Programmasecretaris

Wil jij jouw verbindende kracht inzetten binnen Stadsdelen en Wijken?

Wat ga je doen?

Als Programmasecretaris ben je een organisatorisch talent met een scherp oog voor overzicht en detail. Je opereert op tactisch niveau en bent een verbindende schakel tussen programmamanagers, projectleiders en het directieniveau. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het voorbereiden, coördineren en notuleren van belangrijke overleggen, waaronder het voorbereidend overleg en het Integraal Directeuren Overleg. Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd Wijkagenda's en investering en de algemeen directeur en zorgt dat zowel agenda als vergaderstukken tijdig en volledig gereed zijn. Je vervult een belangrijke rol in voorbereidende overleggen en fungeert hierbij ook als notulist. Daarnaast zorg je voor de verbinding tussen verschillende overleggen, zodat besluitvorming soepel en efficiënt verloopt.

Ook werk je mee aan projecten in het kader van doorontwikkeling. Denk hierbij aan het coördineren van de voortgangsrapportages van alle wijken en investeringsgebieden; je zorgt dat de rapportages volledig en op tijd klaar zijn voor de raad. Je bent hierin een verbindend persoon tussen programmamanagers, projectleiders en andere betrokkenen om input te verzamelen en afstemming te creëren. Daarnaast ondersteun je bij andere (kleine) projecten en initiatieven.

• Het zorgen dat de kaders rond programma-administratie, programma-informatie op Sharepoint en andere interne communicatiekanalen op orde zijn.
• Het (mede)organiseren van bijzondere bijeenkomsten, seminars en conferenties in het kader van het programma.
• Het eerste aanspreekpunt zijn van het programma en het beheren van het relatiebestand.

Wat vragen wij?

Wij zoeken een verbinder! Je werkt veel samen in deze rol maar je draait deze functie zelfstandig en weet taken proactief op te pakken. Je bent assertief, neemt regie waar nodig en kunt goed schakelen tussen verschillende niveaus binnen de organisatie.

Daarnaast breng je mee:

• hbo werk- en denkniveau en werkervaring als programmasecretaris of een vergelijkbare rol;
• kennis van besluitvormingsprocessen en kennis van project- en programmamanagement;
• ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), MS Teams en I-Babs;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

Heb je niet alles wat we vragen, maar denk je dat je goed in deze rol past? Schrijf dan vooral een motivatiebrief en laat ons zien wat jij kunt bijdragen.

Wat bieden wij?

Je komt te werken in een enthousiast en divers team waar plezier in het werk net zo belangrijk is als resultaat. Teambuilding en teamontwikkeling zijn hier geen losse begrippen, maar dagelijkse praktijk: iedereen krijgt de ruimte om zichzelf te zijn, van elkaar te leren en samen verder te groeien. Samen zorgen we voor een energieke en inspirerende werksfeer waarin samenwerken écht leuk is.

Ook kun je rekenen op:

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €3.489,- en maximaal €4.998,- bruto per maand (schaal 9), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer.

Wie zijn wij?

We werken voor, met en in de stad. We hebben unieke kennis over de leefwereld van bewoners. We weten wat er speelt. Dit maakt ons ‘gebiedsexpert’. We beheren de openbare ruimte. We zijn in staat om (kleine) verbeteringen in de leefomgeving samen met de wijk direct zelf op te pakken. We werken samen met bewoners, instellingen en bedrijven, en met onze ambtelijke en bestuurlijke collega’s. We verbinden. Zo vervullen we de scharnierfunctie tussen de wijk en het stadhuis. We kennen de perspectieven uit de wijk én we hebben kennis van de gemeentelijke beleidsterreinen, dienstverlening en bestuurlijke ambities. Binnen de gemeente zijn we expert op het gebied van participatie. We hebben een sterk netwerk in de wijk en buurt en binnen de gemeente.