Beurscoördinator

Beurscoördinator (0,8 fte) – Tijdelijke functie i.v.m. zwangerschapsverlofwaarneming

Ben je iemand met oog voor detail en hou je goed overzicht als je veel verschillende dingen tegelijk moet doen?

Dit ga je doen

Als Beurscoördinator beheer en coördineer je verschillende beurzen voor studenten van de Universiteit Leiden die in het buitenland willen gaan studeren en beurzen voor buitenlandse studenten die aan de Universiteit Leiden willen komen studeren. Je werkt nauw samen met de andere coördinatoren en twee administratief ondersteuners.

• Het managen en stroomlijnen van beurs-gerelateerde processen en communicatie met studenten, faculteiten, beursverstrekkers, financiële afdelingen en andere stakeholders;
• Evalueren van beursprogramma’s en -procedures, het geven van aanbevelingen en verbeteren van beursprogramma’s in overleg met de teamleider;
• Bijdragen aan nieuwe initiatieven zoals digitalisering van beurs-gerelateerde processen en het opzetten van nieuwe beursprogramma’s;
• Algemene administratieve ondersteuning aan teamleider voor het opstellen van rapportages en opstellen van managementinformatie.

Hier ga je werken

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De afdeling International Relations bevordert en organiseert internationale studentenmobiliteit. We doen dit door studenten die in het buitenland willen studeren te ondersteunen en het toelaten en begeleiden van internationale uitwisselingsstudenten in Leiden en Den Haag. Ook adviseren we faculteiten over het verwerven van EU-onderwijssubsidies en over het aangaan van internationale samenwerkingsrelaties. De afdeling heeft twee teams: Mobility en Scholarships, en bestaat uit ruim 14 fte. Deze vacature is binnen het Team Scholarships bestaande uit 7 personen.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau;
• Je hebt relevante werkervaring met beursprogramma’s en/of projectcoördinatie;
• Werkervaring met internationalisering binnen het hoger onderwijs is een pré;
• Je hebt een zelfstandige en pro-actieve werkhouding om uitdagingen met energie en enthousiasme aan te pakken;
• Je bent sterk in administratieve processen en hebt goede computervaardigheden, met name Microsoft Excel;
• Je beschikt over de volgende competenties: samenwerken, integriteit, oplossingsgerichtheid, klantbetrokkenheid, organisatiesensitiviteit;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse (NT2-II) en Engelse (C1 niveau volgens het CEFR) taal.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke en maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een tijdelijk dienstverband vanwege zwangerschapsvervanging voor de periode van 19 januari t/m 8 mei 2026. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3.382 en maximaal € 4.484 bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur. Je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

Wil je eerst nog meer informatie over de inhoud van deze functie? Neem contact op met Mariëlle van Es, Teamleider Team Scholarships, via m.j.van.es@sea.leidenuniv.nl

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.