Hoofd Frontoffice

Werken bij het Ministerie van Defensie betekent bijdragen aan vrede en veiligheid.

Ben jij de energieke teamleider die ons Servicepunt (SP) op de Prinses Margrietkazerne (PMK) te Wezep gaat aansturen? Weet jij zowel de resultaten als de mens daarbij centraal te stellen en je team te begeleiden bij (cultuur)verandering? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Defensie is volop in beweging. Goede ondersteuning is essentieel voor Hoofdtaak 1: Beschermen wat ons dierbaar is.

Het SP is hét startpunt om de Defensielocaties te ondersteunen, informatie te geven en aanvragen en klachten in behandeling te nemen. Als Hoofd Frontoffice geef je leiding aan een team dat verantwoordelijk is voor het eerste contact met bezoekers en medewerkers. Je zorgt voor een gastvrije ontvangst, een efficiënte afhandeling van vragen en een soepele doorverwijzing naar de juiste afdelingen. Je coördineert de dagelijkse werkzaamheden, motiveert je team en bewaakt de kwaliteit van de dienstverlening.

Als Hoofd Frontoffice zorg jij ervoor dat het SP goed functioneert. Je krijgt veel ruimte om de doelstellingen van het SP te realiseren. Je team bestaat uit 2 frontoffice medewerkers. Je zorgt ervoor dat zij op een plezierige en professionele manier hun werk doen. Je streeft ernaar dat de processen en procedures helder zijn en dat het voor het team duidelijk is hoe deze op een servicegerichte manier te hanteren. Continu verbeteren is een must.

Je werkt nauw samen met andere afdelingen binnen het Ministerie van Defensie en draagt bij aan een veilige en professionele werkomgeving. Je signaleert knelpunten en doet verbetervoorstellen om de dienstverlening continu te optimaliseren. Deze rol brengt je in contact met diverse in- en externe stakeholders. Geen dag is daarbij hetzelfde. In deze dynamische omgeving weet je snel te schakelen en te prioriteren. Dit vraagt flexibiliteit maar biedt ook energie en afwisseling. Zo kun je als leider echt impact maken. Jij weet de rust en overzicht te behouden. Met jouw heldere communicatie en oplossingsgerichte aanpak, bouw je bovendien goede werkrelaties op. Je kent de belangrijkste stakeholders en zij weten jou moeiteloos te vinden.

Kortom, jij gaat ervoor zorgen dat jouw team op interne klanttevredenheid prima resultaten behaalt. Jij begrijpt als geen ander dat tevredenheid binnen jouw team hier onlosmakelijk mee verbonden is.

Waar ga je werken?

Je gaat aan de slag op de PMK in Wezep. Dat is de thuisbasis van het 11e Pantsergenie Bataljon van de landmacht, met een kleine 2000 soldaten, onderofficieren, officieren en medewerkers en het keuringscentrum van de Koninklijke Marine.

Het SP op de PMK is een van de lokale Servicepunten bij Defensie in Nederland. De SP-organisatie is onderdeel van de Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB). Het SP heeft een platte organisatiestructuur met minimale managementlagen. De medewerkers in jouw team krijgen ook veel verantwoordelijkheid om zaken zelfstandig af te handelen. Hierbij wordt vertrouwd op hun verantwoordelijkheidsgevoel, op hun zelforganiserend vermogen en kennis van zaken. Je rapporteert zelf aan de Operationeel Manager.

De primaire interne stakeholders zijn de collega’s van de bewaking en beveiliging, de catering en de facilitaire diensten, allen vallend onder DFLB. Extern zijn dat o.a. leveranciers.

Wat ga je doen?

• Leidinggeven aan het frontoffice team
• Vorm en inhoud geven aan de missie van het SP en aan (nieuw) landelijk beleid
• Uitzetten van lijnen en kaders voor het team
• Voeren van voortgangs- en functioneringsgesprekken, begeleiden, ondersteunen en motiveren van medewerkers in hun dagelijks functioneren, hun professionaliteit en in hun ambities
• Fungeren als aanspreekpunt voor het SP
• Stakeholdermanagement, goede afstemming en helderheid over te leveren diensten, samenwerking en wederzijdse verwachtingen
• Representeren van SP in diverse lokale en landelijke overleggen en in projecten
• Signaleren van verbeteringen, afstemmen met team en landelijke collega’s
• Oppakken van voorkomende zaken ten behoeve van het optimaal functioneren van het SP
• Verantwoordelijk voor een gastvrije en professionele ontvangst
• Coördineren van dagelijkse werkzaamheden
• Signaleren van verbeterpunten en implementeren van oplossingen
• Samenwerken met andere afdelingen

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• 24 maanden
• Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek

Dit bieden we nog meer

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris. Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Dit vragen wij

Wie ben jij?
Als hoofd van een Servicepunt team breng je de volgende competenties mee:

• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk): je weet helder en overtuigend te communiceren
• Klantgericht en probleemoplossend: je denkt in oplossingen en streeft naar optimale klanttevredenheid
• Kwaliteitsbewust: je hecht eraan dingen goed te doen en streeft naar continue verbetering
• Teamplayer en verbinder: je brengt mensen samen en stimuleert samenwerking
• Plannen en organiseren: je bent gestructureerd en weet prioriteiten te stellen
• Netwerken: je bouwt en onderhoudt gemakkelijk een (in)formeel intern en extern netwerk
• Leergierig: je staat open voor nieuwe kennis en ontwikkeling
• Proactieve en oplossingsgerichte houding
• Oog voor kwaliteit en klantgerichtheid

Wat neem jij mee?

• Een afgeronde HBO-opleiding, bij voorkeur op het gebied van Facility management
• Minimaal 3-5 jaar leidinggevende werkervaring opgedaan in een soortgelijke functie of binnen een frontoffice of vergelijkbare omgeving
• Ruime ervaring met verandertrajecten, coachen van teams en met continu verbeterprogramma’s
• Uitstekende communicatieve vaardigheden

Bij het Ministerie van Defensie krijg je de kans om te werken in een dynamische en maatschappelijk relevante omgeving.

Hier kom je te werken

De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging (DFLB) is een professionele organisatie, die waar en wanneer nodig facilitaire en logistieke diensten verleent aan haar opdrachtgevers binnen en ook buiten Defensie. Wij werken op een opdrachtgevergerichte, kostenbewuste, betrouwbare, flexibele en transparante wijze.

De werkzaamheden worden verricht binnen de DFLB die ressorteert onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De Divisie Facilitair, Logistiek en Beveiliging bestaat uit een Staf (Kabinet, Sectie Facilitair, Sectie Verplaatsings- en Transportmanagement, het Programmabureau, het Kazernecommando DOSCO-locaties en dedicated ondersteuning) en de navolgende bedrijven: Paresto (cateraar), Facilitair Bedrijf Defensie (FBD), Servicepunt, Defensie Verkeers- en Vervoers Organisatie (DVVO), Media Centrum Defensie (MCD), Financieel Administratie en Beheer Kantoor (FABK), Bureau Internationale Militaire Sport (BIMS), Koninklijk Tehuis voor Oud-militairen en Museum Bronbeek (KTOMMB) en Defensie Bewakings- en Beveiligings Organisatie.

Het Service Punt (SP) maakt als organisatie-eenheid onderdeel uit van de DFLB. Het SP is verantwoordelijk voor het lokaal plannen, coördineren en uit laten voeren van opgedragen defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning. Het SP stuurt op het nakomen van afspraken met interne en externe leveranciers. Het SP heeft inzicht in de beschikbaarheid van capaciteiten, de voortgang van levering, neemt hindernissen weg voor levering, evalueert en implementeert verbeterinitiatieven. De commandant en de collega op locatie in zijn kracht zetten is hét oogmerk van ondersteuning van het SP door de behoeftestelling over te nemen en in gang te zetten en de regie op de uitvoering van de defensiebrede niet wapensysteem gebonden ondersteuning te voeren.