Medior medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Werken bij het ministerie van Defensie, maar niet als militair?

Wanneer je kiest voor een baan bij Defensie, dan kies je voor maatschappelijk relevant werk. Je draagt echt iets bij aan een veilig Nederland.
Inmiddels zetten zo’n 80.000 collega’s, militairen en burgers, zich dagelijks in voor een veilig Nederland. Wil jij in het vakgebied Dynamisch Informatiebeheer als burger bijdragen aan een professionele Defensieorganisatie en daarmee aan vrede en veiligheid in binnen- en buitenland?

Medior medewerker Dynamisch Informatiebeheer

Ministerie van Defensie

Als Medior medewerker DIB ben je medeverantwoordelijk voor het uitvoeren van controles, het opzetten van de dossierstructuur en de ondersteuning van jouw collega’s. Daarnaast ben jij dé adviseur voor de bedrijfsvoering, onze klant. We zoeken een teamspeler die het initiatief durft te nemen.

Wat ga je doen?

Defensie treedt informatiegestuurd op, het is daarom van belang dat informatie up to date en snel beschikbaar is. Als Medior Medewerker Dynamisch Informatiebeheer (DIB) ben je hier medeverantwoordelijk voor.
Je adviseert lijnfunctionarissen en andere gebruikers op het gebied van Documentair Informatiebeheer (DI). Dit doe je door het verzamelen van relevante informatie over de opslag en ontsluiting van documentaire informatie en het onderzoeken op welke wijze de inrichting van de DI kan plaatsvinden. Daarnaast formuleer je adviesvoorstellen voor het inrichten van de DI. Ook signaleer je knelpunten bij de uitvoering van de DI-werkzaamheden en adviseer je over mogelijke oplossingen. Verder lever je bijdragen aan het opstellen van informatieprofielen.

Je adviseert de senior over het verstrekken van autorisaties en voert het beheer over de autorisaties. Verder bereid je rapportages voor en maak je over te dragen archieven overdracht gereed. Het kan ook voorkomen dat je andere DIB-loketten moet ondersteunen.

Je bent verantwoordelijk voor de diepte-ontsluiting en het metadateren van ingekomen, uitgaande en interne documenten, inbegrepen de documenten van bijzondere aard. Verder bereid je de dossiervorming voor, rekening houdend met efficiënte raadpleging, bewaring en vernietiging.
Binnen het team verzorg je het documentatiebeheer door het toepassen van informatieprofielen. Je stemt papieren documenten met (digitale) documenten en gegevensbestanden af op het netwerk en je geeft sturing aan de behandeling van documenten.

Ten behoeve van de informatieverstrekking aan gebruikers verzorg je mede de loketfunctie door het beschikbaar stellen van documenten en gegevensbestanden. Je levert managementinformatie uit de DI-systemen en adviseert bij het zelfstandig raadplegen van informatie. Je verstrekt en verwerkt informatie uit Hoog Gerubriceerde Informatiesystemen op het operationele terrein (vredes- c.q. humanitaire missies).

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling

Dit bieden we nog meer

Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.

Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het Individueel Keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden.
Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

Voor deze functie zijn we vooral op zoek naar iemand die enthousiast en gemotiveerd is om voor ons te komen werken. De ideale kandidaat heeft:

• HBO/MBO+ opleiding of een daarmee vergelijkbare combinatie van opleiding en ervaring.
• SOD 1 (GO) of DIOR-modules zijn een pre. Als je deze niet hebt, dan krijg je de mogelijkheid om deze via Defensie te behalen.
• Kennis van de Engelse taal op middelbaar niveau.
• Kennis van de Franse taal op basisniveau.
• Enige ervaring met procedures en terminologie op het gebied van de documentaire informatie.
• Ervaring/affiniteit in/met het gebruik van standaard kantoorsoftware.
• Ervaring in het adviseren van de klant: hiervoor moet je een of meer functies als documentaire informatieverzorger hebben vervuld.

Daarnaast heb je bij voorkeur kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Wet Overheid op Orde en de Algemene Verordening Gegevensbescherming en weet deze toe te passen.
Je bent in het bezit van goede contactuele vaardigheden en overtuigingskracht, je kunt zelfstandig en nauwkeurig werken, je bent discreet en je hebt een dienstverlenende instelling.

Competenties

• Communiceren: Omdat je veel met de klant in contact staat en je deze zowel schriftelijk als mondeling moet kunnen helpen.
• Flexibiliteit: Mocht de situatie erom vragen, dan kun jij je aanpassen.
• Klantgerichtheid: Jij bent het eerste aanspreekpunt voor de klant en je herkent haar/zijn behoeften en belangen.
• Organisatiegerichtheid: Je houdt rekening met de bijzondere omgeving waarbinnen je werkt; discretie staat hierbij voorop.
• Integriteit: Je handelt naar eer en geweten, in overeenstemming met geldende waarden, normen en regels.
• Leervermogen: Je leert van nieuwe situaties en ervaringen en hebt inzicht in jouw eigen sterke en zwakke punten.

Hier kom je te werken

Meer over Commando Materieel en IT

Het onderdeel waar je gaat werken is COMMIT, JIVC, Dynamisch Informatiebeheer, Team CLRS (Commando Lucht- en Ruimtestrijdkrachten) in Breda.
De afdeling COMMIT/JIVC/Informatiebeheer is verantwoordelijk voor het inrichten en uitvoeren van het Informatiebeheer voor heel Defensie.

COMMIT zet zich in om collega’s in binnen- en buitenland het best mogelijke te bieden: het beste materieel, de beste voorraden en de beste ICT. Zo kunnen zij hun werk zo krachtig en effectief mogelijk doen.

Het JIVC is dé leverancier van I(C)T-gerelateerde producten en diensten voor Defensie, zowel voor operationele, bestuurlijke als voor ondersteunende processen.
Het JIVC levert daarmee een enorme bijdrage aan het voortzettingsvermogen van de krijgsmacht. Het JIVC is ook het kenniscentrum voor vorming van I(C)T-beleid en -bedrijfsvoering en geeft adviezen aan beleidsmakers, opdrachtgevers en klanten.

Onder de vlag van JIVC, de IT organisatie van Defensie als onderdeel van het Commando Materieel en IT (COMMIT), ga je binnen de afdeling Dynamisch Informatie Beheer aan de slag. Het team DIB CLRS bestaat uit 21 collega’s in alle leeftijdsgroepen. In de pauze gaat een groepje collega’s vaak even wandelen buiten de deur.

Als deze functie (dit is geen IT-functie!) je goed afgaat, dan zijn er binnen het team doorgroeimogelijkheden. En na een gedegen inwerkperiode is het ook mogelijk om af en toe vanuit huis te werken.

Over Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek (VGB niveau B) en referentiecheck maken deel uit van de selectieprocedure.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Om in aanmerking te komen voor deze functie moet je afkomstig zijn uit een land uit de Europese Economische Ruimte. Mocht dit niet het geval zijn dan beschik je over een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA).