Onboarding van nieuwe medewerkers: stappenplan

Waarom is het belangrijk?

Onboarding kent voordelen voor zowel werknemers als voor jou als werkgever. Laten we voordelen voor beide partijen op een rijtje zetten:

Voordelen voor de werkgever

• Je krijgt het hele inwerkproces lekker op de rit en ziet daardoor niets meer over het hoofd.
• Je zorgt ervoor dat je team zich vanaf dag één al helemaal thuis voelt. Eerste indrukken zijn goud waard, toch? Je voorkomt dat werknemers zich tijdens hun proefperiode niet op hun plek voelen en weer vertrekken.
• Je helpt je teamleden om nieuwe collega’s op gestructureerde en verantwoorde wijze te verwelkomen.
• Je werkt aan een sterke bedrijfscultuur waarin goed werkgeverschap centraal staat.

Voordelen voor de werknemer

• De werknemer komt in een warm bad terecht waarin het inwerkproces goed is geregeld.
• Onboarding neemt spanning weg en zorgt dat de werknemer precies weet waar die aan toe is en bij wie die terecht kan met vragen.
• Dankzij onboarding beschikt de nieuwe werknemer over de benodigde tools en informatie om een kickstart te maken.
• Onboarding helpt nieuwe medewerkers in no-time het bedrijf, het team en de functie te leren kennen.

Stappenplan voor het onboarden van nieuwe medewerkers

Je weet nu wat onboarding betekent en wat de voordelen hiervan zijn. Maar hoe pak een onboardingproces precies aan? Onze tip is om onboarding op te delen in vier fases die één voor één worden doorlopen. Tijdens deze vier fases staan de 4 C’s centraal:

• Connectie – De medewerker krijgt dankzij onboarding een connectie met het bedrijf en leert de missie, de visie en het DNA van de organisatie kennen.
• Cultuur – De medewerker maakt kennis met bedrijfscultuur en komt in aanraking met de kernwaarden, werkwijze en omgangsnormen binnen het team.
• Compliance – De medewerker leert de regels, normen en verantwoordelijkheden van de organisatie kennen en ontdekt wat hun rol daarin is.
• Collega’s – De medewerker maakt kennis met de collega’s binnen het team en ontdekt wie welke verantwoordelijkheden draagt en met wie ze gaan samenwerken.

De vier fases van onboarding zijn alle gericht op deze 4 C’s. De fases zelf verlopen als volgt:

Fase 1. Voordat de medewerker start

De eerste fase van de onboarding is de fase voordat de nieuwe medewerker bij je bedrijf start. Tot deze fase behoren allereerst formaliteiten op contractueel gebied. Denk aan zaken als arbeidsvoorwaarden – is alles uit het arbeidsvoorwaardengesprek ook echt vastgelegd? En hoe zit het met praktische dingen zoals toegang tot clouddiensten, de lease-auto en de laptop? Zorg ervoor dat alles klaarstaat, zodat er geen vervelende verrassingen zijn op de eerste dag.

Naast bovenstaande formaliteiten, draait fase 1 er ook om dat je nieuwe collega zich welkom en geïnformeerd voelt. Weet hij of zij bijvoorbeeld al wie hem of haar opwacht op die eerste dag en wat het programma is? Een klein berichtje vooraf kan al een groot verschil maken – het haalt de spanning weg en zorgt voor een soepele start.

Ten slotte is het in deze fase belangrijk dat je de nieuwe werknemer uitnodigt voor de reguliere meetings en stand-ups. Ook het vooraf aankopen van eventuele trainingen is belangrijk. O, en een tip: verras ze met een leuk welkomstcadeau! Iets persoonlijks of grappigs kan een onvergetelijke eerste indruk maken.Hieronder vind je enkele voorbeelden:

• Snoeppakket
• Boek over persoonlijke of professionele groei
• Stijlvol notitieboekje en pen
• Handgeschreven kaartje met bloemen of een cadeaubon
• Wellnesspakket
• Goodiebag
• RVS-waterfles met je logo erop
• Sporttas en handdoek met je logo erop

Fase 2. De eerste werkdag

We weten allemaal hoe spannend de eerste werkdag kan zijn toch? De nieuwe werknemer komt in een nieuwe omgeving terecht en dat is vaak even wennen. Dankzij onboarding kun je een deel van deze spanning wegnemen. Dat doe je als volgt:

Geef de werknemer op de eerste werkdag de kans om rustig te wennen. Gooi hen dus niet meteen in het diepe, maar zorg dat er iemand klaar staat om hen op te vangen en te begeleiden. Een rondleiding en introductie met het team horen erbij. Maak het persoonlijk, laat ze zien dat ze erbij horen.

Daarnaast is het slim om de werknemer uit te leggen met welke softwareprogramma’s die gaat werken, wat de wachtwoorden zijn, hoe de cloud werkt, dat soort zaken. Neem ze mee naar een teammeeting, zo krijgt de werknemer alvast een sneakpeak van hoe jullie dingen doen. Actief deelnemen is tijdens die meeting uiteraard nog niet nodig.

Leg de werknemer ook uit bij wie die terecht kan voor vragen. Een helder overzicht van de eerste paar dagen is goud waard. Dit helpt om onzekerheden weg te nemen en zorgt ervoor dat de onboarding gestroomlijnd verloopt.

Voor nieuwe werknemers is het niet alleen fijn om te weten wat er van hen verwacht wordt, maar ook hoe belangrijk ze zijn voor het grotere plaatje. Leg de werknemer dus goed uit wat de missie, visie en kernwaarden zijn van het bedrijf en welke rol de medewerker hier zelf in vervult.

Neem aan het einde van de eerste werkdag even kort de tijd om te vragen hoe hun eerste dag was. Dit toont dat je hun mening waardeert en dat je betrokken bent.

Fase 3. Na de eerste werkweek

Tijdens de eerste werkweek krijgt de werknemer een hoop indrukken te verwerken. Het doel van deze week is dat de werknemer vertrouwd raakt met het werk, de collega’s en de organisatie in de brede zin. Forceer dit proces niet, maar pak dit stapsgewijs aan. Vraag daarbij ook gerust om de input van de werknemer zelf.

Zorg dat je aan het einde van de week wederom een gesprek inplant om de voortgang te bespreken. Laat de werknemer weten dat die open en eerlijk mag zijn, ook als bepaalde zaken niet goed zijn verlopen. Zo bied je hen een optimale onboarding-ervaring.

Bespreek ten slotte wat er de komende weken op de planning staat. Na de eerste week krijgen nieuwe werknemers vaak hun eerste projecten toegewezen. Daar werken ze aan onder supervisie van een ervaren collega. Leg de nieuwe werknemer uit welke werkzaamheden de komende weken op hun bureau komen te liggen en met wie ze gaan samenwerken.

Fase 4. Na vier tot acht weken

Als de eerste maand voorbij is, beginnen de puzzelstukjes op hun plaats te vallen. In de periode van vier tot acht weken na de aanstelling, komt de focus van de onboarding daardoor meer te liggen op de kwaliteit van het werk en op het opbouwen van  verantwoordelijkheden.

Betrek zowel de nieuwe werknemer als de rest van het team hierbij.  Bespreek onderlinge verwachtingen en hoe je de werknemer kunt helpen om het maximale uit hun werk te halen. Houd in deze periode nog regelmatig een check-in om te zien hoe het gaat en waar je eventueel kunt helpen.

Voorbeelden van onboarding apps

Bedrijven maken steeds vaker gebruik van applicaties om hun onboardingproces in te richten. Met een app kun je een groot deel van het inwerkproces stroomlijnen en automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld in Notion een onboarding-omgeving bouwen waarin alle benodigde informatie staat die de nieuwe werknemer nodig heeft. Dit is heel laagdrempelig en ook nog eens gratis.

Er zijn ook professionele tools op de markt die speciaal bedoeld zijn voor het onboarden van nieuwe medewerkers. Voorbeelden daarvan zijn:

• Enboarder
• Connecteam
• Product Fruits
• Appical
• Oneteam
• Succesful@Work

Het grote voordeel van een onboarding-app is dat elke nieuwe werknemer dezelfde onboardingervaring heeft. Het inwerkproces binnen je organisatie wordt hierdoor optimaal gestroomlijnd. Werknemers weten precies waar ze aan toe zijn en jij als werkgever weet zeker dat je geen enkel onderdeel van het onboardingproces over het hoofd ziet.