Arbeidsvoorwaardengesprek als werkgever: zo pak je het aan

Wanneer ga je het arbeidsvoorwaardengesprek aan?

Een arbeidsvoorwaardengesprek is een gesprek waarin je met de sollicitant bespreekt wat de arbeidsvoorwaarden zijn. Dit gaat om zowel primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden. Vaak wordt er tijdens dit gesprek onderhandeld tussen werkgever en sollicitant. Je probeert samen tot een concessie te komen en een overeenkomst te bereiken waar beide partijen van profiteren.

Wanneer iemand bij je bedrijf solliciteert, start je meestal met een kennismakingsgesprek. Tijdens dit gesprek spreek je nog niet over arbeidsvoorwaarden, maar ontdek je of er een match is tussen jouw bedrijf en de betreffende kandidaat.  Bevalt deze kennismaking goed? Dan wordt de sollicitant uitgenodigd voor een tweede gesprek. Over het algemeen worden in het tweede of derde gesprek de arbeidsvoorwaarden met de sollicitant besproken. 

Wanneer dit precies plaatsvindt, hangt af van diverse factoren. Het komt bijvoorbeeld regelmatig voor dat het eerste gesprek een kennismaking betreft tussen de recruiter en de sollicitant, terwijl het tweede gesprek een kennismaking is tussen de sollicitant en het team. In dat geval vindt het arbeidsvoorwaardengesprek dus pas plaats in de derde ronde van het sollicitatietraject.

Type arbeidsvoorwaarden

Tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek onderhandel je met de sollicitant over zowel primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden. Het is voor werkgevers niet altijd duidelijk wat de verschillen zijn, dus even een korte uitleg:

Wat zijn primaire arbeidsvoorwaarden?

Primaire arbeidsvoorwaarden zijn de basisvoorwaarden die je een werknemer biedt. Dit gaat om alle zaken die essentieel zijn in het arbeidscontract, zoals salaris, arbeidsduur en werktijden.

• Salaris – Het bruto inkomen dat de werknemer verdient en het vooruitzicht op loonsverhoging (en de voorwaarden die daaraan verbonden zijn).
• Arbeidsduur – De geldigheid van het contract en of het tijdelijk, vast of flex is.

• Werktijden – Wanneer en hoe lang de werknemer hun arbeid verricht.

Wat zijn secundaire arbeidsvoorwaarden?

Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn aanvullende voorwaarden die je een werknemer biedt. Deze gaan vooral over aantrekkelijke extra’s, zoals een lease-auto of dertiende maand.

• Bonusregeling of dertiende maand – De eindejaarsuitkering of bonusregeling bij goede prestaties.
• Telefoon van de zaak – Apparaten en abonnementen die door jou als werkgever worden vergoed (en ook privé mogen worden gebruikt).
• Verzekering en pensioen – Personeelsverzekeringen en pensioenplannen die de werknemersveiligheid en zekerheid bieden.
• Ontwikkelmogelijkheden – Opleidingsbudgetten en andere doorgroeimogelijkheden.

• Flexibel werken – De mogelijkheid tot thuiswerken of flexibele werktijden.

Er is vaak ook sprake van tertiaire en quartaire arbeidsvoorwaarden. Deze komen echter niet aan bod tijdens de onderhandeling. Het gaat in dat geval namelijk om abstracte arbeidsvoorwaarden, zoals de bedrijfscultuur, de werksfeer binnen het team en zaken zoals teamuitjes. Arbeidsvoorwaardengesprek voorbereiden: onze tips Je weet nu wat een arbeidsvoorwaardengesprek is, wanneer in het sollicitatietraject dit gesprek plaatsvindt en welke voorwaarden relevant zijn. Maar hoe voer je een succesvol arbeidsvoorwaardengesprek? Welke vragen kun je het beste stellen? En hoe ziet dit er in de praktijk uit?

Een goede voorbereiding is het halve werk

Ben je enthousiast over de sollicitant? Dan zijn niet alleen de arbeidsvoorwaarden doorslaggevend om tot een overeenkomst te komen. Ook de manier waarop je de sollicitant verwelkomd en aanspreekt, speelt hierin een belangrijke rol.

• Zorg dat de sollicitant bij de entree van het pand wordt ontvangen en van koffie wordt voorzien

• Zorg dat de plek waar het gesprek plaatsvindt er verzorgd uitziet en dat je er zonder afleiding kunt praten

• Print vooraf de juiste papieren uit (zoals het cv van de sollicitant en eventuele eerdere correspondentie over de arbeidsvoorwaarden)

Als de sollicitant eenmaal is gearriveerd, begin dan niet meteen over de arbeidsvoorwaarden. Stel de sollicitant eerst op hun gemak. Dit kan door kort over koetjes en kalfjes te praten. Heeft de kandidaat een goede reis gehad? En hoe was hun weekend? Een kort gesprekje ter inleiding helpt jullie om beiden op je gemak te zijn.

Wees enthousiast over je voorstel

Het doel van het arbeidsvoorwaardengesprek is om met de sollicitant te onderhandelen over de primaire en secundaire voorwaarden. Zorg dat je deze voorwaarden concreet benoemt en dat je enthousiast overkomt. Laat zien dat je zin hebt in de samenwerking. Daarmee wek je ook het enthousiasme van de kandidaat. Leg daarnaast uit hoe je tot deze specifieke voorwaarden bent gekomen. Enkele voorbeelden daarvan:

• “Dit salaris sluit perfect aan bij de huidige markt. Als de samenwerking na een half jaar goed bevalt, komt er tweehonderd euro per maand bij. Vervolgens voeren we elk jaar een functioneringsgesprek waarin we opnieuw over het salaris onderhandelen.”

• “Wij willen dat jij je zo snel mogelijk thuis voelt binnen de organisatie. We bieden je daardoor een opleidingsbudget waarmee je jaarlijks cursussen en workshops kunt volgen.”

• “In onze organisatie werken we op basis van vertrouwen. Daarom is tweemaal per week thuiswerken de norm en we voorzien je graag van een extra beeldscherm en een ergonomische bureaustoel, zodat je ook vanuit huis comfortabel kunt werken.”

• “Als ons bedrijf goede prestaties levert, is dat aan jou en je collega’s te danken. Daarom bieden we een aantrekkelijke prestatiebonus die aan het eind van elk jaar wordt uitgekeerd.”

Denk vanuit een win-winsituatie

Het komt regelmatig voor dat sollicitanten meteen akkoord gaan met je voorstel. Maar dit is niet altijd het geval; zeker niet wanneer een sollicitant al enkele jaren werkervaring heeft. Geef de kandidaat daarom uitgebreid de kans om op je voorstel te reageren. Stel daarbij de juiste vragen en probeer te begrijpen welke voorkeuren de kandidaat heeft en hoe die tot die voorkeuren is gekomen.

Heeft de sollicitant eisen waar je niet aan kan of wil voldoen? Denk dan altijd vanuit een win-winsituatie. Zo kun je een hogere salariseis weigeren, maar wel een periodieke salarisverhoging beloven bij goede prestaties. Ook kun je extra thuiswerken weigeren, maar wel aanbieden dat de reiskosten volledig worden vergoed.

Zorg voor een goede opvolging

Het komt nogal eens voor dat sollicitanten een geslaagd arbeidsvoorwaardengesprek hebben gehad, maar zich naderhand afvragen: ben je dan aangenomen? Dit komt vaak omdat de opvolging vanuit de werkgever niet goed is. De sollicitant weet bijvoorbeeld niet of die de enige kandidaat is of dat er ook andere arbeidsvoorwaardengesprekken lopen.

Je kunt deze onzekerheid wegnemen door de kandidaat duidelijk te laten weten wat de vervolgstappen zijn. Zo weet je beiden waar je aan toe bent en wat je kunt verwachten. Bespreek bijvoorbeeld op welke termijn de kandidaat kan starten en wanneer die het arbeidscontract kan komen ondertekenen.

Kom je er samen niet uit? Bedank de sollicitant dan voor hun tijd en enthousiasme en wens hen veel succes in hun zoektocht naar een geschikte baan. Ben je enthousiast over de kandidaat? Noem dan gerust dat ze welkom zijn om nog eens langs te komen voor een kop koffie. Wie weet levert dit in de toekomst alsnog een samenwerking op.

Arbeidsvoorwaardengesprek en de cao

Houd er rekening mee dat niet elk arbeidsvoorwaardengesprek op dezelfde wijze verloopt. Bij een arbeidsvoorwaardengesprek in de zorg, spelen bijvoorbeeld weer heel andere factoren mee dan in het bedrijfsleven.

In de zorg is een arbeidsvoorwaardengesprek alleen al heel anders omdat het salarisvoorstel is gebaseerd op een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Dit kan de cao Ziekenhuizen zijn, maar ook de cao VVT, Gehandicaptenzorg, GGZ, UMC of Jeugdzorg. Ook is het in deze sector vaak beperkt mogelijk om afwijkende secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden. Datzelfde geldt ook voor andere branches en sectoren. In de techniek en de bouw wordt bijvoorbeeld vaak met cao’s gewerkt. En dat geldt ook binnen overheidsorganisaties, zoals onderwijsinstellingen en gemeenten. In dergelijke branches ben je vaak minder vrij om je arbeidsvoorwaarden te kiezen en moet je dus roeien met de riemen die je hebt.

Checklist tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek Hieronder vind je een korte checklist die je kunt gebruiken tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek. Je weet daardoor zeker dat alle belangrijke punten aan bod komen:

Contractvorm (tijdelijk, vast of flex)

Bruto salaris

Bonusregeling / dertiende maand

Arbeidsuren en werktijden

Mogelijkheid tot thuiswerken

Vakantiedagen en verlof

Doorgroeimogelijkheden

Opleidingsmogelijkheden

Reiskostenvergoeding

Leaseauto of leasefiets

Telefoon of laptop van de zaak

Proeftijd en opzegtermijn

Kies voor jouw organisatie welke van de bovenstaande punten relevant zijn en doorloop deze tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek. Zorg dat je de regie houdt tijdens het gesprek, zo voorkom je dat het gesprek chaotisch wordt of te lang duurt, maar geef de sollicitant wel de ruimte om input te geven. Zo is de kans het grootst dat je samen tot een geslaagde deal komt.