Secretaris MT

Utrecht heeft jou nodig! Ben jij een organisatorisch talent met een scherp oog voor wat er moet gebeuren? Als secretaris van het Expertisecentrum PMB bij de gemeente Utrecht ben je een verbindende kracht en een onmisbare schakel in de ondersteuning van het managementteam van het projectbureau. Met jouw overzicht, professionaliteit en verbindende aanpak maak je direct impact op het functioneren van het MT projectbureau.

Dit is je werk

De organisatie van de gemeente Utrecht is continu in beweging en daarmee ook het Expertisecentrum PMB. Als secretaris zet je jouw ervaring in om mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling van dit organisatieonderdeel. Jij ondersteunt in je functie het MT van het Projectbureau, bestaande uit 5 managers, op operationeel, procesmatig en beleidsmatig gebied. Jij bent daarmee een essentiële schakel in de ontwikkelingen die plaatsvinden op het niveau van het MT van het Projectbureau van PMB. Je hebt een monitorende functie, bent sparringspartner en kritisch klankbord. In jouw rol werk je nauw samen met de secretaris van het MT PMB en de directie, en vervang je elkaar bij afwezigheid.

Concreet zijn dit jouw werkzaamheden:

• Je bereidt overleggen voor, notuleert, bewaakt afspraken en organiseert desgewenst communicatie (eventueel in samenspraak met een communicatieadviseur) of bijeenkomsten met medewerkers.
• Je biedt tempo en slagkracht om ontwikkelvraagstukken voor het Projectbureau verder te brengen. Je ondersteunt MT-leden in het realiseren van de ambities in hun portefeuille bijvoorbeeld door ideeën uit te werken of te werken aan concrete MT-voorstellen.
• Je denkt inhoudelijk mee en je adviseert de MT-leden gevraagd en ongevraagd over actuele thema’s en kansen die je ziet.
• Je draagt op eigen initiatief werkwijzen aan om zo processen te verbeteren. Je opereert zelfstandig en neemt de MT leden daarin mee.

Dit is je werkplek

Voor jou is er plek bij Expertisecentrum PMB.

PMB is het expertisecentrum voor kritieke en/of complexe opdrachten. Met zo’n 200 collega’s werken we iedere dag aan een breed scala aan opdrachten verspreid over de hele gemeente. Expertisecentrum PMB kenmerkt zich door een open, energieke en kwaliteitsgedreven cultuur.

Expertisecentrum PMB bestaat uit het Projectbureau, het Adviesbureau, Stafbureau Bedrijfsvoering en de PMB Academie.

Dit is jouw inbreng

Wat jij kan, heeft Utrecht nodig. Zet jouw talent in en groei mee met de ambitieuze doelen van onze stad. Voor deze vacature breng je zowel onderstaande competenties mee als relevante werkervaring:

Druk weerstaan: jij kunt effectief blijven presteren onder stressvolle omstandigheden. Jij kunt als geen ander zaken organiseren en prioriteren en pakt zaken zelfstandig en proactief op. Je geeft goed je grenzen aan en je signaleert wanneer (de)escalatie nodig is.

Communicatiekracht: je bent een stevige gesprekspartner voor de MT leden, waarbij je op basis van jouw deskundigheid zo nodig ook tegengas geeft om tot betere oplossingen te komen. Je bent in staat om (eigen) ideeën, meningen en feiten op heldere, begrijpelijke en overtuigende wijze over te brengen en mensen en informatie met elkaar te verbinden. In je communicatie ben je diplomatiek en houd je rekening met verschillende belangen.

Resultaatgerichtheid: Jij bent actief gericht op het efficiënt realiseren van gestelde resultaten en het behalen van de doelen van PMB. Je stuurt hierbij proactief op (project)resultaten en spreekt mensen aan op zijn/haar verantwoordelijkheden en informeert de opdrachtgever. Je zoekt op eigen initiatief naar alternatieve oplossingen en signaleert mogelijkheden om resultaten te verbeteren. Je werkt nauwkeurig en zorgt dat je het resultaat binnen de afgesproken tijd bereikt. Je bewaakt de planning, herkent risico’s en stuurt bij waar nodig.

Kwaliteit: Jij levert betrouwbaar, zorgvuldig en professioneel werk, bewaakt afspraken en processen, en zorgt ervoor dat besluitvorming helder, volledig en navolgbaar is.

Verder vinden we het belangrijk om het volgende in je cv of motivatie terug te lezen:

• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• Je brengt aantoonbare relevante werkervaring in een vergelijkbare functie als (directie)secretaris mee.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad.

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar. Heb je op dit moment al een dienstverband bij de gemeente Utrecht? Dan kan deze vacature als interne klus worden ingevuld.
• Je kunt hybride werken: we werken voor een deel samen op kantoor en voor een deel thuis. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief smartphone, laptop, bureau, bureaustoel, bureaulamp en dockingstation.
• Je ontvangt een thuiswerkvergoeding van netto € 3,25,- per dag dat je thuiswerkt.