Procesmanager

Procesmanagement bij het Nationaal Archief

Nationaal Archief

Het Nationaal Archief zoekt voor de afdeling bestuurszaken en bedrijfsvoering een collega om procesmanagement te implementeren. Zowel vanuit de hoek van Informatiehuishouding, de informatiebeveiliging, financiën als ook uit de applicatie management hoek is de behoefte gebleken dat de processen van het NA goed en eenduidig centraal worden vastgelegd en beheerd.

Het Ministerie van OCW waar het NA een agentschap van is verwacht ook van het NA dat het stappen maakt in de centrale vastlegging van processen om daarmee de beheersing van de risico’s van de organisatie te verbeteren.

Wat ga je doen

• Procesmanagement opzetten binnen het Nationaal Archief met onder meer een na te streven volwassenheidsniveau voor business proces management (Soll, gewenste situatie) en daartoe richtinggevende voorstellen aan het MT voorleggen ter besluitvorming.
• De applicatie Mavim –bedoeld voor het vastleggen en raadplegen van processen– implementeren, inrichten en vullen en het gebruik ervan verankeren binnen het Nationaal Archief.
• Afdelingen binnen de organisatie ondersteunen bij het analyseren, beschrijven en optimaliseren van hun bedrijfsprocessen. Daartoe leg je in Mavim informatie over het proces en de (link naar de) procesbeschrijving vast.
• De samenwerking op het gebied van procesmanagement intern NA en met het bestuursdepartement OCW vorm geven gericht op de invoering van de binnen OCW gehanteerde methodiek van procesbeheer en die methodiek door ontwikkelen voor het NA.
• Het verbeteren van de interne beheersing en kwaliteitsborging in alle proces-ketens en werkprocessen van het Nationaal Archief, zodat de risico’s in beeld zijn en waar nodig worden beheerst.
• Aandachtspunten aankaarten in informatiebeheer en procesmanagement vanuit verschillende invalshoeken
• De binnen processen gebruikte systemen en belangrijkste data vastleggen in Mavim. Daartoe zoek je de verbinding met applicatiemanagement, Informatiehuishouding, informatiebeveiliging en de functionaris gegevensbescherming.
• Opstellen van rapportages die inzicht bieden in de kwaliteit van de processen van het NA en het MT NA daarover adviseren mede in relatie tot het te bereiken volwassenheidsniveau.
• Deelnemen aan intern en extern overleg.

Competenties

• Op verschillende detailniveaus analyseren en ontwerpen
• Plannen en organiseren
• Vastleggen van processen
• Omgevingsbewustzijn
• Klantgericht
• Voortgangscontrole
• Adviesvaardigheden

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Je hebt een afgeronde opleiding op Hbo- of WO-niveau met vakken gerelateerd aan procesmanagement dan wel aantoonbare relevante kennis en werkervaring in procesmanagement.
• Je hebt ervaring met ontwikkelen, organiseren en implementeren van procesmanagement methodieken en systemen.
• Je hebt ervaring met Mavim, MS office Visio.
• Je bent communicatief sterk.
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring, waaronder bij voorkeur ervaring in een overheidsorganisatie en aantoonbare ervaring met bedrijfsprocesmanagement en AO/IC.
• Kennis van informatiemanagement, applicatie portfolio management, risicobeheersing, AVG en/of datasecurity zijn een pré.
• Je hebt ervaring met de meest gangbare procesbeschrijvingsmethodieken en methodieken voor procesverbetering, zoals Lean Sigma.

Hier kom je te werken

Afdeling Bestuurszaken en Bedrijfsvoering

De afdeling Bestuurszaken en Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat alle medewerkers van het Nationaal Archief hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Naast bedrijfsvoeringstaken voeren we taken op het gebied van bestuurlijke en juridische advisering en bestuursondersteuning uit. We hebben een adviserende, faciliterende en uitvoerende rol én zijn partner in business. Zo adviseren we de organisatie met betrekking tot financiën, inkoop, facilitaire zaken en personeel en organisatie. Ook bewaken we de aansluiting bij ministerie- en rijksbrede ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering.

Over het Nationaal Archief

Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.