Coördinerend Secretaris Open Overheid

Werken als Coördinerend Secretaris Open Overheid bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Dit ga je doen

Als Coördinerend Secretaris Open Overheid ondersteun en coördineer je het programma Open Overheid. Je ondersteunt de afdeling op het gebied van processen, planning, besluitvorming en doorontwikkeling van de afdeling en het programma. Je werkt samen met verschillende teams en stakeholders binnen en buiten het ministerie om transparantie en openheid te bevorderen. Je zorgt voor de voorbereiding en verslaglegging van overleggen, bewaakt de voortgang van acties en ondersteunt bij de communicatie rondom het programma. Je ondersteunt teamleden in het brengen van structuur en proces in trajecten en houdt je bezig met teamontwikkeling, planning & monitoring, P&O, inkoop en financiën. Deze rol is een combinatie van procesmatige ondersteuning en strategische advisering. Je bereidt overleggen voor, stemt dit af met de manager en zit interne vergaderingen voor.

Je houdt samen met de manager overzicht op alles wat er speelt binnen het onderdeel openbaarheid en kunt schakelen op strategisch en operationeel niveau als er iets nodig is. Het is aan jou om het grote palet aan projecten, hun inhoud en de eventuele gevoeligheden snel eigen te maken. Daarbij is het jouw primaire taak om zorg te dragen voor de samenhang daartussen en de verschillende besluitvormingsprocessen. Bij nieuwe ontwikkelingen of actualiteiten informeer jij direct het afdelingshoofd over relevante kansen en risico’s. Je werkt intensief samen met collega’s die zich meer bezighouden met beleid en expert zijn op de inhoud. Zo zorg je ervoor dat interdepartementale en interbestuurlijke overleggen goed zijn voorbereid en stukken door de inhoudelijke collega’s tijdig worden aangeleverd.

Je bent vaak het tussenstation tussen de diverse inhoudelijke teamleden en het afdelingshoofd, waarbij je stukken controleert en waar nodig optimaliseert en strategische elementen toevoegt. Je coördineert jaarplannen, rapportages en strategische plannen. Je stimuleert de onderlinge verbinding tussen onderdelen en draagt bij aan de integraliteit en samenhang van de diverse activiteiten van het programma. Jij weet wie je op welk moment moet aanhaken om af te stemmen, zodat relevante stakeholders goed zijn betrokken en stukken soepel geaccordeerd kunnen worden.

Daarnaast ben je vliegende keep voor het team als er gaten vallen. Je springt in om collega’s te ondersteunen of neemt soms tijdelijk projecten onder je hoede. Daarnaast is het ook mogelijk dat je meewerkt aan de inhoudelijke projecten met grote bestuurlijke belangen of strategische risico’s.

Je schrijft zelf ook stukken, annotaties en schrijft mee aan Kamerbrieven, waar nodig schakel je met secretariaten en je draait je hand niet om voor het opstellen van agenda’s, uitwerken van een overleg of het maken van een planning of PowerPoint. Voorbereiden en coördineren van rapportages en een goede P&C cyclus en afstemmen met collega’s binnen het team bedrijfsvoering, is een belangrijk deel van je taak.

Tot slot stuur je een (junior) secretaris aan; samen verdelen jullie het werk. Je staat ten dienste van het Kernteam, dat bestaat uit het afdelingshoofd en de vijf cluster coördinatoren. Je bent vaak een eerste aanspreekpunt voor collega’s bij problemen of vragen.

Een greep uit de brede werkzaamheden:

• Coördineren van het secretariaat van het programma Open Overheid.
• Voorbereiden, organiseren en notuleren van vergaderingen en bijeenkomsten.
• Voorbereiding teamoverleggen en teamdagen en het voorzitten daarvan.
• Jaarplanning, mijlpalenoverzicht en voortgangsrapportages ontwikkelen en bijhouden.
• Meedenken over teamontwikkeling, teamopbouw en organiseren werving en selectie.
• Voorbereidingen van gremia coördineren, indien nodig het coördineren en opstellen van annotaties voor de manager.
• Presentaties voor MT en andere besluitvorming voorbereiden.
• Financiën en Personeelsoverzichten bijhouden.
• Bewaken van de voortgang van acties en afspraken.
• Ondersteunen bij de communicatie en informatievoorziening rondom het programma.
• Samenwerken met interne en externe partners.

Dit bieden we

• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevant programma.
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd.
• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
• Samenwerking met gedreven collega’s in een dynamische omgeving.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.

Dit vragen wij

• Je bent een gedreven, strategische en ervaren professional die plezier heeft in het werken binnen een uitdagende en complexe omgeving.
• Je hebt ervaring met het werken bij de overheid op strategisch niveau, het liefst bij een kerndepartement.
• Je weet wat nodig is om binnen een omgeving met veel afstemming en overleg, toch snel zaken gedaan te krijgen, zonder in te leveren op kwaliteit.
• Je bent proactief, gestructureerd en werkt nauwkeurig.
• Je bent dienstverlenend en hands-on ingesteld en hebt aan een half woord vaak genoeg.
• Je bent een fixer en denkt altijd in mogelijkheden.
• Je werkt zelfstandig en gestructureerd en komt met uitgewerkte voorstellen ter afstemming met de manager.
• Je bent flexibel in het aanpassen van plannen.
• Je kunt goed omgaan met hoge dynamiek, werkt snel en houdt het hoofd koel in periodes van veel deadlines en drukte.
• Je bent iemand die snapt wat het werken binnen een pionierend veranderprogramma binnen een staande organisatie betekent en daarbinnen vrolijk, zelfstandig en strategisch kan opereren en resultaat behaalt.
• Je snapt hoe stakeholdermanagement binnen en buiten de organisatie werkt en kunt vanuit strategisch niveau schakelen met deze stakeholders.
• Je bent goed in schrijven en snapt dat het schrijven van een goede tekst ook veel schrappen en herschrijven vraagt en haalt plezier uit dit proces waarin je met collega’s tot scherpe, kwalitatief goede, politiek-bestuurlijke stukken komt.
• Ervaring met secretariële en coördinerende werkzaamheden.
• Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden.
• Affiniteit met het thema open overheid en transparantie.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding.

Competenties

• Strategisch denken en handelen
• Resultaatgericht en gedreven werken
• Verbindend werken
• Overkoepelend kunnen denken
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit
• Goede adviesvaardigheden
• Stakeholdermanagement
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden
• Stressbestendig, flexibel, sociaal en toegankelijk
• Prioriteren en procesmatig werken
• Vaardigheden in procesmanagement en het begeleiden van sessies

Vereisten

• Minimaal WO denk- en werkniveau
• Minimaal 4 jaar werkervaring als adviseur
• Bij voorkeur ervaring bij de Rijksoverheid of een strategische omgeving
• Ervaring met werken in programma’s en projecten
• Proactief, zelfstandig en verbindend
• Stevig in je schoenen staan
• Snel kunnen schakelen
• Veel ballen in de lucht houden en kunnen prioriteren

Hier kom je te werken

Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zijn we op zoek naar een Coördinerend Secretaris Open Overheid. In deze functie ben je een spin in het web in het versterken van het team dat werkt aan de transparantie van de overheid en het creëren van een open en betrokken bestuurscultuur. Je draagt in die rol bij aan de uitvoering van de Wet open overheid (Woo) en werkt aan het verbeteren van de informatievoorziening aan de maatschappij. Je komt terecht in een enthousiast en ambitieus team dat graag samen de schouders eronder zet.