Management Assistant to the Chief Architecture and Engineering Officer

Dit bieden we jou

• Een 13e maand en 8% vakantiegeld
• 10% Employee Benefit Budget
• € 1.400 ontwikkelbudget per jaar
• Hybride werken: balans tussen thuiswerken en werken op kantoor (bij de meeste functies mogelijk)
• Pensioen, met keuze voor de hoogte van je eigen bijdrage

Ben jij het organisatorisch talent die de steun en toeverlaat is van jouw manager en die zorgt dat alles op rolletjes loopt? Dan komen wij graag met je in contact!

In deze rol ben je een doortastende regelaar die in een functie met veel afwisseling en verantwoordelijkheid ondersteuning biedt aan de Chief Architecture and Engineering Officer. Je vindt het een uitdaging om een drukke agenda te beheren. Je kunt hoofd- en bijzaken goed scheiden en binnen een dynamische omgeving de juiste prioriteiten stellen. Je staat stevig in je schoenen en bent in staat om soepel te schakelen tussen diverse taken en rollen. Je hebt oog voor detail en hebt een uitstekend gevoel voor verhoudingen. Je draait je hand niet om voor communicatie vraagstukken. Mensen met elkaar verbinden is jouw passie en je zorgt voor een inclusieve omgeving waarin iedereen zich thuis voelt.

Jij & jouw rol

Ben je benieuwd wat er op een gemiddelde werkdag op jouw to-do lijst staat? Dat kan van alles zijn want jij bent de spin in het web. Een ding is zeker; afwisseling genoeg, morgen is echt anders dan vandaag. In deze belangrijke rol ben je verantwoordelijk voor:

• Organiseren van (medewerker) bijeenkomsten en events
• Meedenken en initiatief nemen in het optimaliseren van processen
• Communicatie naar de afdeling (RaboHub, nieuwsbrieven etc)
• Verbinden van collega’s door o.a. sociale activiteiten, engineering guilds en communities
• Het voorbereiden en notuleren van de MT vergaderingen
• Opstellen en monitoren van actie- en besluitenlijsten
• Voorbereiden van presentaties en uitzetten van administratieve acties
• Agendabeheer en het zelfstandig afhandelen van mail
• Het verzorgen van de voorbereiding van afspraken
• Regelen van (buitenlandse) reizen
• Zelfstandig uitvoeren van (HR) administratieve taken zoals instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers

Jij & jouw afdeling

• Hiërarchisch rapporteer je aan de Business Manager en zit je in een klein team van collega’s met een ondersteunende rol.
• Functioneel val je onder de Chief Architecture and Engineering Officer, een beoogde nieuwe functie in het Management Team van CITO per 1 juli 2025 (pending OR adviesaanvraag).

Samen bereiken we meer dan alleen: We geloven in de kracht van verschillen. Juist door de verschillen van mensen te combineren worden we een nog betere bank. We zijn dan ook benieuwd naar wat jij toevoegt aan onze afdeling.

Jij & jouw talent
Dat flexibiliteit, service gerichtheid en een pro-actieve houding onmisbaar zijn voor deze functie is logisch. Daarnaast ben je evenwichtig en gestructureerd. Daarbovenop is het belangrijk dat je alles op onderstaande checklist herkent:

• HBO denk- en werkniveau
• Minimaal 10 jaar werkervaring als management assistent(e) of in een ondersteunende functie
• Goede schriftelijke communicatievaardigheden, zowel in het Nederlands als Engels
• Goede beheersing van Outlook, Word, Teams, One drive; bij voorkeur ook Workday
• Ervaring met opzetten en onderhouden van guilds, gebruikersgroepen en andere vormen van verbinding tussen collega’s
• Affiniteit met IT is een pré
• Het doorzien van de consequenties van je handelen en verantwoordelijkheidsgevoel voor je taken
• Je bent betrokken bij de afdeling en weet exact wat er speelt
• Pro-actief, signaleert verbeterkansen
• Leergierig; je reflecteert en verdiept je in wat de organisatie nodig heeft

‘Openstaan voor de ander en naar elkaar luisteren; dat is het belangrijkst.’
Collega