Subsidiemedewerker

Functieomschrijving

Het behandelen en beoordelen van subsidieaanvragen: dát is jouw kerntaak als subsidiemedewerker bij de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I), onderdeel van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). DUS-I voert subsidieregelingen uit voor zowel VWS als het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Vanuit ons kantoor in Den Haag of thuis zorg jij ervoor dat subsidies correct worden verstrekt. Uiteraard altijd binnen de geldende wet- en regelgeving.

Elke dag draag je bij aan thema’s die er écht toe doen: voeding, gezondheidsbescherming, preventie, medicatie, vaccinatie en sport. De subsidies waarmee je werkt, maken het verschil en hebben direct effect op mensenlevens.

Wat ga je doen als subsidiemedewerker?

Binnen de divisie Uitvoering word je flexibel ingezet op subsidies binnen het VWS- of OCW-domein, afhankelijk van de actuele behoefte. Je behandelt aanvragen van begin tot eind: van verlening tot vaststelling. Daarbij controleer je de inhoud, juistheid en volledigheid van aanvragen, wijzigingsverzoeken en financiële rapportages. Je toetst de aanvragen aan relevante wet- en regelgeving en verwerkt alles in het digitale subsidieportaal.

Je stelt beschikkings-, vaststellings- en afwijzingsbrieven op en verwerkt alle correspondentie zorgvuldig in het systeem. Je houdt de voortgang van dossiers bij, bewaakt behandeltermijnen en schakelt waar nodig met aanvragers (schriftelijk of telefonisch) om onduidelijkheden of ontbrekende informatie te bespreken. Intern werk je nauw samen met collega’s in je team en met beleidsdirecties van VWS en OCW. Op dagelijkse basis stem je af met aanvragers van subsidies en je team. Je collega’s in het team staan daarbij altijd klaar om vragen te beantwoorden.

Naast de uitvoering denk je actief mee over hoe ons werk slimmer en beter kan. Je signaleert knelpunten in het proces, komt met verbetervoorstellen en deelt je ervaringen met collega’s en beleidsmakers. Je ondersteunt collega’s bij nieuwe subsidieregelingen of complexe casussen en levert een waardevolle bijdrage aan kennisdeling binnen het team.

Daarnaast stem je regelmatig inhoudelijk af met interne collega’s over lopende subsidiecasussen, waarbij jullie zorgen voor goede informatie-uitwisseling. Met subsidieaanvragers heb je contact over de beoordeling, toekenning en betaling van subsidies.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Controleren op juistheid en volledigheid van ontvangen aanvragen.
• Het beoordelen van de binnengekomen subsidieaanvragen aan de hand van een checklist en/of plan van aanpak. Dit doe je in een digitaal behandelportaal waar de aanvragen zijn ingediend.
• Je beoordeelt eventuele wijzigingsverzoeken en stelt het gewijzigde subsidiebedrag vast, eventueel in overleg met collega’s of vertegenwoordigers van de beleidsdirecties van VWS of OCW.
• Je beoordeelt financiële rapportages en vaststellingsverzoeken en stelt het definitieve subsidiebedrag vast, eventueel in overleg met collega’s of vertegenwoordigers van de beleidsdirecties van VWS of OCW.
• Je stelt beschikkingsbrieven op en draagt zorg voor een correcte administratie en archivering hiervan.
• Schriftelijk communiceren met aanvragers over gebreken of vragen naar aanleiding van de aanvragen.
• Beantwoorden van telefoon en afhandeling van binnenkomende e-mail.
• Aanmaken van verplichtingen in de financiële administratie SAP/3F en wijzigt deze indien van toepassing.
• Deels opstellen en versturen van vaststellingsbrieven en afwijzingsbrieven.
• Behandeling en correspondentie verwerken in het subsidie behandelsysteem.
• Bewaken van de behandeltermijnen.
• Reageren op onverwachte omstandigheden, technologische ontwikkelingen of op beleidswijzigingen.
• Signaleren van verbetermogelijkheden voor de interne werkprocessen en dit bespreken tijdens collegiale overleggen.
• Kennisoverdracht over aan collega’s over (nieuwe) subsidieregelingen

Functie-eisen

• Hbo werk- en denkniveau. Fijn als dit richting financieel, juridisch, bedrijfseconomisch of vergelijkbaar is.
• Ervaring op het terrein van subsidies of vergelijkbaar is een pré, soortgelijke ervaring waarbij getoetst werd aan een kader (zoals bijv. vergunningen) volstaat ook.
• Ervaring met projectmatig werken en het werken met deadlines.
• Vaardig in het gebruik van Word en Excel.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Herken jij jezelf hierin?

Je bent een echte teamspeler en werkt graag samen met collega’s om opdrachten succesvol af te ronden. Na een korte instructie kun je zelfstandig beoordelingswerkzaamheden uitvoeren en ben je vertrouwd met het werken onder strakke deadlines. Daarnaast heb je een scherp analytisch beoordelingsvermogen en kun je jouw conclusies helder en opbouwend formuleren.

Professionaliteit en representativiteit zijn voor jou vanzelfsprekend, zowel in contact met subsidieaanvragers als met opdrachtgevers van DUS-I. Omdat je binnen verschillende subsidieregelingen en domeinen kunt worden ingezet, bijvoorbeeld voor aanvragen vanuit VWS of OCW, is een flexibele werkhouding belangrijk.

Overige arbeidsvoorwaarden

Natuurlijk ontvang je naast je salaris nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen
• voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat
• veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied
• je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat

Meer over jouw toekomstige afdeling

DUS-I draagt bij aan een slim en vitaal Nederland voor iedereen. Dit doen wij door in het sociaal domein subsidies te verlenen aan instellingen en incidenteel ook aan burgers. De overheid zet subsidie in zodat mensen volwaardig mee kunnen doen in de samenleving. DUS-I is dé dienstverlenende schakel tussen subsidieaanvragers en de ministeries van OCW en VWS.

We zijn een wendbare organisatie die snel en slagvaardig handelt. Onze klanten staan centraal. We weten wat er leeft en speelt, en stellen ons handelen daarop in. We zijn ons bewust van onze specifieke expertise. Deze zetten wij in om samen met collega’s van de ministeries regelingen van a tot z te realiseren, of ze nu eenvoudig of complex zijn. Ook geven we graag inzicht in het effect en het bereik van elke regeling.

DUS-I kan snel inspelen op veranderende omstandigheden. Onze medewerkers zijn flexibel inzetbaar en oplossingsgericht. Zij worden ondersteund door een modern ICT-platform. Dit stelt ons in staat snel en eenvoudig nieuwe regelingen in te richten. We onderhouden nauw contact met onze opdrachtgevers. We zoeken elkaar op en maken gebruik van elkaars expertise. We realiseren subsidieregelingen in co-creatie met onze opdrachtgevers. Van aanvraag tot verantwoording staan we voortdurend in contact met onze klanten. Zo verbeteren we continu de kwaliteit van onze dienstverlening.

DUS-I is een expertisecentrum. We zijn een lerende organisatie met actuele kennis op het gebied van subsidies. We zijn betrouwbaar en toegankelijk voor onze klanten. We investeren in onze medewerkers, efficiënte processen en moderne technologie.

DUS-I heeft op dit moment ruim 300 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden. Je komt bij een organisatie te werken waarbij onderlinge ondersteuning vanzelfsprekend is. We helpen elkaar graag en proberen in ons werk te allen tijde het juiste te doen voor de klant en voor Nederland.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Talent als basis, diversiteit als kracht

VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?