Management Assistent

Ben jij een proactieve en nauwkeurige management-assistent met een passie voor organiseren? Wil jij bijdragen aan het ondersteunen van het management van een dynamische en innovatieve organisatie die onderdeel is van vele grote merken, zoals Volkswagen, Gazelle en Urban Arrow? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als Management Assistant heb je een brede rol en ben je verantwoordelijk voor de managementondersteuning van de Chief Information Security & Privacy Officer, de Directeur Data & Analytics en de Chief Architect van Pon Holdings. Daarnaast verleen je incidenteel ondersteuning aan de managementteam functies van ons CIO-team bij Pon IT.

Je werkzaamheden zullen o.a. bestaan uit:

• Beheren van meerdere agenda's en het plannen, coördineren en organiseren van interne en externe vergaderingen, presentaties en evenementen;
• Proactief voorbereiden en organiseren van MT-vergaderingen, notuleren en bewaken van actiepunten zoals afgesproken;
• Uitvoeren van diverse kantoor beheertaken;
• Coördineren en plannen van vergaderingen van het IT-leadership team;
• Organiseren van zowel virtuele als live Pon-IT evenementen en bijeenkomsten;
• Bijhouden van (vertrouwelijke) bestanden en documenten;
• Fungeren als aanspreekpunt voor facilitaire dienstverlening;
• Organiseren en boeken van reizen en accommodaties voor de Chief Information Security & Privacy Officer, Chief Architect en de Director Data Analytics;
• Als managementassistent fungeer je tevens als preventiemedewerker en ben je verantwoordelijk voor de uitvoering en opvolging van de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) binnen de organisatie.

Deze vacature is opgesteld voor 32 tot 40 uur per week waarbij je standplaats ons kantoor in Amsterdam is, maar daarnaast zul je ook regelmatig te vinden zijn op onze locatie in Leusden. Je direct leidinggevende is de Chief Information Security & Privacy Officer van Pon Holdings.

Wat vragen we van jou

Je bent een benaderbare en klantgerichte management-assistent met uitstekende organisatorische vaardigheden. Proactief en nauwkeurig werken is jouw tweede natuur. Je bent een multitasker die goed kan omgaan met ambiguïteit en hebt een sterke focus op samenwerking en goede relaties met collega's. Je communiceert tijdig, duidelijk en to the point. Bovendien heb je een sterke persoonlijkheid en durf je je mening te uiten, onderbouwd door heldere argumenten.

Jouw Profiel:

• HBO-niveau blijkend uit (werk) ervaring;
• Vloeiend in Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.

Wat is een pré?

• Ervaring met managementondersteuning op directieniveau in een groot bedrijf;
• Ervaring met Google-applicaties;
• Eerdere werkervaring in een internationale context;
• Eerdere ervaring als preventiemedewerker of de opvolging van de Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E).

Wat bieden wij

Binnen Pon staat passie voor onze sterke merken en ondernemerschap centraal. Wij bieden onze medewerkers vrijheid, vertrouwen en veel verantwoordelijkheden. Mensen die met plezier werken, presteren beter en komen met nieuwe ideeën. Daarbij bieden we een mooi arbeidsvoorwaardenpakket dat o.a. bestaat uit:

• Een maandsalaris van minimaal €2.653,- tot maximaal €4.243,- (gebaseerd op 40 uur per week en afhankelijk van ervaring);
• Een jaarcontract van 32-40 uur met uitzicht op een vast contract;
• Een prestatiebonus tot 8%;
• Een Shuttelpas;
• Een telefoon en laptop en alle thuiswerkplek middelen die je nodig hebt;
• 20 (wettelijke) vakantiedagen per jaar op basis van een fulltime dienstverband;
• Een individueel keuzebudget, bestaande uit: 8% vakantiegeld, 13 bovenwettelijke verlofdagen, €300,- bruto werkgeversbijdrage ONVZ (indien van toepassing) en €600,- bruto werkgeversbijdrage privélease op jaarbasis;
• Een goede pensioenregeling vanuit Pon;
• De vrijheid om je werkuren, reistijd en werkplek te beïnvloeden d.m.v. ‘Smart Working’;
• De mogelijkheid om aan jouw ontwikkeling te werken door middel van training (zoals onze summer- en winter labs) en het volgen van een opleiding;
• Deelname aan Pon Fit-activiteiten, zoals bootcamps, fietstochten, hardloopevenementen, golfclinics, hockey, etc.;
• De mogelijkheid om gebruik te maken van de collectieve ziekteverzekering (ONVZ) (met korting);
• Per jaar €500,- personeelskorting op Pon's eigen producten en diensten.

Over de organisatie

Pon is een internationale handels- en serviceorganisatie met bijna 16.000 medewerkers verspreid over 450 kantoren in 32 landen en één van de grootste familiebedrijven van Nederland. Informatietechnologie wordt voor Pon steeds belangrijker. De visie van Pon IT is om een zeer dynamische omgeving te creëren waarin mensen en hun inzet en talent het juiste gebruik van informatie & technologie bepalen, waardoor onze bedrijven nog succesvoller worden.

Mede door de digitalisering van onze bedrijfsvoering is informatiebeveiliging van groot belang. Bij Pon is het onze missie om al onze producten en diensten te voorzien van de nodige beveiligingsmaatregelen. Mocht er onverhoopt toch iets misgaan, dan reageren wij snel en adequaat. Pon IT werkt voor verschillende Pon-bedrijven en levert expertise en diensten op het gebied van cloud, netwerk, samenwerking, data-analyse, informatiebeveiliging en gebruikersondersteuning. Het is onze ambitie om een portfolio van digitale diensten te leveren waarmee onze klanten kunnen innoveren en het verschil kunnen maken voor hun klanten. Onze focus ligt op het waar mogelijk automatiseren van onze processen, wat de snelheid van onze dienstverlening ten goede komt.

Binnen Pon werken wij met “the New Way Of Working (NWOW)”. In samenspraak met je manager maak je afspraken over wanneer je thuiswerkt en wanneer je op kantoor bent.