Ambtelijk Secretaris OR & support bij Intergamma, Leusden, 28-32 uur

Een veelzijdige combinatierol in het hart van Intergamma

In deze veelzijdige combinatierol in het hart van onze organisatie ontzorg je de Ondernemingsraad (OR) in hun (administratieve) processen en vanuit jouw supportrol draag je zorg voor de administratieve borging van onder andere de franchise administratie.

Dit is je klus als ambtelijk secretaris OR & support

Je werkt samen met verschillende afdelingen die veel met elkaar te maken hebben. Als ambtelijk secretaris van de OR (primaire rol) ondersteun je de OR, begeleid je het proces en zorg jij voor een correcte vastlegging van de administratie. Daarnaast (secundaire rol) lever je support voor onder andere de franchise administratie binnen de afdeling Legal. Een veelzijdige, betekenisvolle en uitdagende functie in het hart van de organisatie. Bij jou komt alles samen!

Ambtelijk secretaris Ondernemingsraad (OR)

Naast de OR Hoofdkantoor (medewerkers Leusden) en OR Intergamma Bouwmarkten (bouwmarktmedewerkers van GAMMA en Karwei) kent Intergamma overkoepelend een Gezamenlijke Vaste Commissie (GVC). In deze rol ben je ambtelijk secretaris van de OR. Voor de GVC en OR’en heb je de volgende werkzaamheden:

• Organiseren van vergaderingen: plant datum & ruimte, stelt (concept)agenda op, verstuurt uitnodigingen met de relevante documenten, maken van het verslag en bewaakt gemaakte afspraken en budget
• Verzorgt inkomende- en uitgaande correspondentie, stelt publicaties van achterban op en beheert het archief.
• Voorbereiden adviezen en initiatiefvoorstellen in samenwerking met dagelijks bestuur (DB) van de OR en voorbereiden van reacties op advies- en instemmingsaanvragen in samenwerking met het DB van de OR.
• Bewaakt naleving van procedures en afspraken betreffende medezeggenschap, verzorgen van evaluaties en geven van advies voor bijsturing.
• Bijdragen aan het tot stand komen van het jaarverslag, verzorgt de redactie, de uitvoering en verspreiding van het jaarverslag.

Als ambtelijk secretaris val je hiërarchisch onder de secretaris, maar rapporteer je functioneel aan het DB van de OR.

Support (franchise en Legal)

Naast jouw werkzaamheden als ambtelijk secretaris van de OR ondersteun je het secretariaat en de afdeling Legal bij onder andere de franchiseadministratie, contractmanagement en overige voorkomende werkzaamheden. De franchiseadministratie betreft alle franchiseovereenkomsten en overige afspraken/correspondentie met onze franchisenemers. Contractmanagement ziet toe op het proces van beoordeling, juiste ondertekening en archivering van contracten. Overige werkzaamheden kunnen bestaan uit ondersteuning bij het verwerken van wijzigingen bij onder andere de Kamer van Koophandel en Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) in België en het verwerken van mutaties in het Ledenregister van Intergamma Coöperatief U.A. en aandeelhoudersregister Intergamma B.V. Bij de ondersteuning van het secretariaat en Legal werk je nauw samen met de secretaris en bedrijfsjurist.

Bij Intergamma, de organisatie achter GAMMA en Karwei, draait alles om thuis: een fijne plek waar onze klanten, partners én medewerkers zich helemaal op hun gemak voelen. Met ongeveer 9000 collega’s in de bouwmarkten en zo’n 400 collega’s op het hoofdkantoor in Leusden, bouwen we aan een sfeer van aanpakken, elkaar helpen en verantwoordelijkheid nemen. Onze missie? Onze klanten helpen met oplossingen om van hun woning een duurzaam thuis te maken. Mooi werk waarbij we elke expertise hard nodig hebben. Zoals die van jou.

Dit neem je mee?

In deze functie ben je open, toegankelijk, onafhankelijk en zorgvuldig. Je handelt integer en bewaakt de positie van de OR zonder partij te worden. Je handelt daarbij tactisch en diplomatiek en schakelt soepel tussen verschillende belangen en niveaus. Kernwoorden zijn faciliteren, regelen, coachen, in goede banen leiden, verbinden en ondersteunen. Je weet draagvlak te creëren, zonder daarbij verantwoordelijkheden uit het oog te verliezen. Daarnaast ben je nauwkeurig en gaat het je makkelijk af om opvolging te geven aan ondertekening van documenten zodat het archief van Intergamma bij deze onderwerpen op orde blijft.

Daarnaast vragen wij de volgende eigenschappen in de nieuwe collega:

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een vergelijkbare (administratieve) rol (in een commerciële omgeving is een pré).
• Aantoonbare ervaring met medezeggenschap en kennis van de juridische aspecten daarvan en kan die ook toepassen.

Intergamma: jouw thuis?

Wij zorgen ervoor dat jij je meteen thuis bij ons voelt en dat jij met enthousiasme met jouw klus kunt beginnen. Je komt te werken in een fijne sfeer waarin we elkaar uitdagen, helpen en van aanpakken houden. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en jouw persoonlijke touch te geven aan de klus voor handen. Verder bieden we je:

• Een uitdagende en zelfstandige functie met veel verantwoordelijkheid en impact bij een organisatie met grote ambities en veel complexiteit.
• Een bruto maandsalaris tot maximaal € 4100,- op basis van een fulltime dienstverband en afhankelijk van ervaring.
• Reiskosten vergoeding, 32 vakantiedagen o.b.v. 40 uur per week en 15% personeelskorting.
• Ruimte om jezelf te zijn, zelfstandig te werken, groei en ontwikkeling. Niet alleen in je werkzaamheden maar ook via onze Retailacademy en online trainingen via GoodHabitz.

Klaar om te beginnen?

Is ambtelijk secretaris bij de OR bij Intergamma iets voor jou en vind je het leuk om dit met een support-rol bij de afdeling Legal te combineren? Voor meer informatie over deze rol kun je contact opnemen met Marinda Agterberg, Manager Recruitment via m.agterberg@intergamma.nl of via 06-53959772.