Ambtelijk Secretaris GOR Rijk

Wil jij bijdragen aan het versterken van medezeggenschap binnen de Rijksoverheid en een sleutelrol vervullen in complexe bestuurlijke processen? Heb je een scherp oog voor organisatie, integriteit en communicatie en voel je je thuis in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving? Dan biedt de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR Rijk) jou een unieke kans!

Als ambtelijk secretaris GOR Rijk ben je de onmisbare spil binnen het complexe speelveld van medezeggenschap en verantwoordelijk voor het ondersteunen van het Georganiseerd Overleg Rijk (GOR Rijk). Je zorgt voor een gestructureerde, efficiënte en betrouwbare ondersteuning en fungeert als schakel tussen verschillende partijen. Je ondersteunt de GOR Rijk in alle facetten op administratief, organisatorisch en communicatief vlak en zorgt ervoor dat processen optimaal verlopen. Daarbij schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende belangen en weet je partijen te verbinden. Je bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, notuleert en bewaakt de voortgang van actiepunten. Daarnaast adviseer je over procedures en draag je bij aan het optimaliseren van het overlegproces en de informatievoorziening. Kortom: jij houdt het overzicht en zorgt ervoor dat de GOR Rijk optimaal functioneert!

Wat ga je bijvoorbeeld allemaal doen?

• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen van het GOR Rijk.
• Opstellen van agenda’s en notuleren van vergaderingen.
• Bewaken van procedures, deadlines, en actiepunten en zorgen voor opvolging.
• Adviseren over procedures en processen binnen het overleg.
• Ondersteunen bij het schrijven van o.a. adviezen, formele reacties, jaarverslagen.
• Ondersteunen van communicatietrajecten, zoals nieuwsbrieven, workshops/events, website.
• Onderhouden van interne en externe contacten op diverse niveaus, van departementen tot vakbonden.
• Coördineren van administratieve processen.
• Dossierbeheer, archivering en borging van kennismanagement.
• Het verzamelen, ordenen en bewerken van managementinformatie.
• Bijdragen aan het optimaliseren van het overlegproces.
• Je levert een bijdrage aan het financieel beheer en budgetbewaking.

In overleg met de collega’s binnen team Ambtelijk Secretariaat wordt het takenpakket (door de manager) vastgesteld.

Wat neem je mee?

• HBO bachelor (bijvoorbeeld Administratief, Bestuurlijk of Juridisch).
• Kennis en ervaring op het gebied van medezeggenschap, bijvoorbeeld door de VASMO gecertificeerde leergang 1 en 2 voor ambtelijk secretarissen.
• Ervaring met secretariële en organisatorische werkzaamheden.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Proactieve en zelfstandige werkhouding.
• Affiniteit met het werken binnen een bestuurlijke omgeving.
• Oog voor detail en het vermogen om overzicht te houden.
• Een echte teamplayer die flexibel meebeweegt in een dynamische omgeving.
• (Misschien wel de belangrijkste:) Hart voor medezeggenschap.

Samenwerking met de ondernemingsraadleden, dagelijks bestuur, de collega's binnen het Ambtelijk Secretariaat en de adviseurs van de bestuurder is belangrijk. Van de medewerkers van het Ambtelijk Secretariaat wordt een flexibele houding verwacht, zoals in het -incidenteel- oppakken van taken die niet tot het primaire takenpakket horen. Omdat we werken met collega’s uit heel het land (en omstreken) doen we veel digitaal. Veel vergaderingen vinden plaats via Webex of MS Teams, fysiek vergaderen doen we meestal op maandag en dinsdag in Den Haag of Utrecht.

Om goed thuis te kunnen werken voorziet de Rijksoverheid je van een laptop/tablet en telefoon. Ook is er een werkplek in Den Haag beschikbaar als thuiswerken voor jou geen goede optie is. Wij verwachten van jou de bereidheid om te werken buiten de formele standplaats (gemiddeld 2 dagen per week). De GOR Rijk vergaderingen zijn meestal in de regio Utrecht maar ook andere vergaderplekken zijn mogelijk.

Wat bieden wij?

• Een veelzijdige functie waarin je voornamelijk uitvoerend en deels strategisch aan de slag gaat.
• Een inhoudelijk uitdagende en maatschappelijk relevante functie met kansen voor professionele groei.
• Arbeidsvoorwaarden volgens de cao Rijk.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en het volgen van trainingen.
• Een enthousiast en betrokken team en een inspirerende werkplek in Den Haag, met mogelijkheden voor hybride werken.
• Een uitdagende functie binnen een dynamische werkomgeving.
• Samenwerking met betrokken en deskundige collega’s.

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Hier kom je te werken

Hoewel je veel zelfstandigheid krijgt in je werk, sta je er nooit alleen voor. Je maakt deel uit van een hecht team waar we samen ontwikkelen, van elkaar leren en voor elkaar klaarstaan. Je werkt mee in het Ambtelijk Secretariaat (AS) van de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR Rijk) dat bestaat uit 7 personen: adviseurs medezeggenschap, ambtelijk secretarissen, communicatieadviseurs, manager en management ondersteuner. Het AS wordt hiërarchisch aangestuurd door een manager die tevens strategisch adviseur van de GOR Rijk is. Voor operationele taken zoals agendaplanning, zorg voor faciliteiten, hulpmiddelen en uitnodigingen is er ondersteuning door een management ondersteuner.

Je werkt nauw samen met collega’s binnen het AS en het Dagelijks Bestuur van de GOR Rijk. Snel kunnen schakelen tussen verschillende taken en veranderende situaties en goed kunnen samenwerken en relaties opbouwen met verschillende stakeholders is van belang.

We werken voor de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR Rijk), het overkoepelende medezeggenschapsorgaan van de Rijksoverheid. Doel van de GOR Rijk is ervoor zorgen dat medewerkers bij de Rijksoverheid veilig en met plezier hun werk kunnen doen. En mogelijkheden hebben om zich te ontwikkelen en door te groeien.

Dit doet de GOR Rijk door zich te verdiepen in onderwerpen die van invloed zijn op het rijkspersoneel en de werkplek. De GOR Rijk gaat daarover het gesprek aan met het bestuur van de Rijksoverheid. Menselijke maat, tegenwicht en professionalisering zijn de drie belangrijkste thema’s van deze ondernemingsraad.

Sinds een aantal jaar werken wij hard aan de verdere professionalisering van het Ambtelijk Secretariaat.