Trainee Contractbeheer

GEMEENTE EINDHOVEN - TRAINEE CONTRACTBEHEER

De gemeente

In de komende 20 tot 30 jaar gaat Eindhoven radicaal van uiterlijk veranderen en maken zij de sprong van provinciestad naar Metropool. Deze stadsontwikkeling brengt een groot aantal uitdagingen en afwegingen met zich mee om dit als organisatie in goede banen te leiden. De gemeente gelooft dat contractbeheer een flinke bijdrage kan leveren om daar invulling aan te geven. Het gestructureerd opslaan en bijhouden van contracten en bijbehorende informatie maakt goede informatievoorziening mogelijk wat een belangrijke basis vormt voor goed contractmanagement en inkopen & aanbesteden. Het vormt de eerste stap in het reduceren van risico’s en het uitnutten van beoogde voordelen.

Het team

Samen met dertien collega’s vorm je een collegiaal, gezellig en ambitieus Team Inkoop en

Contractmanagement. Binnen dit team werken contractmanagers, inkoopadviseurs, een juridisch adviseur, een medewerker contractbeheer en een MVOI adviseur. Het team inkoop en contractmanagement valt onder de afdeling Advies en ondersteuning (A&O) en A&O valt onder de sector Stadsbedrijf (STB). Vanuit A&O en het team inkoop en contractmanagement dragen we bij aan het realiseren van de ambities in onze stad, door de bedrijfsvoering optimaal te organiseren.

De sector, de afdeling en het team inkoop en contractmanagement vallen onder het domein Ruimtelijk Economische Opgaven (REO). REO neemt samen regie op een duurzame en gezonde stadsontwikkeling en realiseren een leefbare, actieve en veilige stad. Met passie zetten zij zich in voor Eindhoven, dé stad waar mensen willen wonen, werken en recreëren. Vandaag, morgen en in de toekomst. Samen met dertien andere collega’s vorm je een gedreven en ambitieus team.

Wat ga je als trainee doen?

Als Trainee Contractbeheer ga jij operationeel ondersteunen bij het contractbeheerproces. Daarnaast zorg je ervoor dat de juiste informatie op het juiste tijdstip beschikbaar is ter ondersteuning van het gehele contractmanagementproces. Je wilt meebouwen aan de professionalisering van het proces en de implementatie hiervan. Je wilt graag leren dus!

Je bent een onmisbare schakel rondom contractregistratie/-beheer en dit zijn je belangrijkste taken:

• Je bent eerste aanspreekpunt voor collega’s REO op het gebied van contractregistratie, bestellingen/orders en het (nog verder te ontwikkelen) contractregister;
• Je ondersteunt en/of organiseert o.a. contractimplementatie, jaarlijkse indexaties en rechtmatigheidsverantwoording onderzoeken;
• Je registreert correct, volledig en tijdig alle relevante contracten t.b.v. het

contractbeheer proces;

• Je verstrekt informatie t.b.v. bijv. naderende expiratie- en verlengingsdata,

contract managementrapportages en de aanbestedingskalender;

• Je ondersteunt marktconsultaties en leveranciers bijeenkomsten;
• Je biedt administratieve ondersteuning door gegevens te verzamelen, analyses te maken en het contractdossier bij te houden;
• Je biedt ondersteuning bij de groslijst-methodiek en het toetsen van bijbehorende documenten;
• Je voert kwaliteitstoetsen uit bijv. op inkoopdossiers en signaleert bijzonderheden

Wie ben jij?

Wij zoeken een enthousiaste trainee die met frisse ideeën, een verbindend karakter en een positieve instelling bijdraagt aan het soepel laten verlopen van ons inkoop- en contractmanagementproces. Je bent leergierig, klantvriendelijk, accuraat en resultaatgericht.

In deze veelzijdige rol ben jij het aanspreekpunt voor onze klanten en presenteer je informatie uit registratiesystemen helder en effectief. Je volgt afspraken en processen nauwgezet op, organiseert je werk zelfstandig en neemt het voortouw waar nodig. Met jouw eerlijkheid, zelfreflectie en nieuwsgierigheid draag je bij aan de kwaliteit van onze dienstverlening.

Wat breng jij mee?

• Een afgeronde hbo-opleiding, bijvoorbeeld in Rechten, Bedrijfskunde, Bedrijfseconomie. Ook met een andere HBO opleiding kom je in aanmerking voor deze rol.
• Handigheid in het werken met verschillende systemen.
• De durf om “nee” te zeggen en een aanpakmentaliteit.

Over Skyscrapers

Wanneer je als trainee bij één van onze opdrachtgevers aan de slag gaat, dan start simultaan hieraan het Skyscrapers Traineeship Ruimte en Leefomgeving. Met het Skyscrapers traineeship leg je een dik fundament voor jouw carrière. Je gaat 36 uur per week bij een opdrachtgever aan de slag zodat je het échte werken leert kennen. Daarnaast staat jouw persoonlijke groei centraal in tientallen trainingen en coachingsessies.