Ambtelijk secretaris

Wil jij bijdragen aan een goed functionerende ondernemingsraad binnen een ambitieuze en betrokken gemeente? Krijg jij energie van het organiseren en structureren van processen waarin planning, besluitvorming en samenwerking samenkomen? En zorg jij er graag voor dat alles rondom overleg en besluitvorming soepel, zorgvuldig en op tijd verloopt?

Als ambtelijk secretaris bij gemeente Delft zorg jij voor overzicht, continuïteit en kwaliteit in het gehele OR-proces. Jij maakt het mogelijk dat de OR zich kan richten op haar inhoudelijke rol, terwijl jij de regie houdt op planning, proces en ondersteuning.

Dit is Delft

Werken voor Delft betekent werken voor een groeiende gemeente met grote ambities, op een plek waar je je zelf kunt blijven ontwikkelen. Het is een omgeving waar wij oog voor elkaar hebben. Waar je geen nummer bent of de onbekende collega die je in de wandelgangen tegenkomt. Hier is ruimte voor jouw visie en het wordt gewaardeerd wanneer je de manier waarop je in het leven staat, meeneemt in je werk. Neem de vrijheid om jezelf te zijn en vorm je taak naar hoe die bij je past. Dat is onze uitnodiging aan jou, als onze nieuwe ambtelijk secretaris.

Jouw rol

Als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad (OR) van gemeente Delft ben jij de organisatorische en inhoudelijke spil van het geheel. Je ondersteunt de OR, het dagelijks bestuur en commissies op het gebied van planning, procesbewaking, communicatie en besluitvorming. Je zorgt dat vergaderingen soepel verlopen, afspraken worden nagekomen en informatie op het juiste moment beschikbaar is. Daarnaast bewaak je wettelijke kaders, adviseer je over procedures en help je de OR om effectief en professioneel te opereren binnen de Wet op de ondernemingsraden en interne afspraken met de bestuurder. Je onderhoudt actief contact met (vertegenwoordigers van) de bestuurder en bent binnen de organisatie een centraal aanspreekpunt voor vragen en afstemming rondom medezeggenschap.

Daarnaast ben je de verbindende schakel en het aanspreekpunt voor het vertrouwenswerk binnen de organisatie. Ook sluit je aan bij lokale overleggen met de vakbonden, zodat je goed op de hoogte blijft van wat er speelt en relevante ontwikkelingen kunt terugkoppelen aan de OR.

Wat je gaat doen

Je zorgt voor een strakke planning en organisatie van OR-vergaderingen, overlegmomenten en verkiezingen, inclusief agenda’s, vergaderruimtes en jaaragenda’s. Je bereidt vergaderingen inhoudelijk voor, verzamelt en verspreidt stukken en maakt notulen, besluitenlijsten en actielijsten.

Daarnaast bewaak je processen en termijnen, toets je advies- en instemmingsaanvragen aan wet- en regelgeving en houd je overzicht op lopende acties en afspraken. Je ondersteunt de communicatie van de OR richting achterban via nieuwsbrieven, website en verslaglegging, en draagt bij aan de zichtbaarheid van de OR.

Ook speel je een rol in de financiële en administratieve kant, zoals het bewaken van budgetten, het doen van bestellingen en het ondersteunen bij de begroting. Verder ondersteun je bij beleidsdocumenten, werkplannen en het jaarverslag, en signaleer je relevante ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie.

Tot slot ben je een belangrijk aanspreekpunt en sparringpartner. Je coacht OR-leden, ondersteunt bij advies- en instemmingsreacties, organiseert scholing en onderhoudt contact met bestuurder, commissies en externe adviseurs.

Dit ben jij

• Hbo werk- en denkniveau;
• Bij voorkeur een afgeronde opleiding in bijvoorbeeld Bestuurskunde, Rechten of Office-management;
• Ervaring in een ondersteunende functie binnen een bestuurlijke of complexe organisatie;
• Je hebt kennis van WOR of bent bereid om deze kennis op te doen middels een training;
• Je bent een sterke organisator met een scherp oog voor planning, structuur en overzicht;
• Je werkt nauwkeurig en gestructureerd, ook onder tijdsdruk en bij wisselende prioriteiten;
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je kunt schakelen tussen verschillende belangen en niveaus binnen een organisatie;
• Je bent proactief, zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid in je rol;
• Ervaring met notuleren, procesbewaking en/of ambtelijke ondersteuning is een pre;
• Ervaring met het werken met vergaderstructuren en bestuurlijke processen is een pre.

Ons aanbod

• We bieden je een jaarcontract.
• Daarbovenop krijg je 144 vakantie-uren, plus 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren.
• Een 32-urige werkweek.
• Ons kantoorgebouw is modern, duurzaam en ligt recht boven station Delft. We werken hybride.
• Een goede werk-privébalans vinden we belangrijk. Werktijden zijn flexibel.
• We hechten veel waarde aan persoonlijke ontwikkeling. Je vindt de mogelijkheid om door te groeien in je werkgebied of andere werkterreinen van gemeente Delft te verkennen. We blijven altijd in gesprek over wat bij jou past.