Adviseur capaciteitsmanagement

Kun jij ons op basis van capaciteitsdata advies geven om op strategisch niveau de juiste beslissingen te nemen hoe we onze inspecteurs en analisten optimaal kunnen inzetten voor de uit te voeren onderzoeken? Dan komen we graag met jou in contact!

In 2023 is de Inspectie van het Onderwijs gestart met het programma Capaciteit en Planning dat gericht is op de verbetering van het capaciteit- en planningsproces. De implementatie van de verbeteracties is inmiddels gestart waaronder het jaarlijks opstellen van een werkplan waarin productnormen en bedrijfsmatige afspraken worden vastgelegd. Het programma staat onder leiding van een programmamanager en wordt aangestuurd door een stuurgroep. In 2025 zal de structurele invulling en organisatie van Planning en capaciteit ondergebracht worden bij de afdeling Planning, Control en Kwaliteit – PC&K - dat valt onder de Directie Beleidsondersteuning en Organisatie – DBO.

Zowel de afdeling PC&K als de functie van adviseur C&P is nieuw. Binnen de afdeling PC&K is het bestaande team Control en Kwaliteit werkzaam en de afdeling wordt in de loop van 2025 verder uitgebouwd op basis van o.a. de resultaten van het programma Planning en Capaciteit. De afdeling PC&K vervult een belangrijke functie als het gaat om management te voorzien van actuele ken- en stuurgetallen. Tevens worden kwantitatieve gegevens verstrekt t.b.v. planning en capaciteit en stuurt het team op de kwaliteit van de informatievoorziening door het leveren van query’s en controleoverzichten.

Wat ga je doen?

Belangrijk onderdeel van C&P is het jaarlijks tot stand brengen van het werkplan. Het werkplan omvat het totaal aantal onderzoeken/inspecties dat de inspectie beoogd uit te voeren in een kalenderjaar en fungeert als het richtinggevend en kwalitatief kader dat is afgestemd op de beschikbare capaciteit om onderzoeken uit te voeren. Je denkt mee over de prioriteiten en te maken keuzes. Het jaarlijks tot stand brengen maken en monitoren (van de uitvoering) van het werkplan van de inspectie is de essentie van je functie en raakt de kern van de opdracht van de inspectie. Daarbij houdt je rekening met organisatorische ontwikkelingen en de strategie & koers van de inspectie.

Vanuit deze functie heb je veel contact met de collega’s van de toezichtsdirecties. Het is van belang dat je weet wat er speelt binnen de verschillende toezichtdirecties om te kunnen anticiperen op ontwikkelingen en de effecten daarvan op het werkplan. Daarin vervul je een initiërende, coördinerende en rappellerende rol en weet je de impact van veranderingen te vertalen naar de consequenties voor het werkplan. Je weet stakeholders mee te nemen in de ontwikkeling van eenduidige kaders en consensus te bewerkstelligen. Daarbij werk je nauw samen met de collega’s van het programma Capaciteit en Planning, afdeling PC&K, productowner planningstool, decentrale planners en HR.

Binnen de hierboven geschetste context zijn je belangrijkste taken zijn:

• ontwikkelen van strategische afwegingskaders om uniformiteit en samenhang te borgen van het gehele werkplan;
• voorbereiding en aansturing van het uitvraagproces m.b.t beschikbare en benodigde capaciteit om tot een haalbare uitvoering van de toezichtsopdracht te komen;
• ontwikkelen van een draaiboek voor uitvraagproces van het werkplan van de inspectie en de directies om een zo’n uniform mogelijk proces te waarborgen;
• ontwikkelen van scenario’s in de concept fase voor interventies v.w.b. aantallen onderzoek of beschikbare capaciteit, om tot een passend werkplan te komen;
• voorbereiden van besluitvorming door MT van de inspectie (MTi) van het werkplan;
• verwerken van de input van de directies in de planningstool incl. de afgesproken beslisregels;
• monitoring van realisatie van de geplande onderzoeken/werkzaamheden uit het vastgestelde werkplan;
• opstellen van rapportage aan het MTI over de realisatie en prognose van de werkzaamheden t.o.v het vastgestelde werkplan;
• bij gewijzigde omstandigheden ondersteunen en adviseren om tot bijstelling van werkplan te komen en voorbereiden van besluitvorming door MTi;
• jaarlijks evaluatie werkplan van voorgaande jaar coördineren.

Functie-eisen

• je beschikt minimaal over een HBO diploma bij voorkeur richting bedrijfskunde;
• je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie. Met je werkervaring en/of aanvullende opleidingen heb je WO werk- en denkniveau behaald;
• je bent business georienteerd, data-, proces- en klantgericht;
• je bent goed in het analyseren van data en die om te zetten in adviezen;
• je bent omgevingsbewust, kunt goed plannen en organiseren en bent in staat tijdig het werkplan op te leveren en te laten werken in de organisatie;
• je bent proactief, weet mensen goed mee te nemen en belangtegenstellingen te overbruggen. Je kunt hierin stevig positie nemen;
• je vindt het prettig om zelfstandig én samen te werken, ook onder druk;
• je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• ervaring met het werken in een (rijks)overheidsorganisatie is een pre.