Facilitair assistant

Werken bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT)

Functieomschrijving

De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) houdt toezicht op de veiligheid in transport en leefomgeving. Voor de ondersteuning van primaire processen, neemt de ILT ondersteunende diensten af van centrale onderdelen van de Rijksoverheid. Je kunt hierbij denken aan inkoop, facilitaire zaken, ICT middelen en het wagenpark. Met jouw inzet weten dienstverleners en ILT-medewerkers elkaar goed te vinden. Jij ziet zelf waar dingen niet goed gaan, begrijpt hoe het beter kan, en neemt het initiatief om het te verbeteren. Klinkt dit als iets voor jou? Lees dan snel verder!

Hoe jij bijdraagt in je rol
Als facilitair assistent bied jij operationele ondersteuning aan de ketenregisseur. Een ketenregisseur vervult een sleutelrol in het organiseren en optimaliseren van samenwerkingen en processen binnen een keten, met als doel het behalen van gezamenlijke doelstellingen en het leveren van optimale dienstverlening aan belanghebbenden. Zo zorgen ze bijvoorbeeld voor de contracten, overleg met deze partijen, communicatie en de bewaking van kwaliteit en voortgang.

In deze samenwerking is behoefte ontstaan aan een functie voor operationele ondersteuning, waardoor de ketenregisseur kan worden ontlast en processen soepeler kunnen verlopen, met een snellere en efficiëntere uitvoering van taken.

In jouw rol ben je verantwoordelijk voor het inhoudelijk voorbereiden, plannen, maken van afspraken, verslaglegging en bewaken van gemaakte afspraken, zowel inhoudelijk als procedureel. Je verzamelt, integreert en analyseert informatie, maakt overzichten en je legt verbanden tussen gegevens en maakt rapportages. Daarnaast verzamel en analyseer je ervaringen en prestaties van de ketenregisseurs. Ook fungeer je als vraagbaak voor de relevante betrokkenen uit verschillende ketens.

Tot slot ken je de gemaakte afspraken, houd je toezicht op de uitvoering en zorg je voor correcties waar nodig. Bij herhaalde problemen communiceer je deze en werk je samen met de ketenregisseur en de coördinator van de dienstverlener aan verbeteringen.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Onze organisatie is voortdurend in beweging, mede door veranderende wet- en regelgeving. Jij voelt je op je gemak in een veranderende omgeving en kunt daar flexibel mee omgaan. Het regelen en ervoor zorgen dat alles goed verloopt, geeft jou energie. Je krijgt de ruimte om jezelf te ontwikkelen en om nieuwe uitdagingen aan te pakken. Het ondersteunen van diverse projecten, of het nu gaat om hybride werken, het praktisch opzetten van het kasten-lockerbeheersysteem of het ondersteunen bij verduurzaming van het wagenpark, vind je leuk. Geen dag is hetzelfde voor jou. Je geniet ervan om te schakelen met verschillende contactpersonen, zoals klankbordgroepmanagers, gebruikersgroepen of pandgebruikers. In de rol als operationele vraagbaak voel jij je thuis.

Functie-eisen

• je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding in facilitaire of bedrijfskundige richting
• je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden
• je beschikt over het vermogen om effectief te plannen, organiseren en uit te voeren binnen gestelde deadlines en budgetten
• je beschikt over de basisvaardigheden van kantoortoepassingen zoals Microsoft Office en kunt hier nauwkeurig en accuraat mee werken
• je kunt gemakkelijk samenwerken met diverse stakeholders, zoals interne teams, externe leveranciers en klanten, om gemeenschappelijke doelen te bereiken en projecten tot een succesvol einde te brengen
• je beschikt over een analytisch vermogen, met het vermogen om informatie te ontleden, hoofdzaken te identificeren en relevante details te onderscheiden

Je herkent je in de volgende eigenschappen:

Als nieuwsgierig en leergierig persoon ben je altijd op zoek naar nieuwe kennis en leermogelijkheden. Je laat je operationele creativiteit zien door verschillende opties te bedenken voor praktische vraagstukken en innovatieve oplossingen voor te stellen. Met jouw helikopterview kijk je graag verder dan alleen de directe vraag of situatie, wat ervoor zorgt dat je een dieper begrip krijgt van de context. Je bent goed in het structureren van taken, het stellen van prioriteiten en het beheren van deadlines. Je weet altijd het overzicht te behouden en past effectief timemanagement toe. Kennis of werkervaring binnen een ondersteunende of administratieve rol binnen een (semi-)overheidsinstantie is een pre. Ben je net afgestudeerd en in het bezit van je hbo diploma? Dan nodigen we je graag uit om te reageren op deze vacature!

Overige arbeidsvoorwaarden

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Hybride werken
Hybride werken is het uitgangspunt bij de ILT. Een goede balans voor jou tussen thuiswerken en op een locatie werken vinden wij belangrijk. Waar je werkt is afhankelijk van het soort werk, het teambelang en je eigen voorkeur.

Interessante extra’s
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Ook heb je de mogelijkheid om je studieschuld af te lossen met belastingvoordeel. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Bijzonderheden

• dit betreft een tijdelijke functie van max 12 maanden
• wij beoordelen eerst de sollicitaties van ILT-medewerkers, daarna nemen wij de overige sollicitaties in behandeling
• houd er rekening mee dat wij de vacature eerder kunnen sluiten als er voldoende reacties binnen gekomen zijn
• als je wordt uitgenodigd voor een eerste gesprek vragen we je mogelijk een e-assessment te maken. Dit is geen selectie-instrument, het rapport dat uit het assessment volgt is bedoeld als input voor het gesprek
• om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
• het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces. Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kunnen deel uitmaken van het sollicitatieproces

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Control en Advies heeft diverse taken. Zo richten wij ons op de planning-en-controlcyclus, en leveren we de benodigde stuur- en verantwoordingsinformatie voor het IG-team dat bestaat uit de inspecteur-generaal (IG) van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) en 4 directeuren. Ook zorgen wij voor controle en toezicht op de uitvoering en werking van besluiten, en stroomlijnen en borgen wij processen voor de gehele organisatie. Daarnaast maken we contractafspraken op het gebied van bedrijfsvoering en zien we toe op een juiste naleving daarvan. Onze afdeling bestaat uit de 2 teams Managementcyclus en Control, en Processen en Ketens.

Team Processen en Ketens

Het team Processen en Ketens ondersteunt proceseigenaren en procesbeheerders bij het sturen op en onderhouden van de sturende, ondersteunende en uitvoerende processen van de Inspectie Leefomgeving en Transport. Zijn processen of ketens organisatie-overstijgend? Zoals uitbesteed werk aan shared servicecenter organisaties? Dan beheren wij de relatie met de dienstverlenende partijen. Zo zorgen wij bijvoorbeeld voor de contracten en het overleg met deze partijen. In ons team werken procesadviseurs, procesondersteuners en ketenregisseurs.

Inspectie Leefomgeving en Transport

De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) zet zich elke dag in voor veiligheid, vertrouwen en duurzaamheid in transport, infrastructuur, milieu en wonen. Dat is onze missie. Als toezichthouder zorgen we ervoor dat wetten en regels worden nageleefd, maar we doen veel meer dan dat. We stimuleren bedrijven en sectoren om zelf verantwoordelijkheid te nemen en werken samen aan structurele verbeteringen die een zichtbaar verschil maken.

Met onze focus op veiligheid, vertrouwen en duurzaamheid zorgen we ervoor dat risico’s worden beperkt en daar waar het toch mis gaat treden we op. Of het nu gaat om het aanpakken van illegale afvalstromen, het verbeteren van transportveiligheid of het stimuleren van duurzaam bouwen: de ILT werkt aan het realiseren van positieve veranderingen samen met partners in de publieke en private sector.

Want een beter Nederland bouw je niet alleen. Bij de ILT geloven we in ‘samen sterker’: we werken nauw samen met andere instanties, overheden en bedrijven om problemen op te lossen én om ze te voorkomen. Innovatie speelt hierin een sleutelrol. We gebruiken data en technologie om slimmer te werken en vooruit te kijken, zodat we anticiperen op de uitdagingen van morgen.

Dit alles vraagt om mensen die niet alleen de kennis en kunde hebben, maar ook de passie om bij te dragen aan een veiliger en duurzamer Nederland. Of je nu inspecteur, data-analist of adviseur bent, bij de ILT ben jij nodig en maak je dagelijks impact. Het is een plek waar jij direct kunt bijdragen aan maatschappelijke verandering. Samen zetten we ons in voor een waar de leefomgeving en het transport veilig zijn en het milieu wordt beschermd voor toekomstige generaties.

Wij zijn de ILT. Wij beschermen mens en milieu. Doe jij met ons mee?