Operationeel Manager Bedrijfsvoering

Hou jij van geschiedenis én van goed georganiseerde bedrijfsvoering en processen?

Bij het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen zoeken we een operationeel bedrijfsvoerder die onze archiefinstelling soepel draaiende houdt, van de jaarbegroting tot het koffieapparaat. Iemand die niet alleen plannen maakt, maar ze ook uitvoert. Die begrijpt dat je een plek zoals de onze niet van achter een laptop of vanuit huis kunt managen maar midden in de dagelijkse operatie staat.

Je wordt de rechterhand van de directeur op het gebied van HR, financiën, ICT, facilitair en juridische bedrijfsvoering. En dat doe je dus niet op afstand of op papier, maar als onderdeel van een betrokken team, op onze locatie met gepassioneerde collega's, bezoekers, vrijwilligers, en studiezaalgebruikers.

Wat ga je doen

Je wordt verantwoordelijk voor het organiseren én draaiende houden van de bedrijfsvoering, met een breed en afwisselend takenpakket:

• Je stelt samen met de directeur de begroting en het jaarverslag op, je bewaakt de voortgang, werkt mee aan prognoses, controle en verantwoording.
• Je bereidt juridische stukken voor, zoals verordeningen, mandaatbesluiten, regelingen, en schakelt zo nodig met externe adviseurs.
• Je organiseert dat het gebouw, de ICT, beveiliging en overige facilitaire zaken op orde zijn: inclusief het oplossen van meldingen, storingen of het regelen van (preventief) onderhoud.
• Je coördineert zaken zoals het hitteprotocol, de inrichting van SharePoint, presentaties over de BVO-transitie van de juridische entiteit van de organisatie aan het personeel of over de aankomende uitbreiding van onze depots.
• Je stuurt in projecten je collega's aan op een coachende, gelijkwaardige manier, en werkt met collega’s aan een meer projectmatige manier van werken.
• Je bent verantwoordelijk én aanspreekpunt voor interne processen (denk aan HR-administratie, verlofregistratie, inkoopproces, audits) en zorgt dat iedereen mee blijft doen.
• Je bewaakt het overzicht, signaleert wat beter kan, en pakt het zelf op – in afstemming met en ondersteuning van de directeur en externe experts waar nodig.

Over het team

Wat voor soort organisatie kom je in terecht?

• Een informeel, vriendelijk team dat professioneel is zonder bureaucratisch te zijn.
• Vier coördinatoren per taakveld (Toezicht, Collectie, Dienstverlening en Erfgoed) die inhoudelijk specialist zijn én hun team van vakspecialisten aansturen. We beschouwen bedrijfsvoering als vijfde (interne) taakveld.
• Een directeur die stuurt op grote lijnen, en ruimte geeft binnen duidelijke kaders.
• Geen intranet, geen uitgebreid eigen bedrijfsrestaurant – maar gewoon een gezamenlijke lunchtafel, studiezaalbezoekers die komen voor de inhoud en de sfeer, en collega’s die met plezier praten over een grote verscheidenheid van onderwerpen: waaronder geschiedenis, koken, reizen, muziek of sport.
• We bouwen samen aan een toekomstbestendige erfgoedorganisatie en zoeken iemand die daar net als wij gewoon goed werk wil leveren, met hart hoofd en handen.

Over onze organisatie

Het RHCVV is een organisatie met 17 enthousiaste en betrokken medewerkers en ruim 15 vrijwilligers. De (werk)sfeer is open, informeel en vriendelijk. Iedereen staat voor elkaar klaar en helpt waar nodig. Werken bij het RHCVV betekent werken aan ambities. Er is altijd ruimte voor nieuwe ideeën en het delen van kennis en bijdragen aan het uitvoeren van onze visie.

Het RHCVV bewaart en beheert de archieven van de gemeenten Stichtse Vecht, De Bilt en De Ronde Venen. Daarnaast bezit het RHCVV een grote verzameling historische archieven van particulieren, bedrijven, verenigingen en kerken uit de hele streek. Het RHCVV beheert niet alleen oudere archieven, maar is in navolging van de archiefwet en regelgeving ook toezichthouder van de aangesloten gemeenten voor informatiebeheer. Het bestuur van het RHCVV bestaat uit de drie burgemeesters van de aangesloten gemeenten. De collectie is online toegankelijk en er is een studiezaal voor het doen van onderzoek en het inzien van de bibliotheek. Regelmatig organiseren wij cursussen, lezingen en tentoonstellingen.

Wat maakt jou succesvol

Wat we van je vragen

• Hbo+ of wo werk- en denkniveau; relevante opleiding zoals bedrijfskunde, bestuurskunde, organisatiewetenschappen, of een bredere opleiding met modules in organisatie, beleid en financiën.
• Aantoonbare ervaring met bedrijfsvoering binnen een kleine organisatie, bij voorkeur in de culturele of non-profitsector (bijv. erfgoedinstellingen, musea, stichtingen).
• Je bent een zelfstandige denker én doener: je leest en schrijft vlot beleidsstukken, maar draait ook je hand niet om voor een overleg over de koffiemachine of het alarminstallatiecontract.
• Je kunt vlot schakelen tussen grote lijnen en details: van strategische planning tot praktische uitvoering.
• Je hebt gevoel voor organisaties met publieke taken, en weet hoe je mensen op een prettige manier meekrijgt, zonder formeel mandaat.
• Je werkt op locatie (in principe 36 uur per week op kantoor, niet hybride) en vindt het geen probleem dat je af en toe buiten kantoortijd bereikbaar moet zijn.

Wie zoeken we (niet)?

We zoeken géén manager die op afstand coördineert. En ook geen beleidsmaker die het uitvoerende werk liever uitbesteedt. We zoeken wél een praktische professional met overzicht en toewijding – die begrijpt dat een kleine organisatie betekent: iedereen doet mee. We zijn een professionele organisatie, maar bij ons geen overbodige vergaderstructuren of overbodige formats, maar korte lijnen, informeel overleg en je hebt een mentaliteit van: 'Wat moet er vandaag geregeld worden?'

Wat krijg je

Een boeiende en uitdagende rol waarin je een directe impact hebt op de groei en ontwikkeling van onze organisatie. Het RHCVV is een relatief kleine archiefdienst, heeft een klantgerichte en resultaatgerichte, informele werksfeer. Er zijn 17 enthousiaste en betrokken medewerkers en ongeveer 15 vrijwilligers. Het archief is gevestigd in Breukelen en prima bereikbaar met zowel het OV als met eigen vervoer waarvoor wij een passende reiskostenvergoedingsregeling hebben.

Je start met een tijdelijk contract voor de duur van 1 jaar voor 32-36 uur per week, met, bij wederzijdse tevredenheid uitzicht op een vast dienstverband.

Afhankelijk van je opleiding en ervaring krijg je een passend salaris. Voor deze functie is dat maximaal € 6.193,- bruto per maand (functieschaal 11, CAO Gemeenten) bij een volledige werkweek van 36 uur. In deze functie werk je volledig op onze locatie.

Het RHCVV volgt de cao Gemeente Stichtse Vecht. We bieden je goede flexibele arbeidsvoorwaarden, waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met jouw wensen en werk-privébalans. Met het Individueel Keuze Budget (IKB) van 17,05% van jouw salaris kun je zelf bepalen hoe en wanneer je je vakantiegeld en eindejaarsuitkering wilt laten uitbetalen, of dat je het voor vitaliteit wilt inzetten of extra verlof wilt kopen.

'De interesse in geschiedenis en archieven is wat ons als collega’s bindt.'
Roosmarijn, directeur/gemeentearchivaris RHCVV