Directiesecretaresse (0,9 - 1,0 fte)

Word jij de spil in de dynamische ondersteuning van onze directie?

Rotterdam Business School zoekt een ervaren, proactieve en doortastende directiesecretaresse. In deze rol zorg jij dat onze meerkoppige directie optimaal ondersteund wordt. Van agendabeheer tot communicatie met interne en externe stakeholders: jij regelt het.

Wat ga je doen?

De kernactiviteiten bestaan o.a. uit:

• Agendabeheer van de directie, het coördineren en plannen van (complexe) afspraken en vergaderingen voor zowel interne als externe genodigden.
• Bewaken van de voortgang van de afspraken.
• Organiseren van overleggen en vergaderingen en het voorbereiden, faciliteren en notuleren tijdens overleggen en vergaderingen.
• Ontvangen van bezoekers en algemeen eerste aanspreekpunt voor de directie van RBS voor in- en externen.
• Ondersteunen bij projecten en evenementen, zoals de jaaropening, recepties en symposia.
• Secretariële en administratieve ondersteuning bij diverse projecten.
• Opmaken van verschillende stukken via Word, PowerPoint, Adobe en Excel.
• Het verzorgen van administratieve ondersteuning inclusief documentbeheer.
• Alle overige voorkomende werkzaamheden die zich op het secretariaat voordoen.

Over Rotterdam Business School (RBS)

Rotterdam Business School is onderdeel van Hogeschool Rotterdam en behoort tot de grootste businessinstituten van Europa. Met 14 bachelor- en 2 masteropleidingen bieden we een breed aanbod aan businessopleidingen. We zijn een tweetalig instituut met verschillende internationale opleidingen. Hogeschool Rotterdam en daarmee RBS wil de aanjager zijn van maatschappelijke transities en studenten opleiden tot toekomstmakers.

Dit doen we door discipline overstijgend opgavegericht onderwijs aan te bieden, zodat studenten voorbereid zijn op een toekomst die zij mede gaan vormgeven. Studenten worden geholpen bij het weerbaar zijn in een wereld die razendsnel verandert zodat zij leiderschap kunnen tonen om organisaties in transitie te kunnen ondersteunen.

Ben jij wie we zoeken?

Jij bent een ervaren professional met oog voor detail en gevoel voor verhoudingen. Je denkt vooruit, bent flexibel en haalt voldoening uit het ontzorgen van de mensen om je heen. Dynamiek en tempo schrikken jou niet af – integendeel, jij floreert juist in een omgeving waar geen dag hetzelfde is.

Verder beschik je over:

• Minimaal 5 jaar ervaring als directiesecretaresse of executive assistant in een grote organisatie;
• HBO werk-en denkniveau, aantoonbaar door opleiding en/of werkervaring;
• Uitstekende beheersing van MS Office, MS Teams, SharePoint en bij voorkeur ook enige kennis van AI-toepassingen;
• Ervaring met complex agendabeheer en het plannen van bijeenkomsten;
• Ervaring in het plannen, organiseren en voorbereiden van overleggen, vergaderingen en bijeenkomsten en verslaglegging hiervan;
• Goede beheersing van zowel Nederlands als Engels, mondeling én schriftelijk;
• Sterk ontwikkelde communicatieve vaardigheden waarmee je moeiteloos schakelt met directeuren, MT, collega’s, studenten en externe relaties.

Wat bieden we jou?

• Een tijdelijk contract voor 1 jaar (D4 cao hbo).
• Het salaris is gebaseerd op schaal 9; minimaal € 3.609,94 en maximaal € 4.909,21 bruto per maand bij een volledig dienstverband. Inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring.
• Een dienstverband voor 36 of 40 uur per week.
• 8% vakantiegeld en 8,3% eindejaarsuitkering.
• 9 weken vakantie op basis van 1 FTE bij een fulltime dienstverband.
• 45 duurzame inzetbaarheidsuren bij een fulltime dienstverband. Er is volop gelegenheid een goede balans tussen werk en privé te vinden.
• Uitstekende scholings- en ontwikkelmogelijkheden.
• Een mooie werkplek in een dynamische werkomgeving, deze functie is niet op afstand of hybride in te vullen.
• Aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP.

Je gaat werken op de locatie Kralingse Zoom in Rotterdam, deze locatie is uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer.

Let op: het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is vereist.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.