Bestuurssecretaresse FSG

Ben jij de energieke, stressbestendige en flexibele spin in het web die ons faculteitsbestuur kan ontzorgen? Solliciteer dan bij de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen (FSG)!

Werken bij de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen

Per 1 april jl. zijn de faculteiten Sociale Wetenschappen, Geesteswetenschappen en Religie & Theologie samengevoegd in één nieuwe Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen. Het bestuur van deze faculteit wordt ondersteund door een hiërarchisch onder de directeur bedrijfsvoering vallend bestuurssecretariaat dat wordt bemenst door een secretaris en twee bestuurssecretaresses. Voor de positie van bestuurssecretaresse zoeken wij een enthousiaste nieuwe collega.

Jouw functie

Functieomschrijving
Als bestuurssecretaresse ondersteun je samen met je collega's het faculteitsbestuur met praktische en organisatorische werkzaamheden. Je zorgt voor overzicht en structuur en houdt het serviceniveau hoog. Je kan snel schakelen, beschikt over een hands-on mentaliteit en bent oplossingsgericht. Je werkt dicht bij het bestuurlijke proces en dat is interessant en inspirerend.

We vinden een goede en open sfeer op het bestuurssecretariaat belangrijk.

Jouw taken

• Ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan bij complex agendabeheer
• Bewaken van deadlines en afspraken
• Organiseren, voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen van het Faculteitsbestuur
• Verzorgen van correspondentie
• (Mede-) organiseren en coördineren van (grote) bijeenkomsten binnen de faculteit
• Deelname aan verschillende projecten, zoals huisvesting en archivering (VU-breed)
• Regelen van facilitaire zaken
• Bijhouden van het bestuursarchief

Jouw profiel

• Je beschikt over HBO/WO werk- en denkniveau
• Je hebt meerdere jaren ervaring in een soortgelijke functie in een complexe organisatie; werkervaring in een academische context is een pre
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
• Je hebt een goede beheersing van Microsoft Office
• Je bent professioneel, servicegericht en proactief
• Je bent integer: vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk
• In drukke periodes ben je in staat overzicht te houden en de juiste prioriteiten te stellen
• Je bent flexibel; je kunt snel schakelen tussen verschillende situaties en niveaus, maar ook wat betreft werktijden en het ondersteunen en werk overnemen van collega's
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en gaat zorgvuldig om met reglementen en formele procedures
• Je kunt goed samenwerken en draagt bij aan het teamresultaat
• Je hebt een hoog werktempo en bent stressbestendig

Je bent dienstverlenend, kunt goed samenwerken in een team en verantwoordelijkheden delen. Hierbij behoud je voortdurend het overzicht, kunt prioriteiten stellen en durft waar nodig beslissingen te nemen, waarbij je het hoofd koel houdt. Kenmerkende eigenschappen in jouw werkhouding zijn oplossingsgerichtheid, nauwkeurigheid en pro-activiteit. Je wilt je graag verder ontwikkelen en nieuwe dingen leren.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.382,00 (Schaal 8) en maximaal € 4.484,00 (Schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• Voorrang bij plaatsing kinderdagverblijf op de campus

Over ons

Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen
De Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen heeft de ambitie om de intellectuele en levensbeschouwelijk kern van de Vrije Universiteit te worden. Haar opdracht is het zelfbegrip van mens en maatschappij te vergroten, culturele ontwikkelingen te interpreteren en de waarde dan wel onwaarde van ontwikkelingen, gebruiken, instituties en culturele artefacten te beoordelen in een tijdperk van kunstmatige intelligentie waarin wetenschap, moraliteit en religie zowel naast als tegenover elkaar staan. Zij dient daarmee de open samenleving in de geest van de oorsprong en het bijzondere karakter van de Vrije Universiteit. De geïntegreerde faculteit wil met het dichter bij elkaar brengen van de onderwijs-, onderzoeks- en valorisatieactiviteiten in de sociale wetenschappen, geesteswetenschappen en de religiewetenschap en theologie, investeren in een wetenschappelijke oriëntatie op waarden, duiding van betekenis en het aanmoedigen van wereldburgerschap als begeleidende en kritische principes bij een te verwachten voortgaande vertechnisering van de maatschappij.

De faculteit kent drie scholen: de School of Religion & Theology (SRT), de School of Social Sciences (SSc), en de School of Humanities (SH). De faculteit telt ca. 800 medewerkers en ruim 5000 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding - a broader mind. Met een ondernemende aanpak werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.