Ambtelijk secretaris OBF

Een goede informatievoorziening voor de OR, waardoor we de medewerkers van onze directie goed voorbereid kunnen vertegenwoordigen. Dát is wat jij gaat doen. Je houdt je bezig met secretariële én inhoudelijke taken en schakelt met veel collega's binnen de directie en de OR. Dit alles maakt jouw functie enorm veelzijdig.

De OR is ingesteld om de medewerkers in de besluitvorming op bepaalde beleidsgebieden te vertegenwoordigen. De mate van invloed en de taken van de OR zijn geregeld in de Wet op de ondernemingsraden. De OR geeft vanuit medewerkers- en organisatie-perspectief gevraagd en ongevraagd adviezen en signalen en doet verbetervoorstellen aan de directie.

Als Ambtelijk secretaris vervul je een bijzondere spilfunctie. Je ondersteunt en adviseert namelijk de OR, zodat deze zich kan richten op de inhoud, maar je bent zelf géén lid van de OR en hebt geen stemrecht. De OR staat buiten de normale hiërarchische verhoudingen binnen de organisatie.

In jouw rol als Ambtelijk secretaris voer je secretariële, organisatorische en coördinerende taken uit. Je adviseert de OR met betrekking tot wet- en regelgeving op het gebied van de medezeggenschap, bereidt vergaderingen voor (je verstuurt uitnodigingen en zorgt dat de OR-leden alle vergaderstukken krijgen) en je bereidt correspondentie voor (in samenwerking met de werkgroepen). Daarnaast sta je in nauw contact met de voorzitter van de OR en het Dagelijks Bestuur. Ook verstrek je informatie aan derden over OR-activiteiten. Daarnaast adviseer je over de toepassing van de Wet op de ondernemingsraden en de cao Rijk én stel je (concept)adviezen van de ondernemingsraad aan de bestuurder op.

Kortom:

Ben jij iemand die graag organiseert & meedenkt? Dan zoeken we jou!

• Ben je ordelijk, systematisch en oog voor detail?
• Ben je in staat om zowel zelfstandig als in teamverband te werken?
• Ben je flexibel inzetbaar en kun je omgaan met verschillende taken en verantwoordelijkheden?
• Wil jij een bijdrage leveren aan de medezeggenschap binnen OBF? En ben je bovendien een kei in plannen en organiseren?

Dan is deze vacature iets voor jou! en we graag met je in gesprek.

Functie-eisen

Alles wat wij doen draait om het financiële- en inkoopdomein met een duidelijke ICT-component, het is dan ook belangrijk dat jij hier affiniteit mee hebt om zo ons werk te helpen neerzetten. Bouwen, samenwerken, nieuwe werkwijzen implementeren in een veranderende organisatie; het is een veelzijdige sleutelrol waarin je stevig in je schoenen moet staan en we graag een grote dosis lef en energie zien.

Je bent organisatie sensitief en ziet waar je jouw creatieve kant kunt inzetten en waar je juist strak op de processen moet sturen. Jij neemt de regie en met jou kennis, ervaring en persoonlijkheid. Je bent een netwerker die uitstekend de relaties onderhoudt en adviseert gevraagd en ongevraagd en draagt zo actief bij aan de ontwikkeling en uitvoering van de OBF-strategie.

Daarnaast heb jij:

• Je hebt HBO werk- en -denkniveau, bij voorkeur aantoonbaar met een diploma in een voor de functie relevante richting, zoals; Juridisch, Administratief of Secretarieel. |
• Je hebt aantoonbare kennis van de Wet op ondernemingsraden, van arbeids- en arborecht en -regelingen of bent in staat deze je snel eigen te maken.
• Je hebt minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie in een (overheids)organisatie op het terrein van de medezeggenschap. Ervaring bij de (rijks)overheid is een pré.
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Je hebt een goede beheersing van de kantoorautomatisering, bij voorkeur IBabs en Webex

Arbeids­voorwaarden

• Salaris­niveau schaal 8
• Maand­salaris Min €2.945 – Max. €3.954 (bruto)
• Dienst­verband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contract­duur Vast contract na jaarcontract (bij voldoende functioneren)
• Minimaal aantal uren per week16
• Maximaal aantal uren per week18

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Interesse? Graag ontvangen wij jouw cv en motivatie als word- of pdf-bestand via onderstaande sollicitatie button.

Wat mag je van ons verwachten? Wanneer we een match zien nemen we contact met je op om een eerste sollicitatiegesprek in te plannen. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee sollicitatiegesprekken gevolgd door een arbeidsvoorwaardengesprek. Een casus, opdracht, assessment en/of vaardigheidstest kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, net als het opvragen van referenties en het inzetten van een (online) screening.

Jouw werklocatie zal thuis en op kantoor zijn. Nogmaals, we nodigen je graag uit om te solliciteren. Heb je nog vragen, bel dan eerst even.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Sinds 1 januari 2023 bestaat de Organisatie voor Bedrijfsvoering en Financiën (OBF) als eigenstandige organisatie binnen BZK en binnen het Directoraat-Generaal voor Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DG-VBR). OBF faciliteert en ondersteunt bedrijfsprocessen voor zelfstandige agentschappen, organisatieonderdelen van BZK en daarbuiten. OBF verzorgt met ca. 150 fte de bedrijfsvoering van alle VBR-onderdelen. Daarbij gaat het om Financiële administratie, Business- en Concerncontrol, Communicatie, een breed pakket van algemene bedrijfsvoeringsdiensten (huisvesting, in-, door- en uitstroommedewerkers, wagenparkbeheer etc.), en ook ondersteuning voor Informatiebeveiliging en Privacybescherming.

OBF heeft de ambitie om de dienstverlening voortdurend te verbeteren, en een actieve rol te spelen in de uitvoering van VBR-brede belangrijke en actuele thema's. Voorbeelden daarvan zijn: Integriteit, Duurzaamheid, Inclusiviteit, de I-ambtenaar etc.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.