Medewerker Bureau Pedel

Heb je gevoel voor tradities en vind je het leuk om plechtigheden te begeleiden? Krijg je energie van nauwgezet organiseren en administreren? Ben je dienstverlenend ingesteld? Dan is dit jouw functie!

Werken bij Bureau Pedel aan de Vrije Universiteit Amsterdam

Bureau Pedel is een team van vijf vaste medewerkers, die samen verantwoordelijk zijn voor het vlekkeloos laten verlopen van academische plechtigheden van de VU, zoals promoties en oraties. Dit gebeurt aan de hand van hiervoor opgestelde protocollen. Daarnaast is Bureau Pedel verantwoordelijk voor het promotievolgsysteem Hora Finita en de daaruit volgende werkzaamheden. Dit systeem is ingericht op basis van het promotiereglement en draagt zorg voor de bewaking en het optimaliseren van het administratieve proces rondom de promoties. Binnen Bureau Pedel is een vacature voor een allround-medewerker. In deze functie:

• Treed je op als Pedel bij academische plechtigheden
• Verricht je organiserende, administratieve, systeemtechnische en gebruikers-ondersteunende werkzaamheden

Jouw taken

• Het begeleiden ('lopen') van academische plechtigheden, met name promoties
• Het adviseren en ondersteunen van decanen en hoogleraren voorafgaand aan en tijdens de uitvoering van academische plechtigheden
• Het plannen, organiseren en voorbereiden van plechtigheden
• Het beantwoorden van eerstelijns helpdeskvragen van key-users, hoogleraren, promovendi en andere betrokkenen over het promotievolgsysteem Hora Finita, het promotiereglement en de geldende protocollen
• Het verrichten van administratieve werkzaamheden zoals het beoordelen van verzoeken toelating en titelpagina's, het maken van bullen en statements
• Het toezien op en bevorderen van de naleving van vastgestelde procedures, besluiten en afspraken inzake de promotietrajecten en het monitoren van de voortgang

Jouw profiel

• HBO werk- en denkniveau
• Ervaring met het werken met MS Office en digitale administratiesystemen
• Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
• Sociaal vaardig, communicatief, en goed kunnen samenwerken, gevoel voor verhoudingen en decorum, omgevingssensitief
• Zelfredzaam en zelfstandig werkend, in een team waarin collegialiteit en samenwerking belangrijk is
• Nauwkeurig, efficiënt, stressbestendig en in staat om zich ontwikkelingen snel eigen te maken

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.382,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.484,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Medewerker administratieve processen en systemen 4. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• Korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen

Over ons

Managementondersteuning
De afdeling Managementondersteuning is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en van de dienst Bestuurszaken. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT en verzorgt zij het officemanagement van de dienst. Managementondersteuning bestaat verder uit Bureau Pedel: het is verantwoordelijk voor de ondersteuning van academische plechtigheden en promotietrajecten. De afdeling telt 17 medewerkers.

Welkom bij de dienst Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken zorgt ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam bestuurlijk goed functioneert. We ontwikkelen de VU-brede visie, strategie en het beleid, en we zijn adviespartner voor bestuur, faculteiten, diensten en Raad van Toezicht. Ons takenpakket is breed: juridische advisering, onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, documentmanagement, Public Affairs, bedrijfsvoering. Daarnaast bewaken we governance, control en compliance, en we verzorgen academische plechtigheden.

Samen met faculteiten en diensten geven we richting aan de VU-strategie: werken aan een betere wereld, vanuit een positieve toekomstvisie die uitgaat van het ongekende potentieel van samenwerking. Talenten en inzichten bundelen, over de grenzen van disciplines heen: dat is dé manier om blijvende impact te genereren.

Kom je werken bij Bestuurszaken? Dan werk je mee aan het dagelijkse bestuur, het beleid en de strategie van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij BZ werken ruim 90 medewerkers verdeeld over 7 afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.