Programma Secretaris (Let op dit is een testvacature)

Bij het Ministerie van Defensie ga je aan de slag als programmasecretaris binnen het programma GrIT. In deze rol ben je verantwoordelijk voor de bestuurlijke ondersteuning van de directie en zorg je voor de inhoudelijke voorbereiding van bijeenkomsten, van agendaonderdelen tot presentaties van de directeur. Je vervult de rol van informatie-integrator en verzamelt informatie binnen het programma om een compleet beeld te krijgen van de actuele stand van zaken.

Dit ga je doen

• Het aanleveren van vergaderstukken, achtergrondinformatie en annotaties ter voorbereiding van de Programma Board.
• Het opstellen van verschillende soorten nota's.
• Het inhoudelijk coördineren en procesmatig en procedureel voorbereiden van multidisciplinaire besluitvormingsprocessen.
• Regie voeren op verantwoordingsproducten, zoals de voortgangsrapportage aan de Tweede Kamer.
• De bewaking van de kwaliteit van de interne en externe stukken.
• Het ondersteunen van de Programma Directeur.

Speelruimte

• Je legt verantwoording af over de efficiëntie, effectiviteit en bruikbaarheid van (beleid)producten, vormgeving en implementatie van (beleid)processen.
• Beslissingen komen tot stand op basis van een besluitvormingsproces.

Contacten

• Je onderhoudt contacten met interne en externe partijen.
• Je voert intern en extern overleg om afstemming te bereiken en adviezen te trechteren over standpunten ten aanzien van de ontwikkelingen van het programma GrIT. Daarbij kan sprake zijn van belangentegenstellingen.
• Je hebt interne contacten over het coördineren van werkzaamheden en standpuntbepaling.
• Je stemt af met F&C en P&O over de financiële randvoorwaarden en rapportages van het programma.
• Je hebt contact met de bestuursondersteuning van JIVC en COMMIT voor parlementaria.

Dit bieden we nog meer

• Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
• Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
• Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Kennis en vaardigheden

• Gespecialiseerde kennis van bestuurlijke processen en werkprocessen in IT-bedrijven.
• Inzicht in samenhangen in bredere context dan alleen het eigen werkterrein.
• Vaardigheid in samenwerken over rangen heen, overtuigen, snel schakelen, schrijven en hoofd- en bijzaken scheiden.
• Vaardigheid in het oplossen van knelpunten en het doen van verbetervoorstellen, met een kritische blik.
• Goede communicatieve en commerciële vaardigheden en het vermogen om anderen te overtuigen en te motiveren.
• Inzicht in organisatorische, procesmatige en vakinhoudelijke samenhang in bredere context dan het eigen werkterrein.
• Kennis van het besturingsmodel Defensie.
• Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van beleid, nieuwe ideeën en concepten, veelal met een multidisciplinaire oriëntatie.
• Vaardigheid in het tot stand brengen van (beleids)producten en vorm geven aan en implementeren van processen.
• Beschikken over een goede schrijfvaardigheid.
• Behendig in het maken van PPT-presentaties.
• IT-kennis strekt tot grote aanbeveling, net zoals enige kennis van projectmanagement en overheidsfinanciën.

Opleiding en profiel

Met jouw uitgebreide ervaring als programmasecretaris binnen een complexe en uitdagende omgeving denk je altijd een paar stappen vooruit. Je bent organisatorisch sterk en weet de juiste stakeholders te betrekken wanneer nodig. Als persoon ben je sociaal vaardig, duidelijk in communicatie en daadkrachtig. In de omgang stel jij je proactief op en draag je zorg voor een juiste ondersteuning binnen het GrIT-programma.

• Je hebt een afgeronde WO-opleiding en meer dan 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt kennis over administratieve procedures, regelgeving, taakstelling, structuur en de werkwijze van een overheidsinstantie.
• Je bent gewend te schakelen met verschillende interne en externe stakeholders.
• Je weet hoe het is om te werken in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je beschikt over vaardigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je beschikt over vaardigheid in het kunnen prioriteren van hoofd- en bijzaken.
• Daarnaast strekt enige kennis van IT en projectmanagement tot aanbeveling.

Competenties

• Integer.
• Analyseren.
• Resultaatgericht.
• Organisatiegericht.
• Flexibel.
• Netwerken.
• Plannen en organiseren.
• Creatief.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het programma GrIT, dat ondergebracht is binnen het Joint IV Commando (JIVC) van het Commando Materieel en IT (COMMIT). Het Joint IV Commando is het IT-bedrijf van Defensie.

GrIT bouwt aan de IT-infrastructuur die Defensie nodig heeft om snel, veilig en effectief te opereren. Binnen het programma worden moderne, schaalbare en veilige IT-oplossingen gerealiseerd voor alle onderdelen van Defensie, van operationeel optreden tot kantooromgeving. Dit gebeurt gefaseerd en in nauwe samenwerking met gebruikers. Binnen het programma GrIT werken meer dan 700 medewerkers op verschillende locaties in Nederland. Als programmasecretaris maak je deel uit van het Directieteam GrIT.

Over Ministerie van Defensie

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf, de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee en het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.
• Een referentiecheck en assessment kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn, dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).