(Senior) Adviseur Informatiehuishouding

Werken in het domein informatiehuishouding bij het ministerie van Justitie en Veiligheid

Werken in het domein informatiehuishouding is actueler dan ooit!

Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) heeft door haar omvang complexe informatiestromen. Tegelijk verandert de omgeving waarin wij ons werk doen voortdurend, bijvoorbeeld door nieuwe wetgeving en technologische ontwikkelingen die grote impact hebben op de informatievoorziening en de organisatie van de informatiehuishouding van het ministerie.

Naar aanleiding van de affaire met de kinderopvangtoeslag is de afgelopen jaren de versterking van de informatiehuishouding van de Rijksoverheid versneld ingezet. Ook bij JenV werken we intensief aan een betere en robuustere informatiehuishouding. Dat doen we ministeriebreed; zowel op het kernministerie en bij de grote en kleine uitvoeringsorganisaties. De programma-organisatie die daartoe in 2021 is opgericht wordt de komende anderhalf jaar afgebouwd en stopt eind 2026. Die afbouw gebeurt aan de hand van een transitieplan waarbij projecten en taskforces duurzaam worden ingebed in de staande organisatie en zo uitvoering kan worden geven aan de volgende stappen in het realiseren van de beleidsvisie en werkagenda op informatiehuishouding.

Om aan deze best spannende transitie invulling te geven, zoeken we de versterking van 3 Adviseurs Informatiehuishouding: één senior en twee junior/medior collega’s die aan de slag gaan bij onze Klein JenV-organisaties.

Je komt te werken in het IHH Office JenV. Een team met enthousiaste professionals die het vak leuk vinden, samen met de JenV-taakorganisaties mooie resultaten willen neerzetten en daarbij tijd en aandacht hebben voor elkaar. Het team is gepositioneerd binnen de afdeling Beleid Kennis en Innovatie (BKI) dat onderdeel is van de Directie Informatievoorziening & Inkoop (DI&I).

Over jou

Je bent een optimist, jouw glas is altijd halfvol. Je bent flexibel, schrikt niet van een voagenda en deinst niet terug wanneer aan jou een complex vraagstuk wordt voorgelegd. Je bent gericht op samenwerken en het leggen van relaties en bent tegelijk goed in staat je eigen werk te organiseren. Je kan snel schakelen wanneer jou ad-hoc iets gevraagd wordt. Je beweegt je makkelijk in verschillende culturen en je bent het gewend om rekening te houden met politiek-bestuurlijke verhoudingen binnen een organisatie. En uiteraard heb je een enorme passie en aantoonbare kennis voor het vakgebied informatiehuishouding en volg je ontwikkelingen in het vak op de voet.

Zeg jij bij al deze punten: “Dat ben ik”, dan zijn wij naar jou op zoek!

Functie-eisen

We bieden je een bijzondere baan, en om maar met de deur in huis te vallen: we leggen de lat behoorlijk hoog en er moet een boel gebeuren.

In het Klein JenV-team van 3 is de Senior Adviseur het eerste aanspreekpunt voor de taskforces vanuit het ministeriebrede programma en liaison richting de (nog in te richten) centrale Expertteams. In je werkpakket zitten in ieder geval de planning, financiën, accountmanagement richting de Klein JenV-onderdelen en het begeleiden van volwassenheidsmetingen. Als senior neem je ook de twee junior/mediors onder jouw hoede en help je hen verder groeien - als professional en als mens. Van de junior/medior teamleden is de één meer een procesanalist met IHH-domeinkennis, en de ander meer een IHH-professional met kennis van onder andere archiveren en selectielijsten.

Met z’n drieën draag je bij aan het realiseren van een betrouwbare, transparante en robuuste informatiehuishouding van de Klein JenV-organisaties. Dit met het doel dat informatie goed bewaard en beheerd wordt, zodat deze beschikbaar is voor de reconstructie van de (beleids)uitvoering (verantwoordingsprocessen), tijdig openbaar gemaakt kan worden (volgens de Woo) en volgens wetgeving aantoonbaar tijdig en volledig kan worden vernietigd dan wel worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

De allereerste opdracht is het maken van een jaaragenda voor de Klein JenV-organisaties: het landschap in kaart brengen en bepalen wat per organisatie nodig is. Als de agenda eenmaal helder is, ondersteun je Klein JenV bij de uitvoering ervan. Je adviseert de informatiemanagers van Klein JenV-organisaties en/of hun management inhoudelijk over (de impact van) nieuwe wetgeving, normen, kaders en richtlijnen in het IHH-domein. Je helpt met het vertalen en invoeren van rijksbrede en JenV-kaders, waarbij het pas toe of leg uit-principe gehanteerd wordt. Via de verbondenheid met het IHH Office JenV zorg je waar nodig voor de uitvoering van de meerjarenagenda informatiehuishouding bij de Klein JenV-organisaties.

Je bent een deskundige gesprekspartner en daardoor in staat het belang van Klein JenV een stem te geven in JenV-brede werkgroepen. Je bent ervaren met onderwerpen als duurzame toegankelijkheid, metadata en selectie en waardering. Je bent bekend met en hanteert de relevante wet- en regelgeving en relevante normen en rijksbrede kaders op het gebied van informatie- en archiefmanagement. Je hebt kennis van de levenscyclus van informatie en je blijft vanuit dit perspectief oog houden voor de waarde van informatie.

Je bent in staat meerdere onderwerpen zelfstandig op te pakken. In overleg met je collega's van het IHH Office en de teamleider bepaal je welke onderwerpen dat zijn.

Dat je resultaten levert volgens afspraak spreekt voor zich. Je hebt een frisse blik en je bent in staat om onderwerpen je snel eigen te maken. Je kan hoofd- en bijzaken van elkaar scheiden. Je bent een teamspeler die adviestrajecten, waarbij verschillende stakeholders betrokken zijn, tot een goed einde kan brengen. Bij dit alles ben je in staat de belangen van Klein JenV en JenV tegen elkaar af te wegen en te vertegenwoordigen.

Je signaleert eventuele knelpunten tijdig en brengt ze in overleg met je collega's tot een oplossing. Als adviseur ga je niet voor het ‘perfecte advies’ maar help je de Klein JenV-organisaties te komen tot een ‘gedragen resultaat’. Zelf de handen uit de mouwen steken hoort daar zeker ook bij.

Functie-eisen

• Je hebt WO-denkniveau en een afgeronde HBO of WO opleiding, bij voorkeur in de richting informatiemanagement.
• Je hebt ruime relevante ervaring met advies- en verandertrajecten (senior > 5 jaar, medior > 3 jaar).
• Je hebt aantoonbare gespecialiseerde en brede kennis op het hele vakgebied van informatiehuishouding en de wetgeving en normeringen in dit domein zoals Archiefwet- en regelgeving, de Woo, de AVG en de BIO.
• Je hebt ruime en relevante ervaring als adviseur in alle fasen van het advies- en verandertraject op het gebied van informatiehuishoudingsvraagstukken.
• Je bent bekend met onderwerpen zoals duurzame toegankelijkheid, metadata, archivering-by-design, waardering en overbrenging.
• Je bent sterk in het in beeld brengen en documenteren van (bedrijfs)processen en informatiestomen.
• Je hebt ervaring met projectmatig werken.
• Je communiceert zowel schriftelijk als mondeling goed en stemt jouw communicatie en producten af op de doelgroep.

Je beschikt over de volgende competenties

• Organisatiesensitiviteit: je weet samen met de organisaties scherpe doelen te stellen, weet wat ervoor nodig is om deze te bereiken en zet deze realistisch uit in tijd.
• Resultaatgerichtheid: je bent in staat organisaties te faciliteren bij het prioriteren van initiatieven en te faseren ter realisatie van de doelen.
• Netwerken: je houdt van contact met mensen, investeert graag in relaties en weet collega's te inspireren.
• Plannen en organiseren: je bent in staat om de Klein JenV-organisaties onderdeel te laten worden van de IHH Community van JenV, zodat de organisaties effectief kennisdelen, van elkaar leren en samenwerken.
• Samenwerken: je weet je collega’s mee te nemen in verandering, te enthousiasmeren en te inspireren.

Overige arbeidsvoorwaarden

Natuurlijk ontvang je naast het salaris een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te krijgen, kunnen we je LinkedIn-profiel raadplegen.

Werk je op dit moment al bij of voor het ministerie van Justitie en Veiligheid/Asiel en Migratie, dan vragen wij na het eerste interview referenties op bij je huidige manager en/of voorgaande werkgever(s).

Het toetsen van de integriteit van onze nieuwe collega's is voor het ministerie van groot belang. Daarom vragen we nieuwe medewerkers om een verklaring omtrent gedrag (VOG) te overleggen en een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het IHH Office is gepositioneerd binnen de afdeling Beleid, Kennis & Innovatie van de directie Informatievoorziening en Inkoop (DI&I) van het HDBV-cluster. DI&I (ca 120 fte) heeft 5 afdelingen, een kleine staf en een eenheid bedrijfsjuridische zaken.

De afdeling Beleid, Kennis en Innovatie (BKI) is onderdeel van het CIO Office dat de CIO JenV ondersteunt. De komende jaren staat de verdere professionalisering van het CIO Office hoog op de agenda van de directie.

De afdeling BKI is gericht op huidige en toekomstige ontwikkelingen van de informatievoorziening binnen JenV. We adviseren de departementsleiding over IV-gerelateerde vraagstukken en ontwikkelen beleid voor organisaties die actief zijn op het JenV-domein. De afdeling stimuleert samenwerking aan maatschappelijke opgaven en bevordert het werken in kennisnetwerken.

Ministerie van Justitie en Veiligheid

Wij werken aan een veilige en rechtvaardige samenleving voor iedereen. Mensen moeten in vrijheid kunnen samenleven. Met de juiste balans tussen hoofd en hart kijken wij naar waar de vrijheid van de één ophoudt en die van de ander begint.

Recht en veiligheid raken mensen. Door te luisteren zijn we zorgvuldig, daadkrachtig en open over onze afwegingen. Want iedereen moet kunnen vertrouwen op rechtvaardigheid.

Samen met honderdduizend collega’s bij tal van organisaties staan we midden in de maatschappij. Helpen we allerlei vormen van onrecht en criminaliteit te voorkomen. Zetten we ons in voor de bescherming van de samenleving en het individu. Handhaven we met de menselijke maat. Zorgen we voor toegankelijke rechtspraak.

Wij zijn het ministerie van Justitie en Veiligheid. Met recht voor iedereen.

Wij geloven dat medewerkers het beste tot hun recht komen in een inclusieve werkomgeving waar respect, samenwerking en aandacht voor individuele kwaliteiten en ontwikkelmogelijkheden voorop staan. Wij willen dat iedereen bij JenV zich welkom en gewaardeerd voelt, ongeacht zijn of haar achtergrond of voorkeur. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.