Executive Assistant

Executive Assistant bij Highberg Group – Amsterdam

Bij Highberg zijn we op zoek naar een ervaren en energieke Executive Assistant om ons Executive Board dagelijks te ondersteunen. Highberg is een consultancygroep met toonaangevende expertise in organisatie-, digitale en duurzame transformaties. Met meer dan 400 professionals in Nederland en Duitsland blijft Highberg groeien via een actieve buy-and-buildstrategie.

Dit is een sleutelrol voor een professional die floreert in een dynamische omgeving, graag structuur brengt in complexiteit en nauw betrokken wil zijn bij het strategische en operationele hart van een groeiende organisatie.

Jouw werkzaamheden als Executive Assistant bij Highberg

Je bent het organisatorische anker van het Executive Board en het Management Team van Highberg; je zorgt voor duidelijkheid, voorbereiding en opvolging in alles wat we doen. Je coördineert vergaderingen, projecten en communicatie binnen onze entiteiten en helpt het leiderschapsteam gefocust, afgestemd en effectief te blijven.

Executive & Board Support

• Beheer en coördineer alle Executive- en Boardvergaderingen, inclusief agendering, materialen en documentatie.
• Volg actiepunten en besluiten op en zorg voor tijdige opvolging en verantwoordelijkheid.
• Bereid managementvergaderingen en strategische sessies voor en organiseer deze.
• Zorg dat het Executive Board goed voorbereid is op belangrijke vergaderingen, evenementen en presentaties.

Project- & Procescoördinatie

• Ondersteun cross-functionele initiatieven en strategische projecten en bewaak structuur, tijdlijnen en voortgang.
• Creëer duidelijkheid en afstemming tussen stakeholders in een snelgroeiende, multi-entiteit omgeving.
• Draag bij aan continue verbetering van executive workflows, communicatie en governanceprocessen.

Communicatie & Relatiebeheer

• Functie als vertrouwd aanspreekpunt tussen het Executive Board en interne/externe stakeholders.
• Zorg voor duidelijke, tijdige en professionele communicatie binnen de organisatie.
• Bouw sterke werkrelaties op basis van vertrouwen, empathie en een positieve instelling.

Operationele Organisatie

• Bied algemene organisatorische ondersteuning aan het Executive Board, inclusief lichte reis- en logistieke taken waar nodig.
• Ga professioneel en discreet om met vertrouwelijke informatie.

Wat vragen wij?

• Meerdere jaren ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of Projectcoördinator op executive niveau.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden, met het vermogen om meerdere prioriteiten te managen in een dynamische omgeving.
• Ervaring met het coördineren van leiderschapsvergaderingen, het voorbereiden van materialen en het waarborgen van gestructureerde opvolging.
• Proactief, hands-on en betrouwbaar – je ziet wat nodig is en zorgt dat het gebeurt.
• Professionele volwassenheid gecombineerd met een vriendelijke, energieke en toegankelijke persoonlijkheid.
• Vloeiend in Engels en Nederlands; Duits is een pluspunt.

Wie ben jij?

• Zeer georganiseerd, detailgericht en stressbestendig.
• Proactief en vindingrijk – je anticipeert op behoeften en handelt voordat erom gevraagd wordt.
• Empathisch, vriendelijk en positief – een echte verbinder die sterke relaties opbouwt.
• Je floreert in een dynamische, ondernemende omgeving en geniet van het creëren van orde in complexiteit.
• Een teamspeler met een goed gevoel voor humor en een “let’s make it happen”-mentaliteit.

Wat bieden wij?

• Een salaris tussen €4.500 en €5.000 en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder mobiliteitsvoorzieningen, pensioen en verlof.
• Oprechte aandacht voor persoonlijke ontwikkeling waaronder coaching door collega’s, toegang tot en breed opleidings- en trainingsaanbod en een persoonlijk ontwikkelplan met bijpassende investeringen;
• Een plek binnen een uitdagende en groeiende organisatie waar het nemen van eigen verantwoordelijkheid wordt gewaardeerd, je de autonomie en vrijheid hebt om je werk flexibel uit te voeren met korte communicatielijnen met collega’s;
• Een prettige werkomgeving met een prettig en goed bereikbaar kantoor in Amsterdam, focus op prestaties als team en tal van sociale activiteiten zoals borrels, sportactiviteiten en teamsamenkomsten.