Executive assistant

Executive assistant

Met jouw organisatorische vaardigheden ondersteun je ons executive leadership team bij het realiseren van hun doel: een effectief en inspirerend leiderschapsteam zijn voor een groeiende SaaS-organisatie. Deze functie is cruciaal voor het soepel laten verlopen van onze organisatie. Kom ons dynamische team versterken op ons hoofdkantoor in Delft!

Wat ga je doen als executive assistant?

Als onze executive assistant zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt voor het TOPdesk executive leadership team. Je rol omvat vijf belangrijke gebieden. Ten eerste zorg je dat de agenda’s goed georganiseerd zijn. Je coördineert vergaderingen en helpt het executive team hun drukke schema’s op orde te houden. Dankzij jouw overzicht en planningsvaardigheden weet iedereen waar ze moeten zijn en wat er op de planning staat.

Jij bent ook het aanspreekpunt als het gaat om het voorbereiden van bestuursvergaderingen: je maakt duidelijke notulen en zorgt ervoor dat actiepunten bij de juiste mensen terechtkomen en worden opgevolgd. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en bent paraat om snel te reageren als er iets urgents gebeurt.

Reisplannen? Geen probleem. Jij regelt zakenreizen naar onze acht kantoren wereldwijd en zorgt ervoor dat alles geregeld is, zodat ons team zich kan focussen op hun werk.

Tot slot speel je een sleutelrol bij de organisatie van evenementen, zoals offsites en vergaderingen, in nauwe samenwerking met onze teams voor interne communicatie, eventmanagement en projectmanagement.

Waar kom je terecht?

Op ons hoofdkantoor in Delft! TOPdesk is een internationaal groeiend software- en consultancybedrijf en ontwikkelaar van de beste service management tool van Nederland. Met meer dan 800 collega’s in 8 landen werken we elke dag samen om de dienstverlening van onze klanten beter, slimmer en leuker te maken. De primaire voertaal binnen onze internationale organisatie is Engels.

Jouw team

Samen met een andere Executive Assistant ondersteun je onze CEO en zeven boardleden, die ieder verantwoordelijk zijn voor hun eigen domein. In deze rol ondersteun je de Chief Marketing Officer, Chief Revenue Officer, Chief Customer Officer en de Chief Technology Officer. Je rapporteert aan onze Chief of Staff.

Ben jij onze nieuwe executive assistant?

• Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie is vereist
• Je voelt je comfortabel bij het coördineren van de behoeften en agenda’s van C-level Executives
• Je hebt ervaring met het maken van notulen en het samenstellen van board packs, zowel handmatig als digitaal
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en bent assertief wanneer nodig
• Je beheerst de Nederlandse taal minimaal op B2-niveau en spreekt vloeiend Engels
• Je bent flexibel, stressbestendig en kunt als geen ander plannen en organiseren, met een sterk gevoel voor verantwoordelijkheid en integriteit
• Je voelt je thuis op kantoor, maar vindt het ook prettig om af en toe een dag geconcentreerd thuis te werken
• Je beschikt over een hbo-diploma of een vergelijkbaar werk- en denkniveau