Inwerkprogramma maken: Voorbeelden en checklist

Uit welke onderdelen bestaat een goed inwerkprogramma?

Een goed inwerkprogramma is gericht op de kennismaking met jouw bedrijf, de manier van werken, het team en natuurlijk ook de functie zelf. Een goede indruk staat daarbij centraal. Met een inwerkschema laat je zien dat je waarde hecht aan structuur en dat je tijd en moeite steekt in nieuwe medewerkers.

Wil je een origineel inwerkprogramma opstellen voor je bedrijf? Dan is het goed om te weten dat een goed programma uit meerdere fases bestaat:

1. Voor de eerste werkdag

Zorg dat je bedrijf klaar is voor de komst van de nieuwe werknemer. Zijn de arbeidsvoorwaarden verwerkt in de administratie? Is de toegang tot clouddiensten geregeld? Zijn er accounts en wachtwoorden aangemaakt voor softwareprogramma’s? Is de werknemer uitgenodigd voor terugkerende stand-ups en meetings? 

Denk daarnaast ook aan andere praktische dingen, zoals de aanschaf van een zakelijke laptop, telefoon, lease-auto of OV-abonnement. Hoe eerder je dit op orde hebt, hoe beter.

Wil je de werknemer écht een welkom gevoel geven? Bestel dan een leuk welkomstpakket. Denk bijvoorbeeld aan een goodiebag, een notitieblokje en pen met je logo erop, een bosje bloemen of een lekkere zak snoep.

Het doel van het inwerkprogramma is dat de werknemer op de eerste werkdag start en ziet dat alles voor hen geregeld is. Dit geeft een vertrouwd gevoel en zorgt dat je werknemer zich meteen thuis voelt.

2. Tijdens de eerste werkdag

De eerste werkdag is een spannend moment. Veel werknemers zijn enorm zenuwachtig. Dat geldt vooral voor pas afgestudeerde professionals die aan hun eerste baan beginnen. Je kunt deze spanning grotendeels wegnemen door de eerste werkdag vooraf uit te stippelen. Dat doe je als volgt:

• Zorg dat de nieuwkomer bij de deur of in de lobby ontvangen wordt door een collega of door de office manager. Een vriendelijke begroeting doet wonderen!
• Overval ze niet meteen met alles, maar geef ze de tijd om hun nieuwe werkplek en teamgenoten te leren kennen. Een relaxte start is goud waard.
• Een rondleiding door het pand is een must. Nog leuker als een toekomstige samenwerkingspartner meeloopt!
• Laat zien met welke software ze gaan werken en zorg dat ze weten waar hun accountgegevens te vinden zijn.
• Vertel ze bij wie ze terecht kunnen met vragen. Meestal is dit de teamleider of een directe collega. Zo voelen ze zich nooit verloren.

Sluit de eerste werkdag altijd af met een evaluatie waarin je vraagt hoe het ging en of er nog vragen zijn. Hiermee stel je de werknemer op hun gemak.

3. Na de eerste werkweek

De eerste werkweek kost nieuwe medewerkers vaak veel energie. Alles is nieuw en er zijn oneindig veel indrukken. Onthoud dat de werknemer in de eerste week nog niet helemaal up-and-running kan zijn. Deze week draait vooral om wennen aan het werk, de collega’s en het bedrijf.

Geef de werknemer tijdens de eerste week alle begeleiding die hij of zij nodig heeft en plan aan het einde van de week opnieuw een evaluatiegesprek in. Bespreek tijdens dit gesprek ook wat de werknemer de komende periode te wachten staat. Na de eerste week krijgen nieuwe werknemers vaak hun eerste projecten toegewezen, dus het is slim hen hierop voor te bereiden.

4. Na de eerste maand

Na die eerste vier weken zijn je nieuwe collega’s meestal al lekker op dreef. Ze pakken zelfstandig projecten op, weten wie wie is, en snappen hoe de boel hier draait. Kortom: ze zijn op hun gemak en voelen zich thuis binnen je organisatie.

De focus van het inwerkprogramma komt na deze periode te liggen op het opvoeren van verantwoordelijkheden.Ze zijn nu echt een deel van het team, en daar horen nieuwe uitdagingen bij. Je kunt dit in goede banen leiden door samen met de werknemer om de tafel te gaan en te bespreken hoe de komende periode eruitziet. Wat zijn de verwachtingen en targets? Welke verantwoordelijkheden horen daarbij?

Laat de werknemer weten dat je altijd bereikbaar bent voor vragen of feedback. Zo zorg je ervoor dat niemand bang is om een foutje te maken.Na de eerste maand van onboarding is het echt niet zo dat hij of zij alles perfect moet doen.

Voorbeelden van een gebruikelijk inwerkprogramma

De onboarding van nieuwe medewerkers is vaak heel uitgebreid, maar je kunt het inwerkprogramma prima op één A4 kwijt. Dit geeft structuur en maakt het inwerktraject behapbaar, zowel voor jezelf als voor de werknemer. Zorg dat je inwerkprogramma in elk geval de volgende informatie bevat:

• Alles wat geregeld moet worden vóór de eerste werkdag
• Een gestructureerde planning van de eerste werkdag
• Een overzicht van inwerktaken in de eerste week
• Een overzicht van inwerktaken in de eerste maand
• Een planning van evaluatiegesprekken en contactmomenten

Checklist voor een inwerkprogramma

Wil je geen kansen laten liggen tijdens de onboarding? Stel dan een checklist op voor het inwerkprogramma, zodat je stap voor stap kunt afvinken waar in het traject je staat. Een template voor zo’n checklist vind je hieronder (maar je kunt dit ook zelf maken, bijvoorbeeld in Excel):

Voor de eerste werkdag

• Verstuur een welkomstbrief met de datum van de eerste werkdag en een korte uitleg over wat de werknemer kan verwachten
• Schaf een laptop en zakelijke telefoon aan
• Richt de fysieke werkplek alvast in
• Zorg dat er een lease-auto of OV-abonnement beschikbaar is
• Regel de toegang tot clouddiensten en software
• Maak alvast een e-mailhandtekening aan
• Nodig de nieuwe medewerker uit voor terugkerende meetings en stand-ups
• Maak een document aan met inloggegevens en andere basisinformatie
• Kondig de komst van de medewerker aan via het intranet
• Licht de juiste collega’s in over hun rol binnen het onboardingproces
• Schaf een goodiebag of welkomstpakket aan voor de nieuwe werknemer

Tijdens de eerste werkdag

• Verwelkom de werknemer bij de deur of in de lobby
• Geef hen een rondleiding en laat hen kennismaken met hun nieuwe collega’s
• Leg uit wat er op de eerste dag van hen verwacht wordt
• Laat hen onder begeleiding kennismaken met hun werkplek, de software en de manier van werken in het algemeen
• Leg uit bij wie ze terecht kunnen met vragen of opmerkingen
• Nodig hen uit voor een evaluatiegesprek en leg hen tijdens dit gesprek uit hoe de werkweek eruit zal zien

Na de eerste werkweek

• Kies de projecten die de werknemer na de eerste week krijgt toegewezen en bepaal hun rol daarin
• Stel een directe collega of teamleider aan om de werknemer hierin te begeleiden
• Leg de medewerkers uit wat er de komende weken van hen verwacht wordt
• Bespreek met directe teamleden hoe de werknemer het doet en wat je kunt doen om de onboarding nóg beter te laten verlopen
• Vraag de werknemer hoe het tot dusver bevalt en of hij of zij nog vragen heeft
• Plan regelmatige evaluaties in met de werknemer, zodat je ook in na de eerste werkweek de juiste begeleiding kunt bieden

Na de eerste werkweek heeft het inwerkprogramma geen specifieke checklist meer nodig (al kun je er natuurlijk op eigen initiatief voor kiezen om dit toch te doen). Nu is het tijd voor de nieuwe collega om meer eigen ruimte te krijgen en lekker mee te draaien in het team.

Het is in deze fase vooral belangrijk dat je deur openstaat voor als de werknemer vragen heeft. Overleg ook regelmatig met de teamleider of er bepaalde uitdagingen zijn waarin je kunt bijspringen. En vergeet niet om regelmatig een momentje te pakken met je nieuwe collega om te evalueren hoe het gaat.