Secretaresse (0,8 - 1 fte)

Introductie

Als secretaresse ondersteun je primair de twee MT-leden en incidenteel de afdeling Corporate Planning & Control (20 collega’s). Je bent een onmisbare schakel in ons team en je taken dragen bij aan een efficiënte en soepele bedrijfsvoering. Je hebt een coördinerende rol waarbij je verantwoordelijk bent voor het prioriteren en afhandelen van binnengekomen taken.

Samenwerking tussen secretaresses en het continu verbeteren van werkprocessen staan bij ons centraal. Flexibel werken is mogelijk, waarbij in overleg af en toe thuiswerken kan. Beschikbaarheid op vrijdag heeft de voorkeur.

Functie-omschrijving

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Secretarieel: complex agendabeheer, beheren van de inbox van de MT-leden, verwerken van correspondentie, archiveren van documenten
• Coördinerend: prioriteren en afhandelen van binnengekomen taken, bewaken van deadlines, fungeren als aanspreekpunt voor alle stakeholders
• HR: ondersteunen bij het verwerken van arbeidscontracten, ziek- en hersteldmeldingen, inplannen van beoordelingsgesprekken
• Office Management: boeken van vergaderkamers, organiseren van afdelings- en teambijeenkomsten inclusief eventuele lunches, onderhouden van het contact hierover met andere afdelingen
• Administratief: opstellen van overzichten, controleren en updaten van verzendlijsten, brieflijsten en leenovereenkomsten

Functie-eisen

Wij zoeken een organisatorisch sterke en accurate secretaresse. Door jouw sterke sociale vaardigheden werk je makkelijk samen in een team, en met de verschillende stakeholders. Verder breng je het volgende mee:

• Je hebt mbo+ of hbo werk- en denkniveau, gecombineerd met circa 3-5 jaar ervaring in een soortgelijke rol
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in de Nederlandse taal (minimaal C1 niveau)
• Je hebt sterke digitale vaardigheden: je kunt uitstekend omgaan met Outlook, Excel, Teams en Adobe DC. Je kunt goed overweg met werkprocessen en handboeken en weet informatie efficiënt op te zoeken en te gebruiken.

Arbeidsvoorwaarden

We bieden je een afwisselende baan in een enthousiast team, met uitstekende arbeidsvoorwaarden overeenkomstig de Collectieve Arbeidsvoorwaarden Overeenkomst Nederlandse Universiteiten (CAO NU).

De startdatum van de functie is in overleg. Het salaris is afhankelijk van jouw kennis en ervaring en bedraagt bij een fulltime aanstelling (38 uur) tussen € 2.899 en € 3.809 bruto per maand (schaal 7), conform de CAO-NU. Je hebt als standplaats Campus Woudestein - Rotterdam, bij de Algemene Bestuursdienst (ABD). Het contract wordt aangegaan voor een periode van een jaar en kan bij goede prestaties en onveranderde organisatieomstandigheden omgezet worden in een vaste aanstelling.

Alles wat we je verder te bieden hebben vind je hieronder!

• Goede work-life balance: thuiswerken in overleg, 41 vakantiedagen bij een 40-urige werkweek, 8% vakantiegeld en 8.3% eindejaarsuitkering, en flinke korting op een abonnement voor ons sportcentrum op de campus.
• Duurzame, inclusieve en diverse werkomgeving met een open cultuur waar je jezelf kunt zijn en we aandacht hebben voor elkaar en voor de wereld. Maak bijvoorbeeld gebruik van onze fietsbijdrage of neem deel aan netwerken zoals Young@EUR, Fame, of QuEUR.
• Tijd en ruimte voor je ontwikkeling in de breedste zin: ontwikkeldagen en een persoonlijk carrièrebudget en gratis toegang tot onze universiteitsbibliotheek.
• Een goed pensioen bij ABP waar wij 2/3e aan bijdragen, korting op diverse collectieve verzekeringen bij Zilveren Kruis Achmea, Loyalis, Allianz, en een reiskosten-, thuiswerk- en internetvergoeding.
• Combineer je je baan met ouderschap of heb je deze wens voor de toekomst? EUR biedt gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en volledig betaald aanvullend geboorteverlof voor partners, en er is een kinderopvang op de campus (kinderopvang op eigen kosten).
• Verhuis je naar Nederland voor een baan bij de EUR? Dan kun je mogelijk gebruik maken van de 30%-regeling indien je aan de voorwaarden van de Belastingdienst voldoet, en helpen we met ons Dual Career Programme ook jouw partner bij het vinden van een leuke baan.

Werkgever

Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) is een internationaal georiënteerde universiteit met een uitgesproken maatschappelijke visie op onderwijs en onderzoek – onze missie luidt dan ook ‘Creating positive societal impact’. Aan de EUR werken ruim 4.100 medewerkers en volgen bijna 33.000 studenten uit 140 landen ons wetenschappelijk onderwijs. Alles wat we doen, doen we onder het credo The Erasmian Way - Making Minds Matter. We zijn wereldburgers, verbindend, ondernemend, ruimdenkend en maatschappelijk betrokken. Deze Erasmian Values fungeren als ons interne kompas en maken de Erasmus Universiteit herkenbaar én onderscheidend voor de buitenwereld. Vanuit deze waarden, met een ruime blik en met oog voor diversiteit, verschillende achtergronden en opvattingen, werken onze medewerkers nauw samen aan het oplossen van maatschappelijke uitdagingen vanuit het dynamische en kosmopolitische Rotterdam. Mede dankzij de hoge kwaliteit en de positieve maatschappelijke impact van ons onderwijs en onderzoek en onze kenmerkende mentaliteit kan de EUR zich meten met de top van de Europese universiteiten.

Faculteit / Instituut / Dienst

De Algemene Bestuursdienst (ABD) is als centrale staforganisatie verantwoordelijk voor de organisatie van beleidsondersteuning op instellingsniveau. De ABD ondersteunt het College van Bestuur (CvB) bij het uitoefenen van haar verantwoordelijkheid voor de kwaliteit, toegankelijkheid en de financiering van onderwijs en onderzoek. De ABD zorgt voor het gezamenlijk ontwerpen van integraal beleid, het tijdig tot besluitvorming voorleggen van dit beleid, zorgt er (mede) voor dat het beleid wordt uitgevoerd en voert continue monitoring en evaluatie uit met het oog op verbeteringen.

De dienst wordt gevormd door de afdelingen Academische Zaken, het Chief Information Officer Office, Corporate Planning & Control, Bestuurlijke Zaken, Juridische Zaken en Strategy Office. Onder de ABD valt organisatorisch ook nog het onafhankelijke Erasmus Magazine. De bestuursdienst wordt geleid door de directeur Algemene Bestuursdienst (tevens Secretaris College van Bestuur).

Groep

De afdeling CPC helpt de EUR mee op koers houden. Dat doet de afdeling door het volgen van relevante ontwikkelingen binnen en buiten de universiteit. Op basis van data en de dialoog adviseert de afdeling over de mogelijke gevolgen van deze ontwikkelingen voor de financiële gezondheid en strategische doelstellingen van de EUR.

Afdeling

De afdeling CPC is georganiseerd in een aantal teams:

• Het team Corporate Financial Policy (3 collega's) is verantwoordelijk voor het opzetten van de financiële kaders en de verdere doorontwikkeling hiervan om de Erasmus Universiteit duurzaam financieel gezond te houden
• Voor het team Corporate Control (7 collega's) is de uitdaging (business) control verder door te ontwikkelen. Het doel daarbij is een integrale planning & control cyclus te hebben waarbij de verbinding wordt gelegd tussen inhoudelijke doelen, risico’s en financiën
• Het team Interne Audit (2 collega’s) is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de Audit & Review agenda. Doel hiervan is continue te blijven verbeteren
• De Data Competence Hub (7 collega’s) ondersteunt de EUR door data uit onderzoek, onderwijs en bedrijfsvoering te combineren en te vertalen naar inzichten in gebruiksvriendelijke dashboards