Facilities Coordinator

Ben jij een servicegerichte held(in), die graag regelt en organiseert? Schakel je daarnaast gemakkelijk tussen verschillende systemen en mensen in een internationale omgeving? Dan zoeken wij jou als Facilities Coordinator voor onze kantoren in Eindhoven, Utrecht en ondersteuning voor overige kantoren in het land.

Wij zijn op zoek naar een proactieve en gestructureerde Facilitair Coördinator om de dagelijkse gang van zaken in onze kantoren te ondersteunen. Dit is ideaal gezien een fulltime functie op locatie, voor iemand met 1 - 2 jaar ervaring binnen de facilitaire dienstverlening. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers, aannemers en bezoekers en zorgt ervoor dat het kantoor goed en veilig functioneert. Je ondersteunt bij gepland en ad-hoc onderhoud, draagt bij aan de gezondheid & veiligheid en coördineert de leveranciers en diensten op kantoor.

Receptiewerkzaamheden

• Verwelkomen van bezoekers en hen efficiënt doorverwijzen naar de juiste persoon
• De SThree-waarden vertegenwoordigen en naleven in interacties met klanten en medewerkers
• Inkomende en uitgaande post en leveringen afhandelen
• Zorgen dat het kantoor en de vergaderruimtes netjes en representatief zijn
• Kantoor rondleidingen geven en introducties verzorgen aan nieuwe medewerkers

Facilitaire werkzaamheden

• Beheren van interne systemen voor facilitaire meldingen
• Ondersteunen bij het up-to-date houden van de facilitaire SharePoint en andere systemen
• Dagelijkse controlerondes en wekelijks gedocumenteerde facilitaire inspecties uitvoeren
• Leiden van en deelnemen aan toegewezen projecten
• Organisatie van gepland en reactief onderhoud en zorgen dat dit tijdig wordt uitgevoerd
• Samenwerken met het schoonmaakbedrijf om het kantoor netjes en schoon te houden
• Inkoop en voorraadbeheer: zorgen dat voorraden op peil zijn en bestellen van kantoorartikelen e.d.
• Samenwerken met de verhuurder om een veilige en prettige werkomgeving te waarborgen
• Assistentie verlenen of leiding nemen bij het organiseren van bedrijfsevenementen en borrels

Administratief

• Documentbeheer en registratie van bevindingen tijdens de wekelijkse kantoorinspecties
• Aanmaken en beheren van inkooporders
• Verantwoordelijk voor e-mails en interne communicatie voor de kantoren
• Ondersteuning bij leverancierscoördinatie en contractbeheer

Environment Health & Safety

• Beheren en aanmelden van bezoekers en rapportage van eventuele incidenten
• Beheer van personeelslockers en verantwoordelijkheid voor sleutelbeheer en beveiliging van het kantoor
• Optreden als bedrijfshulpverlener (BHV) – training wordt verzorgd indien nodig
• Zorgdragen voor voldoende BHV’ers op kantoor en controle op EHBO-voorraden
• Rapporteren en documenteren van ongevallen en incidenten
• Toezien op de naleving van gezondheids- en veiligheidsvoorschriften
• Assisteren bij de uitvoering van de RI&E
• Beoordelen van de veiligheid van aannemers en leveranciers en waar nodig werkvergunningen afgeven
• Ondersteunen van medewerkers bij het ergonomisch instellen van werkplekken op kantoor
• Rol van ‘green champion’: beheren en rapporteren over duurzaamheidsactiviteiten en het promoten en stimuleren van best practices rond recycling en groene initiatieven
• Afstemming met gebouwbeheer over ESG-initiatieven
• Zorgdragen dat alle wettelijke veiligheidsborden actueel en zichtbaar zijn op kantoor
• Organiseren en documenteren van brandrisico-assessments en uitvoeren van bijbehorende acties

Wie ben jij? Jij bent leergierig en bezit sterke communicatieve vaardigheden. Een afwisselende baan geeft jou energie en je kan snel schakelen. Je deinst niet terug voor een uitdaging en vindt het belangrijk echt impact te maken.

Gewenste kwalificaties

• 1 - 2 jaar werkervaring binnen het facilitaire werkveld
• Certificaten op het gebied van Health, Safety & Environment zijn een pré
• Sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden
• In staat om goede werkrelaties op te bouwen en een servicegerichte aanpak te hanteren
• Flexibel en met uitstekend oog voor detail
• Goed in het stellen van prioriteiten en werken met deadlines
• Administratief onderlegd en nauwkeurig in documentatie en rapportages
• Ervaring met IT-systemen, inclusief kennis en ervaring met MS Office
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk

Wat krijg je ervoor terug?

• Een uitdagende en verantwoordelijke baan bij een organisatie die jou de hulp biedt jezelf op persoonlijk en professioneel vlak verder te ontwikkelen
• Een 37,5-urige werkweek (van maandag t/m vrijdag)
• 25 vakantiedagen plus een hele dag extra vrij op jouw verjaardag en 5 betaalde dagen voor het uitvoeren van vrijwilligerswerk
• 5 Care Days
• Deelname aan een collectief pensioenfonds en zorgverzekering
• Opleidingsmogelijkheden via onze S3 Academy en externe partners
• Leuke trips, (sport)events, borrels en gave incentives!