Workshopcoördinator

Werken bij het Lorentz Center als Workshopcoördinator

Het Lorentz Center is dé plek waar wetenschap samenkomt! Jaarlijks organiseren wij ongeveer 80 internationale workshops die alle gebieden van de wetenschap kunnen omvatten. Deze workshops duren meestal vijf dagen en brengen 20 tot 55 deelnemers bij elkaar. Onze locatie is speciaal ontworpen om open discussie te stimuleren, zodat wetenschappers hun vakgebied kunnen verdiepen, nieuwe ideeën ontwikkelen én samen werken aan de toekomst.

Het initiatief voor een workshop ligt bij de wetenschappers zelf. Het Lorentz Center begeleidt hen bij de voorbereidingen en neemt zoveel mogelijk organisatorisch en administratief werk uit handen, zodat de wetenschappers zich op de vakinhoudelijke kant van hun workshop kunnen richten. Iedere workshop heeft een eigen workshopcoördinator, die zelfstandig en in nauwe samenwerking met de wetenschappers de workshop organisatorisch voorbereidt en uitvoert.

Als workshopcoördinator

• Onderhoud je contact met wetenschappelijke organisatoren en workshopdeelnemers;
• Coördineer je alle logistieke en facilitaire zaken;
• Ontvang je deelnemers, beantwoord je vragen en houd je contact met diverse afdelingen binnen de universiteit (ICT, Catering, Financiën);
• Verzorg je correspondentie, voornamelijk in het Engels;
• Handel je workshops administratief af, met behulp van een Conference Management Systeem en bewaak je het afhandelen van de financiën;
• Coördineer je gemiddeld 15 workshops tegelijkertijd, die zich in verschillende fases bevinden;
• Verricht je voorkomende administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van specifieke projecten of voor het Lorentz Center als geheel.

Wie zoeken wij?

• Je bent proactief en stressbestendig. Daarnaast ben je representatief en heb je een probleemoplossende instelling;
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en je bent sociaal sensitief;
• Je schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden en je werkt accuraat;
• Je hebt affiniteit met het werken in een academische omgeving en denkt mee over onze dienstverlening en de optimalisatie daarvan;
• Je beschikt over een HBO werk- en denkniveau en hebt aantoonbare ervaring met het organiseren van evenementen;
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk, en je hebt ruime ervaring met gangbare software zoals MS Office, Adobe en virtuele vergadertools.

Hier ga je werken

Het Lorentz Center is gehuisvest binnen de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden en bevindt zich op het Science Park in Leiden.

Wij bieden wij jou?

• Een afwisselende functie in een hecht team van 20 collega’s.
• Een inspirerende werkomgeving in het Bio Science Park in Leiden.
• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij gebleken geschiktheid. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten.
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.382 en € 4.484 (schaal 8, cao NU).
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder:
  • 8% vakantietoeslag
  • 8,3% eindejaarsuitkering
  • Betaald ouderschapsverlof
  • Flexibele arbeidsvoorwaarden via ons keuzemodel
  • Een uitstekende reiskostenregeling