Senior adviseur bureau subsidies en ontvangsten

Ministerie van Defensie zoekt een Senior Adviseur Bureau Subsidies en Ontvangsten in Den Haag (38 uur).

Als senior adviseur ben je verantwoordelijk voor het adviseren over en het coördineren van subsidies en ontvangsten binnen het Ministerie van Defensie. Je werkt samen met verschillende afdelingen en externe partijen om te zorgen voor een correcte en efficiënte afhandeling van subsidietrajecten. Je analyseert complexe vraagstukken, signaleert risico’s en doet verbetervoorstellen voor het subsidieproces. Daarnaast draag je bij aan de ontwikkeling van beleid en procedures op het gebied van subsidies en ontvangsten.

Dit ga je doen

1. Leidinggeven aan en begeleiden en coachen van het team(lid)
   • In afwezigheid van HBSO leiding en sturing geven aan medewerkers en werkzaamheden binnen BSO
   • Legt verantwoording af aan HBSO
   • Rapporteert i.s.m. HBSO in de lijn naar de leiding van DF&C CDS over de meest recente ontwikkelingen
   • Inwerken van nieuwe medewerkers in het team
   • Coachen van het team(lid)
2. Voorbereiden en uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden
   • Betrokken bij het, samen met HBSO, bepalen van de werkplanning en prioriteiten
   • Inventariseren, volgen en inhoudelijk analyseren van subsidieregelingen en programma’s
   • Inhoudelijke en procesmatige voorbereiding van subsidieaanvragen
   • Geven van financiële adviezen en oplossingsrichtingen voor DO’n
   • Voorbereiden van besluitvorming door BSO aangaande subsidies
   • Vertalen van informatie over subsidieprogramma’s naar nieuwe inzichten en adviezen
   • Verzamelen, samenbrengen, interpreteren en analyseren van informatie uit verschillende bronnen
   • Tijdlijnen en vergaderingen plannen, vaststellen en vastleggen welke middelen nodig zijn
   • Voortgang monitoren en zorgen dat doelstellingen behaald worden, updates van het team vragen, rapportages analyseren en deadlines halen
   • Knelpunten of wijzigingen in subsidieaanvraagtrajecten signaleren en oplossen i.s.m. HBSO
3. Opstarten en begeleiden van (nieuwe) projecten
   • Contact onderhouden met externe partijen op nationaal niveau (o.a. Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, Ministerie van Financiën, Belastingdienst, TNO, private partners) en internationaal (EC, EIB, NAVO, PMV’s in Brussel, buitenlandse departementen)
   • Contact onderhouden met interne partijen op strategisch en uitvoerend niveau
   • Overleg voeren in relevante interne en externe overlegstructuren, gremia en netwerkbijeenkomsten
4. Advisering
   • Adviseren over subsidies en ontvangsten aan interne en externe stakeholders
   • Inhoudelijke en procesmatige voorbereiding van subsidieaanvragen
   • Geven van financiële adviezen en oplossingsrichtingen voor DO’n
   • Voorbereiden van besluitvorming door BSO aangaande inkomende subsidies
   • Vertalen van informatie over subsidieprogramma’s naar nieuwe inzichten en adviezen
   • Verzamelen, samenbrengen, interpreteren en analyseren van informatie uit verschillende bronnen
5. Afronding, evaluatie en monitoring
   • Zorgdragen voor het beheer van alle lopende subsidieaanvraagtrajecten van Defensie door middel van voortgangsrapportages en werkbezoeken
   • Knelpunten of wijzigingen in subsidieaanvraagtrajecten signaleren en oplossen i.s.m. HBSO
   • Beoordeling van financiële eindrapportages na afronding van subsidieprojecten
   • Vaststelling van definitieve subsidiebedragen in samenwerking met financiële collega’s
   • Advisering over verbetering en bijstelling van (aanpalend) beleid, processen en diensten
   • Monitoring van het beheer- en onderhoudsproces en het schrijven van voorstellen voor procesoptimalisatie
6. Overige taken
   • Coördineren van subsidietrajecten en het bewaken van de voortgang
   • Analyseren van complexe vraagstukken en signaleren van risico’s
   • Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures
   • Bijdragen aan rapportages en managementinformatie

Dit vragen wij

• Afgeronde WO-opleiding (bij voorkeur masterstudie Bedrijfseconomie, (Technische) Bedrijfskunde, (Technische) Bestuurskunde, Fiscaal Recht)
• Vakinhoudelijke kennis inzake financiën en affiniteit met de (Rijks)overheid is een pré
• Kennis van of ervaring in het verwerven en verantwoorden van EU-subsidies
• Ervaring met subsidies en/of financiële processen binnen een grote organisatie
• Analytisch sterk en in staat om complexe materie snel eigen te maken
• Sterke communicatieve en sociale vaardigheden, met actief luisteren en nadruk op samenwerking
• Constructief samenwerken met partners binnen en buiten Defensie
• Ondernemend en netwerkend, met verbindingen leggen tussen verschillende partijen
• Analytisch ingesteld, systematische en accurate werkwijze
• Procesmatig werken en kundig in het implementeren van projecten
• Goed prioriteren, structuur aanbrengen, plannen en indien nodig snel schakelen
• Energie krijgen van samenwerken in een team en ervaring met het begeleiden en coachen van collega's
• Zoeken naar manieren om waarde toe te voegen aan de organisatie bij het samenwerken
• Flexibel, proactief en klantgericht, met creatieve 'out of the box'-denkwijze
• Kennis van de organisatiestructuur van Defensie is een pre
• Ervaring met financieel administratieve werkzaamheden, competentie in SAP en het schrijven en indienen van subsidieaanvragen in het Nederlands en Engels
• Goede communicatieve vaardigheden en overtuigingskracht
• Proactieve en resultaatgerichte werkhouding

Dit krijg je

• Tijdelijke aanstelling met uitzicht op vaste aanstelling
• Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek
• Schaal 12: €5.748 - €7.427 (bruto)
• Individueel Keuzebudget (IKB): 16,33% van je bruto jaarsalaris, te besteden aan geld, tijd, verlof of fiscaal vriendelijke doelen
• Diverse verlofregelingen, waaronder 75% betaald ouderschapsverlof en flexibele werktijden
• Mogelijkheid om werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen
• Pensioenregeling bij het ABP
• Maandelijkse vergoeding woon-werkverkeer of een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland
• Een uitdagende functie binnen een dynamische en maatschappelijk relevante organisatie
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• Goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Rijk

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren.

Hier kom je te werken

De Commandant der Strijdkrachten (CDS) is als hoogste militaire adviseur, behoeftesteller en commandant verantwoordelijk voor de aansturing van de gereedstelling van operationele eenheden en de succesvolle inzet daarvan, zowel nationaal als internationaal. De CDS wordt op financieel-economisch terrein ondersteund door de Directie Financiën en Control (DF&C).

Binnen de Defensiestaf (DS) bij DF&C CDS is in 2022 een centraal subsidie- en ontvangstenbureau ingesteld: het Bureau Subsidies en Ontvangsten (BSO). BSO coördineert en ondersteunt aanvragen voor externe financiering door Defensieonderdelen.

Bij BSO is de positie vacant voor een Senior Adviseur Bureau Subsidies en Ontvangsten (SABSO). SABSO geeft samen met het hoofd (HBSO), een adviseur (ABSO) en een administratief medewerker (MBSO) nadere invulling aan de dienstverlening van het subsidie- en ontvangstenbureau.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie