Managementassistent voorzitter CvB

Ben jij een topper in je vak en zoek je een volgende uitdaging? Wij zoeken jou! Voor het CvB-secretariaat zoeken we een nieuwe collega, die zich thuis voelt in een hecht team en energie krijgt van managementondersteuning op bestuurlijk niveau.

Jouw functie

De (secretariële) ondersteuning van de voorzitter CvB is in handen van twee managementassistenten. Samen met de huidige managementassistent ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse managementondersteuning van de voorzitter. Jullie bouwen een hechte samenwerking op, waarbinnen je moeiteloos zelfstandig schakelt met de voorzitter. Je weet op hoog niveau te ontzorgen en bent daarmee van toegevoegde waarde. Als duo-managementassistenten zorgen jullie voor een passende aanwezigheid op kantoor en nemen jullie elkaars taken waar bij afwezigheid.

Jouw taken

• Je regisseert in samenwerking met betrokken collega’s de inhoudelijke voorbereiding van overleggen, vergaderstukken, vergaderingen en dossiers.
• Je bewaakt de procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en opdrachten en acteert hierop proactief.
• Je beheert de (complexe) agenda en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen.
• Je organiseert en beheert de mailbox van de voorzitter.

Contact interne en externe stakeholders

• Je draagt zorg voor heldere en efficiënte communicatie naar belanghebbenden binnen de VU.
• Je treedt op als contactpersoon voor externe belanghebbenden.

Samenwerking binnen het team

• Je werkt nauw samen met collega-managementassistenten CvB en vervangt elkaar bij afwezigheid.
• Je levert een bijdrage aan de voortdurende professionalisering van de werkzaamheden van het team.

Jouw profiel

Functie-eisen

• Afgeronde HBO-opleiding en minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een grote/complexe organisatie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk), in Nederlands en Engels.
• Ervaren in het onderhouden van een intern en extern netwerk.

Je bent een zelfbewuste persoonlijkheid en beschikt over een grote mate van organisatiesensitiviteit. Je kunt goed samenwerken en verantwoordelijkheden delen. Je bent resultaat- en kwaliteitgedreven, hebt een positief-kritische blik op je eigen functioneren en dat van anderen en kunt daarover op constructieve wijze communiceren. Met als doel: continue verbeteren. Je behoudt voortdurend het overzicht en bent in staat om uit te zoomen (‘helicopter view’). Kenmerkende eigenschappen in je werkhouding zijn oplossingsgerichtheid, nauwkeurigheid en proactiviteit. Als persoon ben je integer en op een vriendelijke wijze assertief en vasthoudend. Je bent positief ingesteld en flexibel en hebt geen 9-tot-5-mentaliteit.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.708,00 (Schaal 9) en maximaal € 4.860,00 (Schaal 9) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Secretaris 2.
• Een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar.

Als je nog niet volledig aan de functie-eisen voldoet, kun je starten in een ontwikkeltraject van maximaal twee jaar. Je begint dan als Secretaris 3, met een salaris tussen € 3.382,00 (schaal 8) en € 4.484,00 (schaal 8). Tijdens dit traject krijg je de kans om je verder te ontwikkelen richting de volledige functie.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering.
• Hybride werken maakt een goede werk/privébalans mogelijk.
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden.
• Goede en voordelige sportfaciliteiten.

Over ons

Managementondersteuning
De afdeling Managementondersteuning is verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van het CvB en van de dienst Bestuurszaken. Daarnaast ondersteunt zij de secretaris van de RvT en verzorgt zij het officemanagement van de dienst. Managementondersteuning bestaat verder uit Bureau Pedel: zij is verantwoordelijk voor de ondersteuning van academische plechtigheden en promotietrajecten. De afdeling telt 17 medewerkers.

Welkom bij de dienst Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken zorgt ervoor dat de Vrije Universiteit Amsterdam bestuurlijk goed functioneert. We ontwikkelen de VU-brede visie, strategie en het beleid, en we zijn adviespartner voor bestuur, faculteiten, diensten en Raad van Toezicht. Ons takenpakket is breed: juridische advisering, onderzoeks- en valorisatiebeleid, wetenschappelijke integriteit, externe onderzoeksfinanciering, documentmanagement, Public Affairs, bedrijfsvoering. Daarnaast bewaken we governance, control en compliance, en we verzorgen academische plechtigheden.

Samen met faculteiten en diensten geven we richting aan de VU-strategie: werken aan een betere wereld, vanuit een positieve toekomstvisie die uitgaat van het ongekende potentieel van samenwerking. Talenten en inzichten bundelen, over de grenzen van disciplines heen: dat is dé manier om blijvende impact te genereren.

Kom je werken bij Bestuurszaken? Dan werk je mee aan het dagelijkse bestuur, het beleid en de strategie van een toonaangevende universiteit. Je werkt samen binnen een klein team en hebt daarbij ook veel contact met vertegenwoordigers van de uiteenlopende organisatieonderdelen van de VU. Bij BZ werken in ruim 90 medewerkers verdeeld over 7 afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.