Senior Ondersteunend Medewerker

Senior Ondersteunend Medewerker

Senior Ondersteunend Medewerker

Jij regelt het wel!

Ben jij een organisatietalent met een scherp oog voor detail? Houd je van afwisseling en zorg jij ervoor dat alles soepel verloopt? Dan zoeken wij jou!

Functie

Werk waar je trots op kan zijn.

Als Senior Ondersteunend Medewerker bij de afdeling Inkoop & Monitoring Utrecht West (I&M UW) ben jij de spin in het web van onze afdeling. Je zorgt ervoor dat alles organisatorisch en administratief op rolletjes loopt. Je werkt intensief samen met collega’s en hebt veel verschillende taken. Geen dag is hetzelfde, en dat maakt deze functie juist zo leuk!

Jij bent meer dan een ondersteuner; je denkt actief mee en draagt ideeën aan om onze dienstverlening te verbeteren. In de dynamische wereld van I&M UW voel jij je thuis en zie je het als een uitdaging om structuur aan te brengen. Met jouw kritische blik pak je vraagstukken voortvarend op en weet je zelfstandig oplossingen te vinden. Je begrijpt het belang van een goede vastlegging van afspraken en zorgt ervoor dat alles administratief klopt. Dankzij jouw sterke communicatieve vaardigheden weet je collega’s en zorgaanbieders op de juiste manier te ondersteunen.

Dit ga je doen

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve en organisatorische taken binnen de afdeling. Je houdt het overzicht en zorgt ervoor dat alles goed geregeld is. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beantwoorden en coördineren van inkomend telefoonverkeer
• Beheren en afhandelen van mailboxen
• Plannen van afspraken en complexe meetings
• Ondersteunen van de teammanager bij administratieve werkzaamheden
• Ondersteunende HR werkzaamheden en inboeken van facturen
• Updaten en bijhouden van dossiers in contractmanagementsysteem Betty Blocks
• Verzorging van correspondentie en controle van de administratieve afwikkeling van contractstukken
• Notuleren van overleggen
• Plaatsen van nieuwsberichten op de website
• Contact onderhouden met zorgaanbieders en gemeenten
• Beoordelen en administratief verwerken van nieuwe zorgaanbieders
• Beoordeling en administratieve afhandeling van de instroom nieuwe zorgaanbieders
• Actueel houden van de Beschikbaarheidswijzer

Hoe ziet jouw werkdag er ongeveer uit?

Je begint je thuiswerkdag met een kop koffie of thee terwijl je de binnengekomen mails en vragen bekijkt. Je stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat urgente zaken direct worden opgepakt. Vervolgens plan je afspraken in voor collega’s en bereid je een overleg voor, waarin je later op de dag ook notuleert.

Tussen de bedrijven door krijg je een telefoontje van een zorgaanbieder met een vraag over contractstukken. Jij helpt hen snel en accuraat verder. In de middag werk je aan het up-to-date houden van dossiers in het contractmanagementsysteem en verwerk je nieuwe contractstukken. Een beleidsadviseur van één van de regiogemeenten belt met een vraag over ingekochte producten. Deze vraag zet je door naar de contractmanagers.

In de instroommailbox staan documenten van een zorgaanbieder die wil instromen in het regionale contract. Jij kijkt of de aangeleverde documenten aan de eisen voldoen en of er documenten ontbreken die je vervolgens opvraagt. Ondertussen word je door collega’s via Teams gebeld en geef je ondersteuning aan hen en overleg je met jouw teammanager over lopende zaken.

Aan het einde van de dag check je nog even of alle administratieve taken voor die dag zijn afgerond. Met een voldaan gevoel sluit je je laptop. Zin in morgen, dan is het woensdag, dan werk je zoals altijd op kantoor en zie je jouw collega’s in levende lijve!

Dit neem je mee

Competenties

• Organisatorisch sterk – Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat alles soepel verloopt
• Communicatief vaardig – Je weet hoe je helder en professioneel communiceert, zowel mondeling als schriftelijk
• Proactief en oplossingsgericht – Je denkt vooruit en pakt uitdagingen zelfstandig op
• Nauwkeurig en gestructureerd – Je werkt secuur en zorgt voor een goede administratieve vastlegging
• Samenwerker – Je stemt goed af met collega’s en andere partijen en bent een echte teamplayer

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe Senior Ondersteunend Medewerker maakt?

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau
• Je bent voor 24 uur per week beschikbaar, woensdag komt het team in Woerden bij elkaar, dit is een vaste werkdag waarop je in Woerden werkt
• Ervaring in een ondersteunende en administratieve rol
• Vaardigheid in Word en Excel, en je leert snel nieuwe systemen aan
• Het is een pré als je kennis hebt van jeugdhulp en Wmo of ervaring hebt binnen een gemeente

Team en organisatie

Meteen vanaf dag één maak je deel uit van het team Inkoop & Monitoring Utrecht West, dat bestaat uit 15 personen. Ons team is op elkaar ingespeeld, ieder neemt zijn eigen expertise mee. Deze kennis wordt gedeeld, zo leren wij van elkaar. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. En zie je de oplossing niet? Er is altijd iemand die je op weg helpt met een verfrissend inzicht. Je werkt vanuit ons prachtige kantoor in het gemeentehuis in Woerden, de plek waar jij je collega’s ontmoet. Maar ook werken op het stadskantoor in Oudewater, het stadserf in Woerden, bij de andere regiogemeenten of vanuit huis behoort tot de mogelijkheden.

Welkom in Woerden en Oudewater

Woerden en Oudewater liggen allebei in het prachtige Groene Hart. Je hebt te maken met twee besturen: het gemeentebestuur van Woerden en Oudewater. We werken samen voor ruim 60.000 inwoners. Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving centraal in het Groene Hart.