Directiesecretaris

Heb jij een goede pen, ben jij een echte verbinder en vind je het leuk om in een hecht team met diverse taken en rollen aan de slag te gaan? Reageer dan vooral!

Over de functie

Als directiesecretaris bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) ondersteun je de directie bij het uitvoeren van hun taken. Je bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, notuleert en bewaakt de voortgang van actiepunten. Je fungeert als schakel tussen de directie en de rest van de organisatie en zorgt ervoor dat informatie tijdig en correct wordt gedeeld. Het team staf bestaat, naast de directiesecretarissen, uit een aantal secretaresses en adviseurs op het gebied van productieregie, informatievoorziening, data(steward), ketensamenwerking en ondersteuning IND Caribisch Nederland. Al met al een mooi divers, vakkundig, betrokken en vooral gezellig team van zo’n 30 collega’s om het MT RVN in de volle breedte te ontzorgen.

Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om doortastende professionals die belangen kunnen afwegen in een voortdurend veranderende omgeving.

“Een typische dag in het leven van een directiesecretaris omschrijven? Dat is best lastig, want misschien wel een van de mooiste aspecten van deze functie is dat geen dag hetzelfde is. Om toch een poging te wagen, zou de dag er als volgt uit kunnen zien: ‘s-Ochtends begint je dag met een overleg met de managers van een klantgroep over de tijdigheid van de productie. Je zorgt voor vastlegging van de gemaakte afspraken. Dan schuif je aan bij de dagstart met je collega’s, die is fysiek vandaag want het is maandag (en ook donderdag treffen we elkaar op kantoor). Naast even bijkletsen, gebruik je dit moment om eventueel een hulpvraag te stellen bij een knelpunt in je planning, of om tips uit te wisselen als iemand tegen een dilemma aanloopt. In de middag heb je een overleg met de collega’s van communicatie om de volgende nieuwsbrief voor te bereiden en de lijnen uit te zetten voor de Roadshows. Dan valt je oog op een vraag van de hoofddirectie in de stafmailbox met een mediagevoelige zaak. Dat betekent even laten liggen waar je mee bezig was en met spoed zorgen dat medewerkers van RVN en DV samen in goed overleg de zaak oppakken. Dan ziet de rest van je dag er ineens weer anders uit dan gepland.”

Wat ga je doen?

• Voorbereiden en notuleren van directievergaderingen en andere bijeenkomsten binnen RVN, tussen directies of de IND en haar ketenpartners.
• Opstellen en bewaken van actie- en besluitenlijsten, en het coördineren van informatiestromen tussen directie en organisatie.
• Ondersteunen bij het opstellen van beleidsstukken, annotaties, rapportages, korte en heldere adviezen, duidelijke nota’s en aantrekkelijke presentaties.
• Signaleren van knelpunten, adviseren over verbeteringen in werkprocessen, en meedenken over oplossingen.
• Resultaatgericht toewerken naar concrete resultaten, collega’s aansturen in het nakomen van afgesproken acties, en fungeren als regisseur van overleggen.
• Adviseren gevraagd en ongevraagd over de onderwerpen in jouw portefeuille, en fungeren als spin in het web binnen en buiten de directie.
• Actief bouwen aan een persoonlijk netwerk om snel zaken af te kunnen stemmen en verbinding te leggen met collega’s binnen RVN en andere directies.
• Innovatief meedenken om tot creatieve oplossingen te komen.

De invulling van de rol als directiesecretaris is generiek, maar wel met een verantwoordelijkheid voor een paar portefeuilles. De portefeuilles worden afhankelijk van piekmomenten of tussentijdse opdrachten ook nog wel eens herijkt en zijn dus niet in beton gegoten. Op dit moment zoeken we vooral een nieuwe collega met de rol als:

• Secretaris van het managementteam van de klantgroep Nareis om in nauwe samenwerking met een collega secretaris deze grote klantgroep (onder aansturing van twee tactisch managers) te ondersteunen;
• Regisseur en soms redacteur om, samen met de adviseurs vanuit Corporate Communicatie, de doelen uit het Communicatieplan verder te realiseren;
• Secretaris en regisseur op diverse HR-portefeuilles.

Wat breng je mee?

• HBO/WO werk- en denkniveau.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de (rijks)overheid en/of ervaring met het primair proces.
• Aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bijvoorbeeld MS Office, Webex, Citrix) en je kunt jezelf goed redden met digitale middelen.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden.
• Proactieve en nauwkeurige werkhouding.
• Discretie en integriteit.
• Competenties: analyseren, netwerken, plannen en organiseren.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een dynamische organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, met een opleidingsbudget voor jouw ontwikkeling.
• Een prettige werksfeer met betrokken collega’s in een divers en vakkundig team.
• Goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Rijk, waaronder:
• • Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (12 maanden, met uitzicht op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd).
  • Individueel Keuze Budget (IKB): 16,50% boven op het basissalaris, vrij te besteden aan extra inkomen, fietsregeling, fitnessabonnement, extra verlofuren of belastingvrij aflossen van studieschuld bij DUO.
  • 144 wettelijke vakantie-uren plus 64 IKB-verlofuren per jaar o.b.v. 36 uur.
  • Pensioenopbouw bij het ABP (27% waarvan 18,9% werkgeversbijdrage).
  • Verlofregelingen: geboorteverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof.
  • Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag.
  • €750 voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning.
  • 100% OV-vergoeding met de 2e klasmobiliteitsvergoeding.

Hier kom je te werken

De Immigratie- en Naturalisatiedienst

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

Directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap

De directie RVN beslist over aanvragen voor regulier verblijf in Nederland, bijvoorbeeld vanwege opleiding, werk of huwelijk, en over verzoeken tot het verkrijgen van Nederlanderschap. In ons werk staat de klant centraal, met als uitgangspunt: de klant krijgt de aandacht die hij nodig heeft. Om dit goed te kunnen doen, is de directie verdeeld in zes klantgroepen: EU & Visa, Familie & Gezin, Naturalisatie, Verlengingen, Zakelijk (Arbeid, Kennis & Talent, Studie & Uitwisseling) en Handhaving.

RVN bestaat uit circa vijftig teams verspreid over de locaties Den Bosch, Den Haag en Zwolle. Ten behoeve van de klant worden beslissingen snel, helder en juridisch juist genomen. Doel is dat elke klant op elk moment de juiste verblijfstitel heeft. Uitgangspunt is daarbij modern Migratiebeleid waarin de klant snel een antwoord krijgt en er veel aandacht is voor de handhaving na vergunningverlening.

Naar de zes klantgroepen is binnen de directie RVN ook de afdeling BIS (Business Innovation & Support) ondergebracht met een organisatiebrede opdracht. Deze afdeling is onder meer verantwoordelijk voor innovatie, projectmanagement en het versterken van de aansluiting van de business op IV ten aanzien van zowel ontwikkeling als beheer.

De directie zet al enkele jaren in op digitalisering en automatisering van procedures en de daarvoor benodigde gegevensuitwisseling met andere instanties. De focus verschuift daarbij van het beoordelen van alle individuele voorwaarden van een aanvraag naar het beoordelen van die gegevens die afwijken van wat nodig zou zijn en het wegen of dat tot vergunningverlening leidt.

Bijzonderheden

De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Regulier Verblijf en Nederlanderschap 1 vacature voor de functie van Directiesecretaris (FGR: Adviseur Bedrijfsvoering S11). Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd, 12 maanden, met uitzicht op onbepaalde tijd.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag of soms op andere locaties elders in het land aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Dit is in overleg met je leidinggevende.