Projectmedewerker Stedelijke Onboarding

Word jij onze nieuwe Projectmedewerker Stedelijke Onboarding?

• Vervul een cruciale rol in het stedelijke introductieprogramma voor nieuwe medewerkers ‘Welkom bij Amsterdam’.
• Werken aan een moderne, flexibele gemeentelijke organisatie waar goed werkgeverschap vooropstaat.
• Jouw talenten inzetten om iedere maand 150 tot 200 nieuwe collega’s een warm welkom te bieden binnen onze organisatie.

De functie

In de rol van projectmedewerker stedelijke onboarding ben je de onmisbare schakel voor het stedelijke introductieprogramma ‘Welkom bij Amsterdam.’ Je draagt bij aan alle projecten binnen het programma en speelt een sleutelrol in de uitvoering ervan.

Als projectmedewerker vervul je een centrale en verbindende rol in de uitvoering van het gehele stedelijke introductieprogramma. Je werkt nauw samen met de projectleider en ondersteunt bij de organisatie van bijeenkomsten, het beheer van financiën en je zorgt proactief voor verbinding met de verschillende teams en afdelingen die betrokken zijn bij het programma. Je hebt oog voor detail, werkt zorgvuldig en behoudt moeiteloos het overzicht over het geheel. Je schakelt snel en denkt in oplossingen bij onverwachte uitdagingen.

In deze functie ben je ook de eventmanager van de maandelijkse welkomstdag. Iedere maand nodig je 150 tot 200 nieuwe collega’s uit voor de welkomstdag die we hosten in het H’ART Museum: een moment waarop zij een warm welkom ervaren én de ambtseed afleggen. Je zorgt dat diverse stakeholders hun bijdrage optimaal kunnen leveren op deze dag en bent fysiek aanwezig. Jij vervult de rol van host en je bent hét gezicht dat nieuwe medewerkers een warm welkom geeft. Je bent proactief en doortastend, waardoor eventuele obstakels snel worden opgelost en het programma zonder vertraging door kan gaan.

Je bent verantwoordelijk voor het monitoren, ondersteunen en – waar mogelijk – verbeteren van het deels geautomatiseerde uitnodigings- en registratieproces rondom de ambtseed. Omdat dit proces nog niet volledig door de robot wordt overgenomen, omvat jouw rol ook administratieve werkzaamheden. Daarnaast denk je actief mee over de ontwikkeling en uitvoering van nieuwe onderdelen binnen het programma, zoals de implementatie van een nieuwe app. Dat houdt in dat je aan de slag gaat met hoe de app het beste ingezet kan worden voor de (pre-/) onboarding van nieuwe medewerkers en het opvoeren van passende tekst en media voor de app. Tenslotte ben je samen met de projectleider een sparringpartner en adviseur voor de directies en stadsdelen op het gebied van lokale onboarding.

Dit doe je op een gemiddelde dag

Je bent in deze rol vaak zelf aan zet: je regelt, organiseert en schakelt zelfstandig. Tegelijkertijd sta je er niet alleen voor — je werkt samen met een projectleider, hebt veel contact met andere collega’s en stakeholders, en bouwt zelf actief aan je netwerk binnen de organisatie.

• In de ochtend ben je aanwezig op de weekstart van het projectteam en koppel je terug over de voortgang van de robotisering van administratieve handelingen rondom de welkomstdag en ambtseedafname.
• Samen met de projectleider loop je de projectplanning voor de komende maand door en inventariseert de acties die jij als projectmedewerker uit gaat voeren voor een soepele voortgang.
• Vervolgens heb je een afspraak met de moderator of een andere stakeholder die een bijdrage levert op de welkomstdag en evalueer je samen de laatste welkomstdag, je bespreekt knelpunten, stelt verbeteringen voor en past het draaiboek op basis daarvan aan.
• In de middag ben je aanwezig bij de ontwerpsessie van een nieuw onderdeel binnen het programma, hierbij denk je mee vanuit een operationele bril.
• Aan het eind van de dag, werk je de financiën bij en bekijk je de algemene mailbox en zorg je dat collega’s met vragen over onboarding binnen de directies, een antwoord krijgen op hun vraag.

Hier ga je aan de slag

We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega’s zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega’s, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad. We streven daarbij naar een personeelsbestand dat een afspiegeling is van de beroepsbevolking van Amsterdam. Dus wie jij ook bent: bij ons ben je van harte welkom!

De directie Personeel en Organisatieadvies is de businesspartner van directies en management in de lijnafdelingen van de gemeente Amsterdam. Zij ondersteunen en adviseren de directies en het management bij hun opgave voor de stad. Onze bekwame, innovatieve en gedreven collega’s zetten zich met de juiste en kwalitatief goede P&O-dienstverlening in op thema’s als: werving en selectie, leren, ontwikkelen en inzet van talent, werkgeverschap en arbeidsvoorwaarden en personeelstaken.

Dit breng je mee

Voor de functie van projectmedewerker stedelijke onboarding beschik je over:

• Minimaal twee jaar ervaring met het organiseren van grote evenementen, waarbij je proactief schakelt met diverse stakeholders, draaiboeken opstelt en ervoor zorgt dat alles op de dag zelf volgens plan verloopt.
• Ervaring met administratieve processen, zoals facturaties en inkooporders, en het efficiënt beheren van administratieve taken, waarbij je snel nieuwe systemen eigen maakt.
• Je hebt ervaring met het opstellen van presentaties in Powerpoint of vergelijkbare systemen waarin je visueel sterke en informatieve presentaties maakt die de boodschap effectief overbrengen

Aan competenties breng je mee:

• Samenwerken: Je draagt actief bij aan het gezamenlijke resultaat en zorgt voor een positieve sfeer binnen het team. Met je energieke presentatie weet je anderen in beweging te krijgen en je kunt op een constructieve manier mensen in een drukke omgeving aansteken om actie te ondernemen. Je hebt een talent voor relatiebeheer en weet duurzame verbindingen op te bouwen met collega's en externe partners.
• Oog voor detail: Je werkt gestructureerd, behoudt het overzicht en bewaakt de planning. Je hebt inzicht in het organiseren en archiveren van gegevens in applicaties zoals Microsoft Teams of vergelijkbare applicaties. Je kunt procesmatig plannen opstellen, uitwerken en uitvoeren.
• Resultaatgerichtheid: Je stelt duidelijke doelen voor jezelf en blijft gefocust om deze te bereiken. Je bent goed georganiseerd, stelt prioriteiten in een drukke omgeving en weet precies wat echt belangrijk is om je taken succesvol uit te voeren.
• Initiatief: Je werkt autonoom en onderneemt zelfstandig actie. Je signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties, die bijdragen aan het programma. Je neemt ook zelfstadig actie wanneer je leidinggevende even niet bereikbaar is. Je bedenkt een goede oplossing zodat je toch verder kunt. Je anticipeert wanneer je de projectleider moet inlichten over lopende zaken.
• Inventiviteit: Je stelt je flexibel op en staat open voor nieuwe ideeën en veranderingen. Je kunt verschillende soorten informatie combineren en nieuwe oplossingen bedenken. Je komt snel met creatieve ideeën en denkt buiten de gebaande paden om problemen op te lossen.

Dit bieden we jou

Als Projectmedewerker Stedelijke Onboarding kom je ons minimaal 32 en maximaal 36 uren per week versterken en kun je rekenen op onderstaande arbeidsvoorwaarden.

• Een brutomaandsalaris tussen € 3.359,- tot € 4.811,- (schaal 9) op basis van een 36-urige werkweek. Het exacte salaris wordt afgestemd op de opleiding, kennis en ervaring die je meebrengt.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 7 maanden met daarna de mogelijkheid op verlenging. Indien je op dit moment nog geen of een tijdelijke, arbeidsovereenkomst hebt bij de gemeente Amsterdam.
• Als je al een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd hebt bij de gemeente Amsterdam, dan behoud je deze en word je uitgeleend middels een overeenkomst tijdelijke inzet.
• Ontwikkel- en opleidingsmogelijkheden. Ons interne opleidingscentrum, de Amsterdamse School, biedt verschillende opleidingen, ontwikkeltrajecten en begeleiding in het werk waardoor je jezelf kan blijven uitdagen.
• Een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van jouw salaris dat je kunt gebruiken voor bijvoorbeeld extra pensioenopbouw of extra verlofdagen.
• Een pensioenregeling bij ABP, het pensioenfonds voor overheid en onderwijs.
• Een reiskostenvergoeding van € 0,10 per kilometer voor reizen met de auto, € 0,15 per kilometer voor reizen met de fiets en € 0,21 per kilometer voor reizen met het OV. Dit geldt tot 45 kilometer enkele reis woon-werkafstand en voor het aantal dagen dat je op kantoor werkt.
• Voor thuiswerkdagen ontvang je een thuiswerkvergoeding van € 3,- netto per werkdag dat je thuis werkt.
• Hybride werken: in deze functie kun je deels thuis en deels op kantoor werken. Op de dagen dat je evenementen organiseert, ben je uiteraard aanwezig op locatie.
• Een maandelijkse bijdrage in de ziektekostenverzekering.