Ambtelijk Secretaris

Door de energietransitie komt er meer werk dan ooit op ons af. De uitdaging is groot. De afdeling Business Support Services (BSS) ontzorgt de organisatie, zodat zij zich kan focussen op kerntaken. BSS heeft alle administratieve werkzaamheden slim gebundeld. Op die manier werken we efficiënt, tegen lagere kosten en met een hoge kwaliteit van dienstverlening. Onderdeel van die dienstverlening is ook de ondersteuning en ontzorging van o.a. onze Ondernemingsraad (OR) en directie laag. Een MO-team van 23 dames, werkzaam vanaf de diverse Stedin-locaties, verzorgt dat. Vanuit deze context is het jouw taak de OR optimaal te ondersteunen, zij komen op voor de belangen van de ruim 5.500 medewerkers van Stedin.

Hoe ziet jouw dag als Ambtelijk Secretaris OR er uit?

Je start je dag met een kop koffie (gemaakt door onze barista’s in de koffiebar, of gewoon uit de koffie-automaat. En zelfs dan is -ie lekker, want we drinken koffie van de Heilige Boontjes!) of thee. Jij hebt een OR-overleg op ons kantoor in Rotterdam, dus vandaag werk je vanaf die locatie.

Je dagen zijn heel divers. In de ochtend heb je een vergadering met de Ondernemingsraad. Daarna ga je aan de verslagging hiervan en pak je proactief één van de acties op; het maken van een pre-adviesaanvraag. Eveneens moeten de in het overleg goedgekeurde stukken worden geborgd in het daarvoor bestemde digitale archief. Uiteraard ben jij degene die precies weet waar alle stukken staan, hoe dit informatiesysteem werkt en dat het up to date is. Vervolgens zet je alles op alles om op korte termijn een overleg met de voorzitter van de OR en het dagelijks bestuur van Stedin te realiseren. Dat wordt wel een beetje een puzzel, maar daar draai jij je hand niet voor om.

Na een wat late lunch in ons restaurant met uitzicht over de skyline van Rotterdam, ga je aan de slag met het vastleggen van een aantal vergaderzalen voor wat overleggen en zorg je dat ook alle logistiek daar omheen piekfijn in orde is. Aan het einde van de dag heb je nog even contact met de voorzitter van de OR om door te nemen hoe je dag was en waar je eventueel ondersteuning bij nodig hebt.

Daarna zit de dag erop. Morgenochtend werk je vanaf huis, zodat je wat administratie kan wegwerken. Je checkt even of het budget nog toereikend is voor een kerstdiner met de OR-collega’s. Er zijn nog een paar kleine wijzigingen te doen op de intranetpagina en als de tijd het toe laat ga je verder met de uitwerking van het OR-jaarverslag. In de middag heb je een kwartaalbijeenkomst met alle BSS-collega’s. Kortom, je dagen zijn goed gevuld en op momenten ook een beetje chaotisch, maar neem van ons aan: je haalt er veel energie en plezier uit!

Jouw sterke punten

Worden we blij van

Vergaderingen, administratief werk en wet- en regelgeving: daar word jij enthousiast van! Effectief communiceren is voor jou een tweede natuur, je durft gevraagd en ongevraagd advies te geven, voert secretariële werkzaamheden uit, bent organisatorisch sterk en bovendien klantvriendelijk met een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding.

Interessante ontwikkelingen en onderwerpen voor de OR worden door jou actief gevolgd en gedeeld. Je hebt een visie voor de verdere ontwikkeling van het vak van ambtelijk secretaris. Verder coördineer en adviseer je over wettelijke bepalingen op het gebied van medezeggenschap en dien je met gemak een voorstel voor adviesaanvragen in. Je voelt je thuis in een centrale rol waarbij je zorgt voor de verslaglegging en communiceert met de betrokkenen binnen de Stedin organisatie. Je toont daadkracht en bent altijd bezig om te bekijken op welke manier je werk efficiënter kan. Daarbij pak je een leidende rol in de adoptie van nieuwe technieken die je in je werk kunnen ondersteunen.

Wat jou verder onze nieuwe collega maakt?

• Je hebt MBO+ / HBO werk- en denkniveau
• De programma’s van Microsoft Office kennen voor jou geen geheimen
• Ten minste 3 jaar recente en aantoonbare werkervaring in een management- of officesupportfunctie
• Aantoonbare administratieve ervaring en goede verslagleggingsvaardigheden
• Je hebt kennis van of ervaring met de Wet op Ondernemingsraden (WOR)
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal
• Je bent een kei in samenwerken en hebt lef en gevoel voor humor

Een goed team

Daar hoor je bij

Als ambtelijk secretaris ben je onderdeel van het MO-team. Binnen BSS een hecht team dat in samenwerking bekent staat als betrouwbaar, transparant en flexibel. Een team waarbij iedereen bereid is elkaar te helpen. Je werkt voor de OR met wie je regelmatig contact hebt over jouw dienstverlening aan hen. Daarnaast heb je regelmatig contact met je MO-collega’s en de MO-teamleider om je voortgang te bespreken maar ook om gewoon even bij te praten over wat je bezig houdt. Onze cultuur is no-nonsense en direct. Als je ook nog wat zelfspot hebt, ga je een toptijd tegemoet.

Mooie arbeidsvoorwaarden

Die wil je hebben

Dat je van ons je eigen telefoon (of een Bring Your Own Device vergoeding) en laptop krijgt, vinden we nogal vanzelfsprekend. Wat mag je nog meer van Stedin als werkgever verwachten?Alle financiële arbeidsvoorwaarden op een rij, weet je meteen waar je aan toe bent:

• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij. Zo krijg je een (maximaal) salaris van 4.500 gebaseerd op 40 uur per week, 24,5 vakantiedagen en bouw je prima pensioen op bij het ABP.
• Bovenop je salaris ontvang je een persoonlijk budget van 24% (inclusief 8% vakantiegeld). Jij kiest wat je met het budget doet. Elke maand extra salaris? Of meer verlofdagen? In onze nieuwe Rekentool krijg je een alvast voorproefje van hoe jouw persoonlijk budget eruit zou kunnen zien en hoe je het zou kunnen besteden.
• https://web.stedin.net/werken-bij/rekentool
• Gezonde energie, die heb je nodig. Daarom krijg je van ons ook een Duurzaam Inzetbaarheid budget van €500 bruto per jaar (bijvoorbeeld voor je sportabonnement of je nieuwe voetbalshirt). En claim jij alvast een plek in het volgende Stedin Voetbaltoernooi?
• Volgens ons Stedin@Work concept werk je 50% thuis en 50% op kantoor, wel zo flexibel. Wij zorgen voor jouw thuiswerkfaciliteiten, een thuiswerkvergoeding en reizen naar kantoor doe je met je OV vrij-abonnement waarmee je ook buiten werk onbeperkt kan reizen!

Daar komt dit nog bovenop:

• Werken bij Stedin betekent werken bij een Worldclass Workplace.. Een van de trotspunten van onze (en jouw toekomstige) collega’s? Werksfeer.
• Jouw ontwikkeling staat centraal: events bezoeken met collega’s, meedoen aan kennissessies, trainingen en opleidingen volgen. Zo geven we jouw talent écht alle kans en haal jij het beste uit jezelf.
• Goede koffie van Heilige Boontjes. In Rotterdam kun je jouw bakkie ook halen bij onze ‘gebarista’ (onze slechthorende barista).”