Medewerker ambtelijk secretariaat Examencommissie

De afdeling Onderwijs en Studentenzaken van de Faculteit der Archeologie is op zoek naar een nieuwe collega voor de functie van medewerker ambtelijk secretariaat Examencommissie (0.2 fte).

De afdeling Onderwijs en Studentenzaken van de Faculteit der Archeologie is hét aanspreekpunt voor studenten en docenten op het gebied van onderwijsadministratie, -logistiek en -beleid. Studenten kunnen er terecht voor vragen over bijvoorbeeld inschrijving voor vakken en tentamens, roosters, voorzieningen en afstuderen. Docenten worden onder meer ondersteund bij de organisatie van hun onderwijs, roosters en cijferregistratie. Ook verzorgt de afdeling het ambtelijk secretariaat van diverse commissies.

Als Medewerker ambtelijk secretariaat Examencommissie ondersteun je de ambtelijk secretaris van de examencommissie. Je houdt de mailbox bij, beantwoordt e-mails en handelt eenvoudige verzoeken zelfstandig af. Daarnaast bereid je de examencommissievergaderingen voor en notuleer je deze.

Werkzaamheden

Als medewerker van het ambtelijk secretariaat van de Examencommissie ben je het aanspreekpunt van de examencommissie voor studenten, docenten en je collega’s van Onderwijs- en Studentenzaken. Je levert met je kennis en enthousiasme een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van de dienstverlening.

• Het voorbereiden, afwikkelen en archiveren van besluitvorming van de examencommissie.
• Het voeren van correspondentie namens de examencommissie.
• Het voorbereiden en plannen van de vergaderingen en het verzorgen van de notulen.
• Het ondersteunen bij het opstellen en bewaken van de jaaragenda van de examencommissie en voorbereiding van haar jaarverslagen.
• Het zelfstandig verwerken en beantwoorden van gemandateerde verzoeken van studenten, docenten en collega’s.

Profiel

• Je hebt aantoonbaar hbo werk- en denkniveau (een juridische opleiding is een pre).
• Kennis van actuele wet- en regelgeving op het gebied van hoger onderwijs is een pre.
• Je kunt goed plannen, bent stressbestendig, accuraat ingesteld en kunt goed onafhankelijk werken, maar bent ook gericht op collegiale samenwerking en zoekt actief verbinding met collega’s.
• Je bent resultaatgericht, proactief, organisatiesensitief en oplossingsgericht.
• Je bent behendig met digitale applicaties (bijvoorbeeld Excel, Outlook en uSis) die je werkzaamheden ondersteunen en je kunt je nieuwe applicaties snel eigen maken.
• Je voelt je verantwoordelijk en toont eigenaarschap.
• Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen, maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Onze organisatie

De Faculteit der Archeologie is een internationaal gerenommeerde faculteit in de multidisciplinaire wereld van de archeologie. De faculteit kenmerkt zich door haar diversiteit en een sterke verwevenheid van onderwijs en internationaal onderzoek. Onderzoekers in alle facetten van het veld bepalen hier de toekomst van het archeologisch onderzoek.

De faculteit is opgebouwd uit drie departementen met elk een departementsvoorzitter. De dagelijkse leiding van de faculteit ligt in handen van het faculteitsbestuur. Het bestuur bestaat uit een decaan, portefeuillehouder Onderwijs, portefeuillehouder Onderzoek, portefeuillehouder Bedrijfsvoering en assessor. De faculteit is gehuisvest in het Van Steenis gebouw op het Leiden Bio Science Park en beschikt over hoogwaardige laboratoria en prettige werkplekken. Je maakt deel uit van de afdeling Onderwijs en Studentenzaken, samen met studenten- en onderwijsadministratie, studieadvies, exchange coördinatie en career services. Het hoofd Onderwijs en Studentenzaken is je leidinggevende.

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten. Het betreft een aanstelling van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband bij goed functioneren. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 3.382 en maximaal € 4.484 bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen.

Diversiteit

De Universiteit Leiden hecht groot belang aan diversiteit en verwelkomt daarom graag sollicitaties van mensen die nu in haar instelling ondervertegenwoordigd zijn.

Informatie

Voor meer informatie over de inhoud van deze functie kun je contact opnemen met Marjet de Ruyter, hoofd Onderwijs en Studentenzaken, e-mail m.h.de.ruyter@arch.leidenuniv.nl.

Solliciteren tot en met 28 september 2025. Sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 41 en 42.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.