Bestuurssecretaresse

Ben jij servicegericht, heb jij oog voor kwaliteit en ben jij zeer bedreven in het beheren van complexe agenda's? Dan is deze tijdelijke functie op jouw lijf geschreven!

Ten behoeve van zwangerschapsvervanging zijn wij op zoek naar een Bestuurssecretaresse, die enkele maanden ondersteuning kan verlenen binnen het bestuurssecretariaat op kantoor Utrecht.

Het bestuurssecretariaat bestaat uit vier secretaresses en samen zijn zij verantwoordelijk voor het ontzorgen van het bestuur en de staf van Baker Tilly Nederland op kantoor Utrecht. Eén secretaresse is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de stafhoofden en drie bestuurssecretaresses werken ‘1-op-1' samen met één van de bestuurders.

Het beheren van de agenda en mailbox van een bestuurder is een complexe aangelegenheid. Je bent dan ook een groot deel van de tijd bezig met het plannen en organiseren van afspraken met interne en externe stakeholders en het bepalen van de prioriteit van inkomende e-mails. Daar waar mogelijk beantwoord jij deze ook. Daarnaast behoort het verzorgen van correspondentie en het voorbereiden van vergaderingen ook tot jouw takenpakket.

Er zijn natuurlijk ook diverse ad-hoc en algemene werkzaamheden waar jij als secretaresse wel raad mee weet. Denk hierbij aan:

• Voorbereiden van formele en informele AvA’s
• Voorbereiden van seizoensoverleggen
• Voorbereiden en verzorgen 'Partner-Director' bijeenkomsten
• Partneradministratie
• Plannen en verzorgen van partnerevaluaties
• Aanspreekpunt voor medische keuringen

We zijn op zoek naar een tijdelijke collega die beschikbaar is vanaf 1 april 2025 tot en met half oktober 2025 en die enkele dagen in maart beschikbaar is voor een overdracht. Aanwezigheid op maandag, woensdag en donderdag op kantoor Utrecht is een vereiste. Overige dagen kan er thuisgewerkt worden.

Deze vacature kan niet op zzp basis ingevuld worden.

• Je beschikt over een mbo/hbo werk- en denkniveau.
• Je beschikt over ten minste 3 jaar ervaring als bestuurs- of directiesecretaresse, waarbij je ervaring hebt met het ‘1-op-1’ ondersteunen van een bestuurder.
• Je beschikt over uitstekende kennis van het MS Office pakket, Sharepoint, Validsign, etc..
• Je beheerst de Nederlandse taal mondeling en schriftelijk zeer goed en beschikt over goede communicatievaardigheden in een corporate omgeving.

Gelukkig zijn wij allemaal anders. Werken bij Baker Tilly betekent werken bij een werkgever die inziet dat onze verschillen ons juist sterker maken. Hebben wij jou enthousiast gemaakt over deze functie, maar twijfel jij nog of deze voldoende bij je past? Wij horen heel graag van je.