Secretaris CTO-raad

Vacature bij CIO Rijk: Secretaris CTO-raad

Ben jij goed in het verbinden van inhoud, proces en besluitvorming? En heb je affiniteit met de digitaliseringsopgaven van de Rijksoverheid? Reageer dan vooral op deze vacature bij CIO Rijk!

De directie CIO Rijk bevordert de optimale vormgeving van de informatisering en ICT binnen het Rijk. Dat doet CIO Rijk door het stellen van kaders en deze te monitoren. Hiermee levert de directie tevens een bijdrage aan de efficiency en effectiviteit van de rijksdienst als geheel. Aan dit kerndoel lever jij als secretaris een belangrijke bijdrage.

Binnen het Directoraat-generaal Digitalisering en Overheidsorganisatie werken we vanuit een stelsel dat bestaat uit diverse besluitvormende gremia, het I-stelsel. Voor elk van deze gremia hebben we een secretaris, die de structuur en kwaliteit van de stukken borgt. Als secretaris word je dedicated ingezet op een van de (onder-)raden binnen het I-stelsel. Voor deze vacature gaat het om het overleg van de Chief Technology Officers van de departementen, de CTO-raad.

Voor deze raad zoeken we een proactieve, enthousiaste en georganiseerde secretaris. De CTO-raad is een rijksbreed overleg waarin de CTO’s van de departementen vanuit een behoeftestellende en adviserende rol samenkomen voor regie en coördinatie op de ICT ontwikkelingen van de rijksoverheid. De uitvoering van thema’s uit de I-Strategie Rijk en de Werkagenda Waardengedreven Digitaliseren verloopt onder andere via de CTO-raad. De CTO-raad functioneert als overleg voor kennisuitwisseling, beleidsvorming en verbetering van de ICT ontwikkelingen binnen de Rijksoverheid. Wat kunnen we binnen het Rijk generieker hetzelfde aanpakken, of zelfs Rijksbreed organiseren? De CTO-raad is verbonden aan de afdeling ID&V van de directie CIO Rijk. De afdelingsmanager ID&V vervult namelijk de rol van CTO Rijk.

Als secretaris van de CTO-raad ben je verantwoordelijk voor de structuur van het overleg en ondersteun je de CTO Rijk door het besluitvormingsproces soepel te laten verlopen. Je zorgt dat de juiste punten op de agenda komen te staan. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor activiteiten rondom de raden. Denk hierbij aan het organiseren van kennissessies, heidagen, workshops of netwerkevenementen. Je zorgt dat er gesprekken plaatsvinden tussen het afdelingshoofd van team ID&V en de CTO’s van grote ICT-organisaties van het Rijk. Als secretaris ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Jij bent beheerder van de agenda, voorraadagenda en de postbus.

Je bewaart vanuit jouw rol het overzicht van tactische en strategische onderwerpen en stemt regelmatig af met de betrokken dossierhouders van de afdeling ID&V. En waar nodig, ook met collega’s van andere teams, afdelingen of directies. Jouw advies draagt bij aan de bestuurlijke behandeling van actuele strategische digitaliseringsonderwerpen. Hiermee verbeteren we de interdepartementale samenwerking, bedrijfsvoeringsprocessen en inzicht in de toepassing van het digitaliseringbeleid binnen het Rijk, stap voor stap. Een goede voorbereiding met kwalitatief goede stukken komt ook de kwaliteit van het overleg en daarmee de resultaten op inhoudelijke besluitvorming ten goede.

Als secretaris van de CTO-raad ben jij tevens een spin in het web tussen verschillende gremia. De CTO-raad is een voorportaal en adviesraad van het CIO-beraad. Soms komt er ook input vanuit andere gremia zoals de CISO-raad die je moet meenemen naar “jouw” raad. Dit vraagt continue afstemmen met alle gremia secretarissen zodat de besluitvorming soepel verloopt. Je bent dus niet alleen onderdeel van de eigen afdeling, maar ook van een team van gremia secretarissen dat werkt aan de gezamenlijke opgave die de secretarissen met elkaar hebben in het I-stelsel. De secretaris van het CIO-beraad coördineert deze samenwerking.

Je werkt ook nauw samen met de secretaris van het CTO-IDV overleg. Dit overleg is geen onderraad, maar adviesorgaan aan de CTO-raad. Deelnemers vertegenwoordigen in het CTO-IDV-overleg de aanbodkant.

Taken van de secretaris zijn o.a.:

• De bestuurlijke en politieke dossiers op het gebied van ICT signaleren en agenderen.
• Het actief en passief scannen van de omgeving op onderwerpen of beleidsthema’s die besproken zouden moeten worden in de CTO-raad;
• Het organiseren van reguliere vergaderingen en (strategische) kennissessies/heidagen.
• Het overzicht bewaren voor afdelingshoofd van ID&V en CIO Rijk.
• Het maken van nette en overzichtelijke verslagen.
• Het beheren van de (voorraad)agenda en sturen op de voortgang
• Het afstemmen met je directe stakeholders zoals de afdelingshoofd ID&V, beleidsmedewerkers van CIO Rijk en collega-secretarissen van de overige raden.
• Het bijdragen aan de beheersing en coördinatie van de gezamenlijke stukkenstroom van alle onder- en bovenraden van de CTO-raad.

Wij bieden je daarbij:

• Een leuke plek binnen de afdeling ID&V, met zo’n 23 vaste collega’s in een dynamische omgeving. En daarnaast maak je ook deel uit van een leuk en divers team met de andere gremiasecretarissen van CIO-Rijk. Dit team wordt gecoördineerd door de secretaris CIO-beraad.
• Goede begeleiding vanaf de start met een buddy die jou stapsgewijs inwerkt, zodat je snel thuis bent in deze rol.
• Een unieke kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan het bevorderen en vormgeven van informatisering en ICT in het Rijk.
• De mogelijkheid om jouw kennis te vergroten over door samen te werken met collega’s die verantwoordelijk zijn voor belangrijke thema’s zoals Lifecyclemanagement, Cloud of IT Asset management;
• De mogelijkheid om een (interdepartementaal) netwerk op te bouwen op het snijvlak van digitalisering binnen het Rijk.

Functie-eisen

Bezit je één of meer van onderstaande vaardigheden dan horen we graag van je waarom jij geschikt bent voor deze functie!

• Je bent een netwerker en aantoonbaar in staat om netwerken op te bouwen;
• Je hebt politiek-bestuurlijke sensitiviteit, sterke communicatieve en schriftelijke vaardigheden;
• Je legt gemakkelijk nieuwe contacten en schakelt moeiteloos tussen verschillende bestuurlijke niveaus;
• Je bent organisatorisch scherp, houdt overzicht en kan goed plannen;
• Je kunt complexe onderwerpen duidelijk tot je nemen en ze beoordelen op inhoud en eenvoudig verwoorden.
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie.

Iedereen is anders maar wij denken dat de onderstaande persoonlijke competenties belangrijk zijn en goed passen in ons team. Als je andere competenties of vaardigheden hebt die volgens jou goed passen laten we ons natuurlijk graag verassen door je motivatiebrief!

Specifieke kennis en vaardigheden:
Als secretaris van een interdepartementaal gremium is bestuurlijke sensitiviteit essentieel. Jij fungeert als thermometer en bent een eerste aanspreekpunt voor andere departementen en organisaties. Tegelijkertijd houd je de doelstellingen van je eigen directie in het oog en probeer je de belangen te verenigen.Je onderhoudt het bestaande netwerk en vult het netwerk waar nodig aan. Je hebt een klantgerichte insteek, vraagt door en luistert. Op die manier krijg je de onderste steen boven en zorg je dat vragen of opmerkingen zo goed mogelijk worden beantwoord of onder de aandacht worden gebracht binnen de directie. Naast jouw rol voor het CTO-beraad ben je ook een teamspeler binnen de afdeling en denk je mee over wat er op bestuurlijk en politiek vlak speelt.Qua type ben jij iemand die oog heeft voor uiteenlopende belangen, die complexe vraagstukken vanuit verschillende gezichtsvelden kan analyseren en weet op de goede momenten de juiste personen te bereiken en in te zetten. Je verwoordt zaken bondig en concreet, zowel schriftelijk als mondeling, en beantwoordt vragen snel en goed. Jij schakelt snel tussen verschillende taken. Je houdt je hoofd koel, ook in hectische situaties.

De voornaamste persoonlijke competenties zijn:

• Bestuurssensitiviteit
• Organisatiesensitiviteit
• Communicatief vaardig
• Stressbestendigheid
• Overtuigingskracht
• Netwerken

Overige arbeids­voorwaarden

Naar het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Houd er rekening mee dat wij de vacature eerder kunnen sluiten als er voldoende goede reacties binnen gekomen zijn. Het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces.
• Diversiteit en inclusie zijn belangrijke thema’s bij het Rijk. De overheid wil dat iedereen zich thuis voelt bij het Rijk en dat medewerkers bewuster nadenken over een inclusieve werkomgeving.
• Je hebt ook bij jouw indiensttreding een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) nodig, tenzij je al een arbeidsovereenkomst hebt bij de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie CIO Rijk is een directie in opbouw, die ondertussen flink groeit. In omvang en in takenpakket. Sinds 1 februari 2021 jaar bestaat de directie officieel uit de volgende afdelingen: 'Informatiebeveiliging en Privacy (IBenP)', 'I-stelsel en Vakmanschap (ISenV); en 'ICT-diensten en Voorzieningen (IDenV)'. De staffuncties zijn ondergebracht in het eigen Directiebureau.

Beleidsafdeling ICT Diensten en Voorzieningen

De beleidsafdeling IDenV helpt bij een optimale ICT-organisatie en het leveren van ICT-diensten aan de Rijksoverheid en haar organisaties. De afdeling IDenV doet dit door regie te voeren, voorstellen te doen en beleid te maken. Belangrijke taken van de afdelingen zijn:

• Zorgen voor een goede taakverdeling van en samenwerking met de interne ICT-dienstverleners binnenshuis, en samenwerking met de markt buitenshuis via sourcingsbeleid.
• Regievoering door o.a. borgen en doorontwikkelen van een flink aantal ICT-voorzieningen die de samenwerking binnen het Rijk bevorderen; de zogenaamde generieke voorzieningen, zoals Rijkspas, de digitale werkplek en videoconferencing.
• Het (her)structureren en herschikken van organisatie-taken, -grenzen en -rapportagelijnen van de ICT-dienstverleners (IDV’s, ODC’s).
• Signaleren van noodzakelijke en gewenste vernieuwingen.
• Op verantwoorde wijze initiëren van noodzakelijke en gewenste doorontwikkeling en vernieuwing van voorzieningen (Life Cycle Management).
• ICT product-dienst catalogi en kostprijsmodellen.
• Standaardisatie, standaarden, interoperabiliteit en (Enterprise) architectuur.

Daarnaast is de afdeling IDenV verantwoordelijk voor het aanbieden en exploiteren van Rijksbrede ICT-voorzieningen op het gebied van de digitale en fysieke werkomgeving van de rijksdienst.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) waarborgt de kernwaarden van de democratie. BZK staat voor een goed en slagvaardig openbaar bestuur en een overheid waar burgers op kunnen vertrouwen.

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) werkt aan brede maatschappelijke en politieke opgaven, bijvoorbeeld aan een efficiënte bouw- en woningmarkt en één effectieve rijksdienst met een efficiënt functionerende bedrijfsvoering. Zo zijn we ook verantwoordelijk voor efficiënt beheer en ontwikkeling van het rijksvastgoed en een goede ontwikkeling van bestuurders en ambtenaren. We beschermen de nationale veiligheid en waarborgen de grondwet en koninkrijksrelaties. BZK is de hoeder van de democratie.

Onder het ministerie van BZK ressorteren onder andere vier directoraten-generaal. Het directoraat-generaal Overheidsorganisatie (DGOO) werkt aan een moderne overheid. Een overheid die flexibel georganiseerd is, die werkt aan de ontwikkeling van één overheid die goed werkgeverschap toont en technologie effectief inzet. Dat doet zij onder andere door te bevorderen dat ICT in het Rijk optimaal en efficiënt wordt ingezet en de kaders te stellen voor de informatisering van het Rijk.

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Het ministerie van BZK beschermt, bewaakt en bouwt aan de basis van onze samenleving. In Nederland en de Caribische delen van ons Koninkrijk. Uitgangspunt is ons grootste goed: de Grondwet en wat we daarin hebben afgesproken. Dat iedereen meetelt bijvoorbeeld. Dat je altijd en overal kan zijn wie je bent, kan vinden wat je vindt, gelijke kansen hebt en mee kan doen. Thuis, op school en op het werk. Offline en online. En dat iedereen prettig kan wonen in een fijne omgeving. We doen dat voor de samenleving én werken tegelijk aan de basis voor de hele rijksoverheid. Zodat andere ministeries hun werk voor Nederland ook goed kunnen doen.

Dit vraagt om collega's die samenwerken. Die gaan voor resultaat voor mensen, en daarbij niet alleen varen op vakinhoud, maar ook op hun moreel kompas. Aandacht hebben voor bijvoorbeeld rechtvaardigheid en gelijkwaardigheid. En om ons werk voor de samenleving écht goed te kunnen doen, vinden we het belangrijk dat we zelf een afspiegeling van die samenleving zijn. We zijn dus op zoek naar collega's met verschillende perspectieven, achtergronden en eigenschappen. Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, hoe oud je bent of van wie je houdt; we zijn vooral nieuwsgierig naar jou. We willen zorgen voor een prettige werkplek voor iedereen, met veel ruimte voor werkplezier en ontwikkeling.