Management Assistent Fleet

Werk jij graag in het hart van de Rotterdamse haven en vind je het leuk om structuur te brengen in een dynamische omgeving? Als Management Assistent bij Asset Management Fleet speel jij een onmisbare rol in het ondersteunen van een team dat werkt aan onze unieke vloot van patrouille- en surveyvaartuigen én aan de veiligheid van onze medewerkers. Je houdt overzicht, denkt vooruit en je zorgt, dat alles soepel loopt. Een veelzijdige functie op twee inspirerende locaties het WPC en de Eemhaven.

Wat ga je doen?

Als managementassistent ondersteun je de Manager Fleet en werk je nauw samen met de (assistent-) assetmanagers. Je hebt een breed en afwisselend takenpakket, waarin je veel vrijheid krijgt om zaken zelfstandig te organiseren.

Je kerntaken:

• Bewaken van lopende zaken en het opvolgen van acties.
• Aanspreekpunt zijn voor de afdeling en collega’s adviseren over interne besluitvorming.
• Controleren van documenten op kwaliteit en beleidseisen.
• Complex agendabeheer en mailboxbeheer.
• Verwerken van correspondentie.
• Plannen en voorbereiden van afspraken en afdelingsoverleggen.
• Regelen van facilitaire zaken.
• Diverse (financiële) administratieve werkzaamheden, inclusief back-up voor een collega.

Wat bieden we jou?

• Geweldige collega’s: Je werkt samen met betrokken collega’s en kunt (als je wilt) deelnemen aan een bruisend sociaal leven via onze actieve medewerkersnetwerken.
• Aantrekkelijke, zelfstandige functie: Eigen initiatief wordt gestimuleerd en jouw impact is direct merkbaar. Dit is jouw kans om bij te dragen aan Europa’s grootste haven.
• Flexibele werkweek: 36 uur waarbij we een goede werk-privébalans stimuleren (40 uur bespreekbaar).
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden: Ruime keuze aan trainingen en opleidingen om jezelf verder te ontwikkelen.
• Vitaliteit en welzijn: Korting op sportschool en vers fruit op kantoor.
• Competitief salaris: Afhankelijk van jouw opleiding en ervaring een max. startsalaris van € 3.571,- bruto per maand (36 uur).
• Reiskostenvergoeding: Voor auto, fiets of 1e klas OV, wij zorgen voor een passende vergoeding.
• Flexibel beloningsbudget: 19,6% bovenop je maandsalaris, opgebouwd uit vakantietoelage (8%), dertiende maand (8,33%), vitaliteitsbijdrage (2,3%) en een extra budget (0,97%). Inzetbaar voor extra verlof, pensioen, duurzame investeringen of opleidingen.
• Dienstverband: Jaarcontract bij start.
• Pensioenregeling: Uitstekende regeling via ABP, 70% premie door ons vergoed.
• Laptop en mobiele telefoon van de zaak.

Voor meer informatie over onze arbeidsvoorwaarden, kijk in onze CAO.

Afdelingsinformatie

Asset Management houdt het haven- en industriecomplex beschikbaar en bereikbaar voor klanten en gebruikers. We werken op een moderne en efficiënte manier aan assetmanagement waarbij veiligheid, duurzaamheid, innovatie, data en klantgerichtheid centraal staan.

De afdeling bestaat uit vier lijnafdelingen, waaronder Fleet. Fleet beheert onder andere:

• Patrouillevaartuigen, surveyvaartuigen, een directievaartuig en ander materieel.
• Veiligheidsmiddelen en persoonlijke uitrusting voor ons operationeel personeel.

Binnen het team heerst een informele sfeer. We ondersteunen elkaar bij drukte of afwezigheid en houden rekening met ieders werkdruk en werkplezier.

Wat vragen wij van jou?

• MBO+/HBO werk- en denkniveau en enkele jaren ervaring in een secretariële of management ondersteunende rol.
• Je bent een sterke organisator, die overzicht houdt en zelfstandig werkt.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een servicegerichte, toegankelijke houding.
• Je bent vaardig met MS Office, SharePoint en Teams.
• Ervaring met SAP is een pré.

Competenties die wij belangrijk vinden om succesvol te zijn in deze functie:

Effectief communiceren: Je verstrekt tijdig relevante informatie, zowel mondeling als schriftelijk, en bent respectvol naar anderen toe.

Kwaliteitsfocus: Je werkt zorgvuldig en streeft ernaar om een waarneembaar goed resultaat neer te zetten. Je houdt je nauwgezet aan gemaakte afspraken en bent betrokken bij het behalen van kwalitatieve doelen.

Klantgerichtheid: Je luistert goed naar wat de klant zegt en vraagt door als iets niet duidelijk is. Je maakt duidelijke afspraken en houdt de klant op de hoogte van de voortgang. En als er iets misgaat, neem je de verantwoordelijkheid om problemen op te lossen. Je handelt integer door een zorgvuldige afweging te maken tussen de belangen van de klant, de belangen van de organisatie en de geldende wet- en regelgeving.

Verandervermogen: Je blijft onder (tijds-)druk activiteiten zo adequaat mogelijk uitvoeren. Je past je gemakkelijk aan nieuwe omstandigheden aan en bent flexibel genoeg om van gedachte of mening te veranderen bij nieuwe inzichten.