Inkoopmanager

Ben jij een zelfstandige, ervaren en resultaatgerichte inkoopmanager en krijg jij energie van het verbeteren van inkoopprocessen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Werken als Inkoopmanager bij de Vrije Universiteit Amsterdam

Als Inkoopmanager ben je verantwoordelijk voor het strategisch en tactisch inkoopbeleid binnen de complexe academische omgeving van onze universiteit. Met een scherp oog voor kwaliteit, duurzaamheid en kostenbeheersing zorg je ervoor dat de Vrije Universiteit optimaal wordt ondersteund in haar onderwijs- en onderzoeksdoelstellingen.

Je werkt, met de collega’s van de afdeling Inkoopmanagement, nauw samen met interne stakeholders, leveranciers en partners om innovatieve en toekomstbestendige inkoopoplossingen te realiseren.

De VU Amsterdam heeft op dit moment een inkoopfunctie die zich het best laat omschrijven als “gecoördineerde inkoop”. Dat houdt in dat de afdeling Inkoopmanagement zich met name bezig houdt met de Europese aanbestedingen en dat de inkoop van diensten en leveringen onder de drempelwaarde decentraal plaatsvindt. Momenteel loopt een intern onderzoek naar de doelmatigheid van dit inkoopmodel. De verwachting is dat dit model wordt aangepast. Het toekomstige inkoopmodel zal meer gecentraliseerd zijn en ook contractmanagement gaan omvatten. De overgang naar dit model wordt in het eerste kwartaal van 2026 gestart. De Inkoopmanager zal daarbij een centrale rol vervullen.

Naast de Europese aanbestedingen maakt het functioneel beheer van het bestelsysteem (S4HANA) deel uit van de afdeling Inkoopmanagement. Ook hoort de Inhuurdesk bij onze afdeling. De inhuurdesk regelt alle inhuur bij de VU.

Jouw taken

• Je ontwikkelt strategisch inkoopbeleid: je stelt een langetermijnvisie op inkoop op en implementeert deze. Je stemt het inkoopbeleid af op de doelstellingen van de organisatie.
• Je geeft leiding aan de afdeling Inkoopmanagement, een klein team met een diversiteit aan collega’s.
• Je bent onderdeel van het managementteam van de Dienst Financiën.
• Je voert (Europese) aanbestedingen uit volgens geldende wet- en regelgeving. Je coördineert het inkoopproces van offerteaanvraag tot contractsluiting.
• Je analyseert uitgaven en zoekt naar besparingsmogelijkheden.
• Je identificeert en beperkt waar mogelijk risico’s in het inkoopproces. Je zorgt voor compliance met interne en externe regelgeving.
• Je stemt af met interne afdelingen zoals financiën, juridische zaken en facilitair.
• Je fungeert als schakel tussen interne behoeften en externe leveranciers.

Jouw profiel

• Je beschikt over minimaal een academisch werk- en denkniveau, aangevuld met NEVI 1 en NEVI 2 (of vergelijkbaar).
• Je hebt kennis van en ervaring met inkopen en (Europees) aanbesteden van diverse producten en diensten.
• Je hebt grondige kennis van de (Europese) aanbestedingswetgeving.
• Je kunt goed organiseren en plannen en bent stressbestendig.
• Je bent communicatief vaardig, zowel schriftelijk als mondeling (de voertaal bij ons is Nederlands).
• Je bent een teamspeler; gebaseerd op samenwerking en transparantie.
• Je bent analytisch ingesteld, oplossings- en resultaatgericht.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 6.512,00 (Schaal 13) en maximaal € 7.904,00 (Schaal 13) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Afdelingshoofd 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 1 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden.
• Hybride werken maakt een goede werk/privébalans mogelijk.
• Bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer.

Over ons

Over de afdeling Inkoop

De afdeling Inkoopmanagement opereert VU-breed en draagt bij aan het verbeteren van het resultaat van de VU. Daarnaast richt de afdeling zich op het initiëren en begeleiden van inkoopprocessen ten behoeve van faculteiten, diensten en instituten van de VU. Belangrijk aandachtspunt van de afdeling is de begeleiding bij Europese aanbestedingen voor leveringen en diensten waartoe jaarlijks een aanbestedingskalender wordt opgesteld.

Onze afdeling bestaat naast de inkoopmanager uit drie senior inkopers, één inkoper en twee functioneel beheerders van het bestelsysteem. De samenstelling en de omvang van de afdeling zal waarschijnlijk veranderen met ingang van het eerste kwartaal 2026.

Welkom bij de dienst Financiën
Bij de dienst Financiën van de Vrije Universiteit Amsterdam helpen we op basis van cijfers de VU op koers te houden. We zijn verantwoordelijk voor de financiële functie van de VU en alle processen die daarbij horen: van budgettering tot financiële administratie, van business- en projectcontrol tot inkoop en corporate finance. Onze dienst bestaat uit de afdelingen Project, Business en Concern Control, Financieel Service Centrum, Corporate Finance en Inkoopmanagement.

Samen met VU-bestuurders, management, faculteiten en afdelingen dragen we bij aan een financieel gezonde organisatie. Samen zorgen we ervoor dat de VU op een kosteneffectieve en efficiënte manier grensverleggende onderwijs- en onderzoeksambities kan verwezenlijken.

Kom je werken bij Financiën? Dan bouw je mee aan kwalitatief hoogstaande en optimaal geïntegreerde financiële en controlorganisatie. Klaar voor de huidige én toekomstige financiële eisen en wensen, zowel intern als extern. Je werkt samen met in totaal ruim 100 collega’s, op centraal en op decentraal niveau bij de faculteiten en diensten.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.