Senior medewerker inkoop

Functieomschrijving

Hoe kan je ervoor zorgen dat de dienstverlening van het Financieel Dienstencentrum in één keer goed wordt uitgevoerd? Over deze vraag buig jij je als senior medewerker operations. Je draagt bij aan het optimaliseren van processen en bouwt zo mee aan de kwaliteit van de dienstverlening binnen het Financieel Dienstencentrum van het Shared Service Center DJI.

Als senior medewerker ben je mede verantwoordelijk voor de kwaliteit en voortgang van de inkoopactiviteiten binnen het “Bestellen tot Betalen” (P2P)-proces. Je waarborgt dat bestelaanvragen juist, tijdig en volledig verwerkt worden, en hebt daarbij een centrale rol in het escaleren en oplossen van operationele problemen. Je werkt voor een of meer klanten binnen het Ministerie van Justitie & Veiligheid, zoals de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), Justis, het Nederlands Forensisch Instituut (NFI), het Openbaar Ministerie (OM), het Bestuursdepartement Justitie en Veiligheid (BD), de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) en het Schadefonds Geweldsmisdrijven (SG), de Justitiële ICT Organisatie (JIO) en de Justitiële Informatie Dienst (JustID).

Binnen jouw team ben jij de specialist in het verwerken van complexe bestelaanvragen. Door jouw diepgaande kennis van inkoopprocessen en financieel-administratieve expertise draag je bij aan het First Time Right-principe van het proces. Samen met de klant, leverancier en het crediteurenteam los je blokkades in het facturatie- en/of inkoopproces structureel op. De inzichten die je hierbij opdoet, zet je in om het proces verder te optimaliseren en uitval te minimaliseren. Door jouw overzicht over het volledige P2P-proces komen collega’s, klanten en leveranciers met complexe en inhoudelijke vragen bij jou terecht. Je analyseert continu procesinformatie, zoals doorlooptijden en werkvoorraden, om mogelijke knelpunten proactief te signaleren en aan te pakken.

Tijdens je werk maak je gebruik van innovatieve financiële administratiesystemen en ben je verantwoordelijk voor de kwaliteit van je eigen werk. Herwerk voorkom je door zorgvuldig en gericht te werken aan het First Time Right-principe. Kom je een storing tegen in het proces? Dan los je deze zelf of samen met een collega op.

Daarnaast is één van de leukste aspecten van jouw werk het contact met klanten en leveranciers. Jij houdt hen op de hoogte van de voortgang en afwikkeling van inkoopprocessen. Voor je collega’s met minder ervaring ben je een aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen. Samen zorg je voor tevreden klanten en een juiste en volledige administratie.

Alle teams werken voor een of meerdere klanten. Elk team bestaat uit ongeveer 25 medewerkers. Samen met jouw collega’s van het team crediteuren draag je bij aan de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de administratie. Daarnaast zorg je ervoor dat de klant zo snel mogelijk de goederen of diensten ontvangt en dat deze op een rechtmatige manier ingekocht worden.

Functie-eisen

• Je beschikt over hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt aantoonbare ervaring in het operationele inkoopproces, bij voorkeur binnen een publieke organisatie.
• Ervaring met ERP-systemen, zoals Oracle EBS, is wenselijk.
• Je hebt affiniteit met zowel financiën als inkoopprocessen en begrijpt de samenhang tussen deze gebieden.
• Je communiceert zorgvuldig en helder in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt ervaring in klant- en leverancierscontact en kunt goed omgaan met verschillende belanghebbenden.
• Je bent in staat om collega's op een positieve wijze op inhoud aan te sturen.

Competenties:

• Accuraat werken.
• Klantgerichtheid.
• Integriteit.
• Voortgangscontrole.
• Samenwerken.

Overige arbeidsvoorwaarden

• Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
• Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
• Een pensioenregeling
• Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
• Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
• De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness

Bijzonderheden

• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG.
• Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken.
• Inwerken op kantoor, daarna hybride.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het FDC speelt een cruciale rol in het financiële en materieel beheer en de controleprocessen van de verschillende onderdelen van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Het draagt bij aan zowel de dagelijkse financiële administratie als de strategische financiële planning van deze organisaties, met de focus op een efficiënte en transparante boekhouding en betrouwbare financiële informatie. Het FDC heeft vier strategische doelen:

1. Eenduidige dienstverlening
   We streven naar een dienstverlening die gekenmerkt wordt door standaardisatie, nauwkeurigheid, uniformering en proactief klantgericht werken binnen wettelijke en departementale kaders.
2. Wendbare dienstverlening
   Optimalisatie en automatisering van processen om aan te passen aan technologische ontwikkelingen en externe omstandigheden, met een cultuur van openheid, gericht op toekomstbestendigheid en samenwerking met opdrachtgevers en partners.
3. Kwalitatieve dienstverlening
   Robuust risicomanagement (identificeren en kwantificeren risico’s in financiële en operationele inkoopprocessen) en het nemen van maatregelen om risico’s te matigen en om continuïteit en kwaliteit in de financiële en inkoopprocessen te waarborgen.
4. Professionele medewerkers en leidinggevenden
   Focus op talentontwikkeling en loopbaanmogelijkheden om de duurzame inzetbaarheid van medewerkers te bevorderen. Daarnaast willen we een boeiende werkplek bieden waarbij we inzetten op kennisontwikkeling, bijscholing, en het creëren van toekomstbestendige finance professionals met aandacht voor leiderschapsontwikkeling en nieuwe technologieën.

Deze doelen vormen de leidraad voor het FDC in haar streven naar financiële excellentie binnen het ministerie van JenV. Ze geven richting aan onze dagelijkse werkzaamheden en de beslissingen die we nemen. Om te waken over het nastreven en realiseren van de doelen, worden ze jaarlijks vertaald naar specifieke actiepunten en mijlpalen in onze jaarplannen.

Ministerie van Justitie en Veiligheid, Dienst Justitiële Inrichtingen

Zonder recht voelt niemand zich veilig, zonder veiligheid zijn je rechten onbeschermd. Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) zorgt voor de rechtsstaat in Nederland, zodat mensen in vrijheid kunnen samenleven, met respect voor ieders levensstijl of opvattingen. Eveneens werkt JenV aan een veiliger en rechtvaardiger samenleving door mensen rechtsbescherming te bieden en, waar nodig, in te grijpen.

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)
DJI is niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van vrijheidsstraffen en vrijheidsbenemende maatregelen, maar ook voor de dagelijkse zorg van mensen die dit ondergaan. Dat zijn er jaarlijks meer dan 47.000. We bieden hun de kans om een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen. Dat doen we met ruim 16.000 collega’s in gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra, detentiecentra en diverse landelijke diensten. Daarnaast koopt DJI bij particuliere instellingen zorg in voor de uitvoering van strafrechtelijke maatregelen, zoals tbs. Met 38 locaties verspreid over het land is DJI één van de grootste organisaties van Nederland. Het is veelzijdig en boeiend werk. In alle gevallen houden we ons bezig met zaken die direct van invloed zijn op het dagelijks leven. Dat maakt werken voor DJI zo bijzonder. Want recht raakt mensen.