden, in de prachtige oude Universiteitsbibliotheek. Op maandag, dinsdag en donderdag zijn de meeste collega’s op kantoor, en op de andere dagen werkt een groot deel thuis. Jij bent vrij om je eigen week in te richten – in overleg met de teams stem je af wanneer het handig is om elkaar live te zien.

We lunchen vaak samen en maken na de lunch een wandeling door de stad. Er is ruimte voor een grap tussendoor, maar ook voor concentratie als het nodig is. We vinden een goede balans tussen werk en privé belangrijk, en geven je het vertrouwen en de ruimte om je werkdag in te richten op een manier die bij jou past.

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten: 

• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en Engels;
• Je kunt goed organiseren en overzicht behouden;
• Je bent sterk in de administratieve en operationele support.
• Je bent servicegericht, denkt mee en vindt het leuk om collega’s te ondersteunen.
• Je werkt secuur, waarbij je veel op details let.
• Je kunt goed omgaan met systemen en pikt nieuwe tools snel op.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. Na dat jaar wordt gekeken of de overeenkomst verlengd kan worden. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 2899,- en maximaal € 3809,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 7);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Het is mogelijk om deze functie deels vanuit huis (binnen Nederland) uit te voeren;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.