Admissions Officer

Ben jij resultaatgericht, hou je ervan om zaken uit te pluizen, en heb je affiniteit met toelatingsprocessen en diplomawaardering? En ben jij op zoek naar een afwisselende functie in een organisatie die non stop in beweging is? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De afdeling Studenteninformatie & Administratie (SIA) van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een:

Admissions Officer (0,8 – 1,0 FTE)

Als Admissions Officer hou je je bezig met alle werkzaamheden die betrekking hebben op de toelatingsverzoeken voor bachelor- of masteropleidingen en de IND aanvragen voor studenten die met een visa/verblijfsvergunning naar Nederland komen om te studeren. Je bent samen met je collega’s verantwoordelijk en je houdt ervan om jezelf en je omgeving scherp te houden: een goede discussie ga je daarbij niet uit de weg. Daarnaast ben je iemand die zich wil blijven ontwikkelen en vindt je werkplezier je functie belangrijk.

Dit ga je doen

• Je waardeert en analyseert diploma’s en de toelaatbaarheid van studenten die zich aanmelden voor een studie aan Universiteit Leiden;
• Je doet kennis op over onderwijssystemen van verschillende landen en volgt hier trainingen voor;
• Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van IND aanvragen van studenten die een visum en/of verblijfsvergunning nodig hebben voor studie in Nederland;
• Je hebt dagelijks contact met (internationale) studenten en medewerkers van via de e-mail en/of telefoon;
• Je bent contactpersoon en aanspreekpunt voor verschillende faculteiten en de Front Office;
• Je werkt samen in het team aan diverse verbeteringen zowel in het aanmeldsysteem als in de communicatie met studenten en collega’s in de aanmeld-, toelating- en inschrijfketen.

Hier ga je werken

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek, en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen. Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

Het Admissions Office is binnen het expertisecentrum onderdeel van de afdeling Studenteninformatie en -administratie. Binnen de afdeling zijn verschillende teams werkzaam die allemaal een bijdrage leveren om de (aspirant-)student zo goed mogelijk te begeleiden in het proces van aanmelding tot inschrijving. Onze afdeling bestaat verder uit een Front Office, studentenadministratie, financiële administratie en immigration officers.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau en hebt 2 jaar werkervaring in een administratieve functie; ervaring of kennis van aanmeld- en toelatingsprocessen binnen het hoger onderwijs is een pre;
• Je bent bekend met het werken in administratieve processen en hebt kennis van MS-Office; kennis van People Soft (Oracle) is een pre;
• Je werkt nauwkeurig en accuraat en bent gewend aan het werken met strakke deadlines en blijft onder soms stressvolle omstandigheden klantgericht;
• Je ben in staat om verbeteringen zowel binnen de eigen afdeling als in de aanmelden-toelaten-inschrijven keten te signaleren en te implementeren:
• Je beschikt over de volgende competenties: leervermogen, samenwerken, klantbetrokkenheid, accuratesse, plannen en organiseren;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke afwisselende maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3218,- en maximaal € 4298,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 8);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.

• Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid, heeft de interne kandidaat de voorkeur.
• Voor deze functie is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) noodzakelijk.