Vind het juiste talent op Magnet.me

Stagiairs begeleiden: een stappenplan

Stagiairs zijn niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Veel bedrijven maken ruimte voor het begeleiden van stagiairs. Enerzijds omdat stagiairs een frisse blik brengen in de organisatie en anderzijds omdat de werkgever en stagiair zo eerst kunnen kijken of ze een match zijn, voordat ze een fulltime werkrelatie aangaan.  Dat een stage een voorportaal is voor een baan, blijk onder andere uit onderzoek van Magnet.me: 1 op de 4 werknemers eerst stage heeft gelopen bij zijn of haar huidige werkgever. Dit geldt niet alleen voor  grote corporates. Een start-up zonder stagiairs is immers ook ondenkbaar. Toch haal je met een stagiair niet alleen extra manpower in huis,  er komt ook een grote verantwoordelijkheid bij kijken. Het namelijk voor zowel stagiair als voor de werkgever belangrijk stagiairs goede te begeleiden. In dit artikel vind je alles wat moet weten om een stagiair in jouw organisatie goed te begeleiden.

 

Welke taken geef je een stagiair?

 

Studenten die bij jou stage lopen zetten hun eerste stap in een professionele omgeving. Dit maakt het begeleiden van stagiairs volledig anders dan leiding geven aan (young) professionals. Als je een stagiair hebt aangenomen is het verstandig om hem of haar meteen een onboarding of introductiedocument te  sturen. Zet hierin ook wat tips voor het lopen van een stage zodat ze zich goed kunnen voorbereiden. Het is goed om op de eerste stagedag meteen elkaars verwachtingen te bespreken. De stagiair heeft ongetwijfeld je vacaturetekst gelezen en heeft waarschijnlijk ook een sollicitatiegesprek gehad. Toch is het goed om de kerntaken nogmaals samen door te lopen. Stel hierbij wat jij belangrijk vindt dat de stagiair gaat doen, maar vraag ook wat de stagiair zelf het liefst doet, en wil leren, en probeer dit in het takenpakket te verwerken en stel daarnaast een ontwikkelplan op. Vaak hebben stagiairs ook een stage-opdracht mee van hun opleiding. Bespreek deze met de stagiair,maak een plan voor de invulling van dit project en stel de begeleiding van een stagiair daarop af. 

 

Feedback gesprekken, hoe kun je dit het beste doen?

 

“Feedback is een cadeautje”, zegt men. Nou, voor de stagiair die je begeleidt en die voor het eerst professionele feedback krijgt is het vooral heel spannend.  Houd daar dus rekening mee. Benadruk dat inzet en leervermogen tijdens een stage belangrijker is dan resultaat; een stage loop je immers ook om te leren. . Begin met het uitspreken van je waardering voor de dingen die de stagiair goed doet. Behandel daarna pas de gebieden waar ‘nog ruimte voor verbetering’ is en formuleer hier concrete doelen voor – en schrijf deze ook op. Tot slot is het belangrijk te realiseren dat stagiairs niet vaak meteen uit zichzelf om hulp zullen vragen omdat ze niet de indruk willen wekken dat ze iets niet goed doen. Benadruk daarom zo vroeg mogelijk in de begeleiding van een stagiair, dat ze je altijd alles mogen vragen en dat je dat zelfs graag ziet. Zo kan jij je stagiairs het beste begeleiden.



Geheimhoudingsverklaring stagiair opstellen

 

Een van de belangrijkste dingen bij een stageovereenkomst is het opstellen van een geheimhoudingsverklaring. Het kan zijn dat de stagiair die jij begeleid met gevoelige informatie van klanten in aanraking komt en dan bouw je logischerwijs graag een zekerheid in om te voorkomen dat deze informatie op straat komt te liggen. Om jullie gegevens en die van jullie klanten te beschermen is het goed om in de geheimhoudingsverklaring op te nemen dat de geheimhouding zowel tijdens als na de stage dient te gelden. Op  het ondernemersplein van de KVK vind je tips over het opstellen van een geheimhoudingsverklaring voor stagiairs. 

 

Vergoeding stagiair 

 

Als werkgever ben je niet wettelijk verplicht om een stagevergoeding uit te keren. Dit  is omdat een stage als ‘leertraject’ wordt gezien. De gedachte hierachter is dat de stagiair dus eigenlijk wordt uitbetaald in opgedane kennis. Alleen daarom is al is het ontzettend belangrijk dat je begeleiding van stagiairs goed regelt. Het is echter wel gebruikelijk (en wel zo fair) om stagiairs een stagevergoeding te geven en studenten kunnen dit dus redelijkerwijs verwachten. De gemiddelde stagevergoeding van een hbo-student ligt tussen de €200 en €350 per maand. Universitaire studenten krijgen gemiddeld een stagevergoeding van tussen de €250 en de €450.  

 

Beoordeling stagiair

Een stagiair is er vooral om te leren. Bij een leertraject hoort natuurlijk naast begeleiding ook een beoordeling. Afgezien van hoe de stagiair het bij jou heeft gedaan, wordt hij of zij vaak ook beoordeeld vanuit de opleiding. Grote kans dat je stagiair hiervoor al een stageplan heeft moeten schrijven en een beoordelingsformulier heeft meegekregen. Vrijwel alle opleidingen delen dit formulier ook graag met jou als stagebegeleider omdat jij natuurlijk nauw betrokken bent bij de stagewerkzaamheden. Dit geef dus al veel houvast. Mocht je de stagiair die jij begeleidt ook nog een eigen beoordeling willen geven, grijp dan terug op het ontwikkelplan dat jullie samen hebben gemaakt en bekijk in hoeverre de stagiair zich op deze punten heeft ontwikkeld. 

 

Afscheid stagiair: wat is een leuk cadeau?

 

Als jouw stagiair na een aantal maanden je team weer verlaat, wil je hem of haar natuurlijk iets meegeven. Een persoonlijk cadeau aan het eind van een stage is een teken van waardering. Hoe persoonlijker je dit cadeau maakt, hoe meer de stagiair zijn of haar tijd bij jou zal herinneren, waarmee hij/zij na zijn of haar stage ook een ambassadeur wordt voor jouw bedrijf. Maak dit zo persoonlijk mogelijk: een T-shirt met een teamfoto is bijvoorbeeld al veel leuker dan een generieke cadeaubon. Het kan natuurlijk ook allebei.  Als je stagiair zich echt onmisbaar heeft gemaakt voor jouw organisatie is een baan natuurlijk het mooiste cadeau!

 

Stagiairs werven, hoe doe je dat?


Omdat stagiairs nou eenmaal erg gewild zijn, kan het lastig zijn om de juiste stagiairs te vinden. Vroeger was de toegang tot hoogopgeleid talent voor stages alleen voorbehouden aan grote bedrijven met dikke recruitment budgetten en grote recruitment teams, maar tegenwoordig is dankzij websites als Magnet.me stagiairs werven ook mogelijk voor kleinere bedrijven.