Coördinator secretariaat en archief

Een functie met impact binnen een dynamische organisatie

• Een prettige en collegiale werksfeer;
• Een marktconform salaris (€4.000- €5.765) waarbij de inschaling afhankelijk is van kennis, kunde en ervaring;
• Aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een 13e maand, fietsplan en de mogelijkheid om gebruik te maken van de stoelmasseur en koffie van onze barista;
• Sociale activiteiten, waaronder team- en kantooruitjes en sportactiviteiten.

De functie

Verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van het secretariaat

• Het fungeren als aanspreekpunt voor het secretariaat (bestaande uit 25 secretaresses en ondersteuners), het archief en diverse interne en externe stakeholders met betrekking tot werkzaamheden, begeleiding, recruitment en onboarding;
• Het creëren van verbinding binnen het team en het leiden van het secretaresseoverleg.
• Het verdelen van taken en het herverdelen van werkzaamheden bij ziekte of verzuim, zodat continuïteit gewaarborgd blijft.
• Het signaleren van knelpunten en het proactief initiëren van verbeteracties binnen het secretariaat.
• Het optimaliseren van werkprocessen en digitale informatiestromen binnen het secretariaat en het archief.

Wij zoeken

De spin in het web tussen de organisatie, het secretariaat en het archief

• Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau;
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare rol binnen de zakelijke dienstverlening; ervaring met het aansturen van een team of partnerstructuur is een pré;
• Aantoonbare en goede beheersing van Word, Excel en PowerPoint; ervaring met Netdocuments, CM, Aderant en Legalsense is een pré;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, in woord en geschrift;
• Iemand die zelfstandig beslissingen durft te nemen, helder communiceert, prioriteiten stelt en moeiteloos schakelt tussen verschillende werkzaamheden en stakeholders.