Adviseur Interne Controle Inkoop

Werken bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) als Adviseur Interne Controle Inkoop

Dit ga je doen

De uitvoerende inkoopwerkzaamheden van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) zijn met ingang van 2022 uitbesteed aan het Inkoop Uitvoeringscentrum van DJI (IUC DJI). Ook binnen deze structuurinrichting blijft de IND eindverantwoordelijk voor de rechtmatigheid van inkoop. Om verder te kunnen groeien in haar rol als opdrachtgever op de commerciële markt en meer regie te voeren over de kwaliteit van de dienstverlening van het IUC DJI wil de IND op een reguliere basis zelf controles uitvoeren op de eigen inkoopdossiers. Het is uiterst belangrijk dat de IND de uitvoering door het IUC nauwlettend bewaakt, door zowel de kwaliteit van de processen als de uitkomsten te toetsen aan de normen van ordelijk financieel beheer en rechtmatigheid.

Wij zijn op zoek naar een collega die het leuk vindt om de taak binnen de IND op zich te nemen. Het betreft een vacature met de functienaam: Adviseur Interne Controle Inkoop (FGR: Senior Adviseur Bedrijfsvoering S12). In eerste instantie is de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van één jaar, met uitzicht tot een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Medewerkers die reeds bij de Rijksoverheid in dienst zijn, behouden hun contractuele rechten.

De IND
De IND is een agentschap van het Ministerie van Asiel en Migratie en voert de Vreemdelingenwet en de Rijkswet op het Nederlanderschap uit. Dit betekent dat de IND alle verblijfsaanvragen beoordeelt van mensen die in Nederland willen wonen, studeren, werken of Nederlander willen worden. Migratie gaat om mensen. Dit brengt uitdagingen met zich mee op het gebied van sturing en beheersing. De IND heeft de ambitie om efficiënter te produceren met behoud of verbetering van kwaliteit. Hiervoor zijn diverse initiatieven in gang gezet.

Jouw team
Het team Verbijzondere Interne Controle en Financieel Procesbeheer (VIC&FP) bestaat uit 10 medewerkers en is gepositioneerd bij de Directie Bedrijfsvoering van de IND. Het team werkt nauw samen met andere teams, zoals Concern Control en Business Concern, en vormt zo het kloppend hart van de financiële huishouding van de IND. Het cluster VIC, waar je deel van zult uitmaken, bestaat uit vier collega’s. Dit maakt het werk veelzijdig en uitdagend. VIC beoordeelt in de basis of de financiële huishouding op orde is en wisselt dit af met nieuwe control vraagstukken en ad-hoc verzoeken van collega’s. In die zin geldt: never a dull moment.

Wil je bijdragen aan het verbeteren van inkoop en control binnen de IND? Werk jij graag aan het opzetten, uitvoeren en rapporteren van interne controles? Help jij mee om afdeling VIC&FP verder uit te bouwen en te structureren? Dan zijn wij naar jou op zoek!

Binnen VIC&FP werken wij twee dagen per week op kantoor om de teamspirit en samenwerking met andere teams te behouden.

Wat ga je doen?

Als senior Adviseur Interne Controle Inkoop ben je verantwoordelijk voor het uitvoeren van interne controlewerkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid van de inkoop- en (Europese) aanbestedingscontracten.

Je bent in staat je werkzaamheden zelfstandig in te richten en zorgt voor een goede afstemming binnen je team en met de relevante stakeholders. Je benut de beschikbare ruimte efficiënt om je werkzaamheden te plannen en te prioriteren. Je rapporteert en evalueert de voortgang van je werk op structurele wijze.

Binnen deze rol vervul je een belangrijke signalerende rol en draag je actief verbetervoorstellen aan. Verbeterpunten bespreek je met je collega’s binnen het teamoverleg en waar nodig met interne partners, zoals verantwoordelijken voor inkoop en verantwoordings- en sturingsinformatie. Je stemt veelvuldig af met de Audit Dienst Rijk (ADR). Dankzij jouw inzet beschikt het MT van de IND en het Auditcomité over heldere rapportages en de benodigde informatie om effectief bij te sturen op het gebied van inkooprechtmatigheid. Door de hoge kwaliteit van jouw werk kan de ADR met vertrouwen gebruikmaken van de uitkomsten ervan.

Binnen deze rol zorg je voor:

• Het opbouwen van kennis van en ervaring met rechtmatigheid en (EU) aanbestedingsregels.
• Het actueel houden van die kennis door het volgen van (frequente) updates in relevante regelgeving.
• Het analyseren en signaleren van (trends in systematische) risico’s en fouten op aanbestedingsgebied, inclusief de oorzaken en impact op de financiële verantwoording van IND.
• Actieve betrokkenheid, intern bij het accountmanagement van het IUC DJI en extern bij de ADR.
• Bekendheid en/of ervaring met categoriemanagement van het Rijk.
• Het kunnen afwegen en onderbouwen van hoofd- en bijzaken in het spanningsveld tussen theoretische perfectie en pragmatische oplossingen bij knelpunten en inkoopbehoeften.

Dit krijg je

• schaal 12
  €4.691 - €6.907 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
• 36 uur

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Je hebt aantoonbare kennis van bedrijfsvoering en financieel-administratieve processen.
• Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring, zoals in Audit, Accountancy of op het gebied van Inkoop en Aanbesteding binnen de publieke sector.
• Je hebt ervaring met aanbestedingen, met name onder de Europese drempel, en bent goed bekend met onderhandse procedures en minicompetities.
• Je kunt complexe (aanbestedings)regels doorgronden en weet wat vereist is voor een volledig en rechtmatig dossier.
• Je bent analytisch sterk, herkent trends en weet risico’s en kansen te signaleren én om te zetten in concrete acties.
• Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk, en kunt helder rapporteren.
• Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook bij repeterende werkzaamheden.
• Je hebt goede beheersing van Excel en kunt informatie systematisch ordenen en interpreteren.
• Je bent resultaatgericht, verantwoordelijk en beschikt over organisatiesensitiviteit.
• Je functioneert goed binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en kunt effectief samenwerken.

Aanvullende functiewensen (pré’s)

• Je beschikt over hbo/wo werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond met een afgeronde hbo- of wo-opleiding in een relevante richting.
• Je hebt één of meerdere NEVI Publiek-opleidingen gevolgd.
• Je hebt een opleiding tot Registeraccountant (RA) of Accountant-Administratieconsulent (AA) afgerond of bent daarmee bezig.
• Je hebt ervaring met of kennis van geautomatiseerde systemen zoals Oracle/Leonardo, CTM en TopDesk.

Competenties

• Analyseren vermogen en adviserend optreden.
• Proactief en resultaatgerichtheid.
• Plannen en organiseren.
• Oordeelsvorming en organisatiesensitiviteit.

Hier kom je te werken

Meer over de afdeling Directie Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND als concern en de keten als geheel hun taken zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. De directie wil haar klanten (alle IND-collega’s en vele ketenpartners) snel en vakkundig bedienen: met een brede blik op het gebied van HR, financiën, control, Lean, interne audits, huisvesting en facilitaire voorzieningen. Dat betekent dat wij weten wat onze klanten nu maar ook in de toekomst nodig hebben, zodat we duurzame en toekomstbestendige (integrale) adviezen en diensten leveren.

De directie Bedrijfsvoering bestaat uit de directeur en een aantal MT-leden, die verantwoordelijk zijn voor de onderliggende afdelingen van BV. De directeur en MT-leden worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de overige MT-leden vindt plaats door directie- en afdelingssecretarissen. De managementondersteuners, de secretarissen en de informatiemanagers vormen de Staf van de directie Bedrijfsvoering.

Over De Immigratie- en Naturalisatiedienst

Een vluchteling die niet veilig is in eigen land. Een ingenieur die zijn kennis in Nederland in de praktijk komt brengen. En een gezin dat elkaar na jaren weer in de armen kan sluiten. Wat ze met elkaar gemeen hebben? De IND beoordeelt hun verzoeken om in Nederland te mogen wonen of Nederlander te willen worden.

De IND voert het vreemdelingenbeleid in Nederland uit. Dat betekent dat we alle verblijfsaanvragen beoordelen. Het kan daarbij gaan om vluchtelingen die niet veilig zijn in eigen land en daarom hier asiel aanvragen. Of om mensen die hier willen werken, studeren, of een gezin vormen met iemand die hier al woont. Maar het kan ook gaan om mensen die hier al zo lang wonen dat zij zich Nederlander voelen en die daarom via een naturalisatieverzoek een Nederlands paspoort aanvragen.

De IND wil een compacte en wendbare uitvoeringsorganisatie zijn met hoogwaardige kennis op het vreemdelingendomein en met oog voor de menselijke maat. De IND moet kunnen inspelen op wisselende eisen en omstandigheden en tegelijkertijd moet de kwaliteit van dienstverlening voorop blijven staan. Dit vraagt om een proactieve organisatie die zich voortdurend ontwikkelt. Daarvoor zijn medewerkers nodig die dit willen en kunnen ondersteunen. Medewerkers die breed inzetbaar zijn en die willen investeren in hun persoonlijke ontwikkeling. De IND investeert graag in deze medewerkers!

Bijzonderheden

Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk en de IND. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.

Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

Een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.

Over de functiegroep Senior Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.