Adviseur Archief- en Informatiemanagement

Adviseur Archief- en Informatiemanagement bij Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)

Functieomschrijving

Sta jij voor het versterken en waarborgen van een zorgvuldig archief- en informatiemanagement in onze processen en bedrijfscultuur, dan zoeken we jou!

Als adviseur archief- en informatiemanagement bij de eenheid Compliance speel je een rol in het op orde brengen en houden van dit vakgebied binnen DUO. De eenheid Compliance vertaalt de wet- en regelgeving naar heldere kaders en voorschriften en ondersteunt de organisatie bij het toepassen van deze voorschriften in de praktijk. Dit vanuit de insteek ‘voordoen, samen doen en zelf doen’. Naast kaderstelling en (proactief) advisering aan de voorkant, speel je daarnaast een rol in het monitoren en toetsen op de werking van hetgeen al is ingericht. Het is een vakgebied dat binnen en buiten DUO nog volop in ontwikkeling is. Dit is het perfecte moment om in te stappen als je wilt meehelpen om het informatiebeheer verder te professionaliseren en op de kaart te zetten. Zo kunnen we het onderwijsveld straks nóg beter bedienen.

De functie is onderdeel van de 2e lijn in het drielijnenmodel. De tweede lijn stelt de kaders en toetst hierop, de eerste lijn past toe en de derde lijn houdt toezicht op de werking van het model. Concreet houdt dit in dat de uitvoering van het informatiebeheer is belegd bij alle directies van DUO en dat voor de kaderstelling een gecentraliseerd team verantwoordelijk is. Dit team is gepositioneerd bij de eenheid Compliance. Het model vereist logischerwijs een nauwe samenwerking met de informatiebeheerders in de 1e lijn om te komen tot kaders die in de praktijk begrijpelijk en goed toepasbaar zijn en effectief bijdragen aan het zorgvuldig en efficiënt beheren van informatie. Dat betekent dat je soepel schakelt tussen theorie en praktijk en effectief bent in jouw communicatie op de verschillende lagen van de organisatie. Het kunnen creëren van draagvlak en het goed luisteren naar de behoefte van de organisatie zijn daarbij belangrijke vaardigheden.

Het vakgebied is sterk in ontwikkeling. De nieuwe Archiefwet en de Wet Open Overheid stellen steeds scherpere eisen aan het informatiebeheer. Duurzame digitale toegankelijkheid is tegenwoordig een vereiste en technologische ontwikkelingen als AI bieden grote kansen. Deze ontwikkelingen volg je als adviseur AIM op de voet en je zet je in voor het vergroten van de awareness binnen de organisatie. Het betekent ook dat in het vakgebied informatiebeheer op dit moment meerdere innovatie-, verander en verbetertrajecten actief zijn. Daaraan lever je vanuit het cluster AIM een bijdrage.

Volop afwisseling dus. Heb jij de ambitie om jouw ervaring in te brengen en in dit vakgebied te groeien, dan zijn wij op zoek naar jou.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Compliance is onderdeel van de directie Bedrijfsvoering. Deze directie ondersteunt alle onderdelen van DUO met een aantal services. Van facilitair en financieel-administratief tot informatievoorziening, communicatie en dus compliance. Dit vanuit een servicegerichte benadering, maar ook met een monitorende en toetsende rol.

Compliance bestaat uit zes clusters: Informatiebeveiliging, Privacy, Archief- en Informatie-management, Wet open overheid (Woo), de Centrale Klachtenfunctionaris en Bedrijfsjuridische Zaken. Ongeveer 30 specialisten zijn bij deze zes clusters werkzaam. We kenmerken ons zelf als divers, enthousiast, open en gedreven. We zetten sterk in op samenwerking en open communicatie, gaan op een respectvolle manier met elkaar om, en vertrouwen op elkaars capaciteiten. Wil je je vakinhoudelijk en persoonlijk nog verder ontwikkelen? Daarvoor is bij ons alle ruimte.

Het cluster Archief- en Informatiemanagement wordt functioneel aangestuurd door de CAIMO. Het cluster heeft een omvang van 7 medewerkers (incl. CAIMO). Gezamenlijk geven zij een vertaling van het beleid naar voorschriften en kaders. Daarbij wordt het KAMT-model gehanteerd (Kaderen, adviseren, monitoren en toetsen). Het team ondersteunt daarmee het management in de 1e lijn en de adviseurs compliancy en informatiebeheerders bij de verschillende directies (1e lijnsondersteuning).

Functie-eisen

Het vakgebied van archief- en informatiemanagement kent voor jou geen geheimen. En kom je nieuwe informatie tegen? Dan kun je je deze snel eigen maken. Denk aan nieuwe wet- en regelgeving waarin je je verdiept om deze vervolgens te vertalen naar de praktijk. Je kunt goed analyseren en verbanden zien, waardoor je vragen doorgrondt en situaties overziet. Verder ben je breed geïnteresseerd in het vakgebied Compliancy, waartoe ook privacy, informatiebeveiliging en WOO worden gerekend. Je volgt actuele ontwikkelingen binnen Open overheid op de voet. En samenwerken? Laat dat maar aan jou over. Je bent je bewust van verhoudingen in je werkomgeving en past je manier van communiceren aan op degene voor je: van directeur tot teamlid. Ook vind je het leuk om je kennis te delen en draagvlak te creëren voor jouw oplossingen. Dit alles doe je met enthousiasme, doorzettingsvermogen en een proactieve houding. Verder heb je:

• HBO-werk- en -denkniveau op het gebied van archief- en informatiemanagement;
• Ervaring met het toepassen van metadatering en het werken aan de hand van een Documentair Structuurplan, is een pré, evenals ervaring met of kennis van post- en archiefverwerking;
• Kennis van de organisatie en relevante ontwikkelingen op maatschappelijk en vakinhoudelijk gebied, of de ambitie om je deze materie snel eigen te maken;
• Functionele kennis van werkprocessen in het ICT-domein.
• Je bent zowel adviseur als doener. Je voelt je daarbij thuis in een politiek en bestuurlijk complexe omgeving
• Je kunt goed samenwerken met verschillende opdrachtgevers en collega’s in een projectmatige – en dus constant veranderende – omgeving.
• Je bent in staat om verbeterstappen goed aan de organisatie over te brengen en daar ook draagvlak voor te creëren, op basis van je vakkennis en je goede adviseurschap.
• Je beschikt over de volgende competenties: analytisch vermogen, oordeelsvorming, plannen en organiseren, communicatieve flexibiliteit en overtuigingskracht, organisatiesensitiviteit, omgevingsbewustzijn en netwerkvaardig.

Arbeidsvoorwaarden

• Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Zo mag je maximaal € 2.000,00 IKB-budget per jaar gebruiken voor het fiscaalvriendelijk aflossen van je persoonlijke studieschuld bij DUO.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.
• Ook bieden we je de mogelijkheid om de voor jou belangrijke feestdagen te vieren zonder dat je daar een vrije dag voor hoeft op te nemen. Hemelvaartsdag en/of 2e pinksterdag kun je bijvoorbeeld inruilen voor een andere feestdag. Hierover maak je afspraken met je leidinggevende.

Bijzonderheden

• Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern uitgezet.
• Rijksmedewerkers hebben bij gelijke geschiktheid voorrang in de sollicitatieprocedure.
• Mogelijk maakt een assessment onderdeel uit van het selectieproces.
• Bij DUO streven we naar diversiteit en een inclusieve werkomgeving. Wij willen onze teams graag verrijken met collega’s van diverse achtergronden en culturen om onze dienstverlening nog meer te kunnen verbeteren. Zo kunnen we samen onze krachten, ervaring en inzichten bundelen en dragen we ons steentje bij aan een slim, vaardig en creatief Nederland.
• Deze vacature is geschikt voor doelgroep banenafspraak. Tot de doelgroep banenafspraak behoren de volgende groepen mensen: mensen met een Wajong-uitkering, mensen met een WSW-indicatie, mensen met een WIW of ID-baan, mensen uit de doelgroep van de Participatiewet die niet WML kunnen verdienen. Sta je in het doelgroepregister en ben je benieuwd naar de mogelijkheden bij DUO?
• Controleer regelmatig je ongewenste/spam e-mailmap. Het kan voorkomen dat mailwisseling vanuit DUO in deze map(pen) terechtkomt.
• Ben je een intermediair? Wij werven zelf of met onze vaste partners via het Rijksinkoopstelsel. Acquisitie is niet gewenst.