Medewerker Secretariaat Sociale Geografie en Planologie

Ben jij iemand die actief bijdraagt aan een efficiënte samenwerking binnen een team en beschik je over een talent voor organisatie? Heb je een leergierige instelling en weet je hoe je in een dynamische werkomgeving het overzicht bewaart? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als management-/office-assistent werk je nauw samen met je collega’s binnen het secretariaat en draag je bij aan een soepele samenwerking en efficiënte communicatie. Klaar om een uitdaging aan te gaan waarin jouw organisatorische vaardigheden tot hun recht komen? Lees dan verder!

Wat ga je doen?

In deze rol werk je op het secretariaat van het departement Sociale Geografie en Planologie (SGPL) binnen de faculteit Geowetenschappen. Het secretariaat is het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en gasten binnen de afdeling. Door deze centrale functie weet je precies wat er allemaal speelt binnen het departement en brengt elke dag weer nieuwe uitdagingen.

Jouw focus ligt op de praktische ondersteuning van het departementsbestuur, ondersteuning van de departementsvoorzitter en algemene secretariaatswerkzaamheden. Je maakt deel uit van het secretariaatsteam waar op dit moment twee andere management/office assistenten en een werkstudent werken. Daarnaast zal je ook nauw samenwerken met de coördinatoren bedrijfsvoering van ons departement en de departementsmanager.

Je gaat je bezighouden met:

• ondersteunen van het departementsbestuur en ondersteunen van de departementsvoorzitter, zoals het voorbereiden van terugkerende vergaderingen, notuleren en agendabeheer;
• algemene secretariaatswerkzaamheden, zoals het opstellen van correspondentie, het plaatsen van bestellingen (bijvoorbeeld kantoorartikelen), het bestellen van catering, organiseren van kleine evenementen en beheer van de algemene mailbox;
• financiële taken, zoals het controleren van declaraties en inkoopfacturen;
• ondersteuning bij de ontvangst en start van (nieuwe) medewerkers en gasten, zoals hen wegwijs maken binnen het departement, informatie verstrekken over de facultaire en universitaire procedures en richtlijnen;
• bijdragen aan de interne communicatie, bijvoorbeeld via de departementale nieuwsbrief en de informatie-schermen.

Wat breng je mee?

Jij bent een breed inzetbare secretarieel medewerker die gericht is op samenwerking en communicatie. Je past goed in deze functie als je:

• een proactieve en enthousiaste instelling hebt en in drukke omstandigheden het hoofd koel houdt;
• beschikt over een relevante werkervaring in een vergelijkbare omgeving;
• gevoel hebt voor service en voor bestuurlijke verhoudingen en je weet om te gaan met vertrouwelijke informatie;
• flexibel bent en beschikt over goed ontwikkelde interculturele vaardigheden;
• gericht bent op samenwerken en daarnaast ook goed zelfstandig kunt werken, je eigen werk inplant en organiseert;
• een goede beheersing hebt van het Nederlands en Engels, in woord en geschrift;
• vaardig bent met softwarepakketten (Office-programma’s) en in staat bent om je de administratieve systemen van de universiteit snel eigen te maken;
• graag wilt leren en je je persoonlijk en professioneel wilt blijven ontwikkelen;
• affiniteit hebt met de universitaire omgeving.

Wat bieden wij?

Wij bieden:

• een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.899,- tot maximaal € 3.809,- bij een fulltime dienstverband (schaal 7 van de cao Nederlandse Universiteiten);
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability.

De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.

Het departement Sociale Geografie en Planologie (SGPL) bestaat uit breed georiënteerde, interdisciplinair bekwame en maatschappelijk betrokken wetenschappers, die de sociale consequenties van ruimtelijke processen, ontwikkelingen en ongelijkheden bestuderen. Het doen van hoogwaardig wetenschappelijk en sociaal relevant onderzoek en het geven van inspirerend en bevlogen onderwijs zijn onze centrale ambities.

Eén van de speerpunten van het departement is het onderzoeksprogramma ‘Urban Futures: Transitions Towards Economic and Social Sustainability for Cities’. Het onderzoek gaat onder andere over:

• de economische lange termijn ontwikkeling van steden;
• de oorzaken van en de wijze waarop omgegaan kan worden met sociale ongelijkheid;
• de effecten van migratiestromen op de landen van herkomst en de samenlevingen waarin men arriveert;
• de effecten van mobiliteit op het welbevinden; en
• de wijze waarop de transitie naar een duurzame stad en infrastructuur bereikt kan worden.

Het onderzoeksprogramma is de basis voor de tweejarige onderzoeksmaster Global Urban Transformations, de tweejarige master Geographical Information Management and Applications (GIMA) en de eenjarige masterprogramma’s Spatial Planning, Urban and Economic Geography en International Development Studies. Daarnaast verzorgt het departement een groot en gewaardeerd bachelorprogramma Sociale Geografie en Planologie, en de tweejarige master Geografie: Educatie en Communicatie in de Graduate School of Teaching. Uniek is de departementale leerstoelgroep Geography & Education die zich richt op de ontwikkeling van en onderzoek naar het onderwijs in de geografie. In jouw rol ondersteun je collega's zodat ze dit belangrijke en maatschappelijk relevante onderzoek kunnen doen en het beste onderwijs kunnen bieden.